Evenementenbureau dat het doel van jullie event vertaalt naar een ervaring die blijft hangen

Evenementenbureau

Wie een evenementenbureau zoekt, heeft meestal al een datum in het hoofd en een lijst met vragen die groeit. Welke locatie past bij honderd gasten, hoe maak je een bedrijfshal gezellig, wie regelt het eten, wie houdt de avond in goede banen en waar begin je eigenlijk? Make it Awesome is een evenementenbureau uit Maasdijk in het Westland dat die vragen omzet in één samenhangend plan. Wij werken voor bedrijven, zorginstellingen en organisaties in heel Zuid-Holland, van een netwerkborrel in Naaldwijk tot een jubileum in Rotterdam en een familiedag voor een verpleeghuis in Delft. Ons werk begint bij het doel van het event en eindigt bij de laatste gast die met een glimlach naar huis gaat. Op deze pagina leggen wij uit wat een evenementenbureau als het onze precies doet, hoe wij te werk gaan en wanneer het slim is om ons in te schakelen in plaats van alles naast het gewone werk zelf te regelen.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Wat doet een evenementenbureau als Make it Awesome eigenlijk

Een evenementenbureau is in de kern een organisatie die een idee omzet in een werkende ervaring. Bij Make it Awesome betekent dat concreet: conceptontwikkeling, event planning en uitvoering, met alle bouwstenen die daarbij horen. Wij ontwerpen sfeervolle decors en verrassende thema’s, verzorgen eten en drinken dat gasten bijblijft, boeken live muziek, bands, event hosts en entertainment en regelen een mobiele cocktailbar of een photobooth wanneer dat bij het event past. De soorten events lopen uiteen. Bedrijfsfeesten en personeelsfeesten, jubilea, netwerkevenementen, fusiefeesten, vrijwilligersfeesten, openings- en klantevents, bedrijfsfestivals op eigen terrein, walking dinners, bakworkshops op locatie en teambuilding. Daarnaast hebben wij een aparte tak voor de zorg, met themamiddagen in het verpleeghuis, zintuigenfeestjes en dementievriendelijke evenementen. Wat al die events gemeen hebben, is de manier waarop wij ernaar kijken. Geen standaardformule, maar een ervaring waarin elk detail klopt en die mensen echt verbindt. Een evenementenbureau is daarmee veel meer dan een tussenpersoon die een paar leveranciers belt en de rekening doorstuurt. Wij denken mee over de boodschap, over de sfeer die past bij de mensen die komen en over de vraag wat zij moeten voelen wanneer ze naar huis gaan. Naast events helpen wij ook met coaching en activatietrajecten, één op één of in teamverband, omdat een event en een team elkaar versterken. Wanneer mensen zichzelf en elkaar beter begrijpen, ontstaat op het event vanzelf meer verbinding en energie. Dat is de reden dat wij spreken over events met effect en niet over feestjes.
Organiseer Jouw Evenement!

Zo werkt ons evenementenbureau: doel, concept en uitvoering

Onze werkwijze heeft drie fasen die logisch op elkaar volgen. De eerste fase is het doel. Waarom komen de genodigden samen, wat mag het event opleveren en welke boodschap wil je overbrengen? Bij een ondernemersvereniging in het Westland die een netwerkborrel organiseert, is het doel bijvoorbeeld dat leden nieuwe contacten leggen en niet alleen bij bekenden blijven hangen. Bij een zorginstelling die een familiedag wil, gaat het om bewoners, familie en medewerkers die samen een mooie dag beleven. Die doelen lijken op papier op elkaar, maar vragen om totaal verschillende events. De tweede fase is het concept. Daar gebeurt het creatieve werk. Wij brainstormen met jullie, inspireren over de mogelijkheden en werken een thema uit dat het doel ondersteunt. Voor de netwerkborrel kan dat een opzet zijn met een cocktailbar als ontmoetingspunt en een host die mensen actief aan elkaar voorstelt. Voor de familiedag een zintuigenprogramma waarin zien, horen, ruiken, proeven en voelen allemaal aan bod komen. De derde fase is de uitvoering. Ons team maakt het draaiboek, regelt leveranciers, bouwt op, begeleidt de dag en bouwt weer af. Snel schakelen hoort daarbij: het weer slaat om, een spreker is te laat, de catering heeft meer tijd nodig of een groep gasten arriveert eerder dan verwacht. Dat lossen wij ter plekke op zonder dat gasten het merken. Het resultaat van deze drie fasen is een event dat klopt, van intiem feest tot groots evenement. Van A tot Awesome, zoals wij het zelf noemen.

Wanneer is een evenementenbureau inschakelen slimmer dan zelf doen

Niet elk event heeft een evenementenbureau nodig. Een borrel voor twaalf collega’s op vrijdagmiddag regel je prima zelf. De afweging verandert zodra het aantal gasten groeit, het doel belangrijker wordt of de tijd ontbreekt. Een officemanager van een handelsbedrijf in Monster die naast haar gewone werk een personeelsfeest voor tweehonderd mensen moet organiseren, heeft al snel tientallen uren nodig voor offertes, telefoontjes en afstemming. Die uren gaan af van het werk waarvoor zij is aangenomen. Een evenementenbureau neemt dat over en brengt daarnaast iets mee dat je niet zomaar inkoopt: ervaring met wat werkt en wat niet. Wij weten hoe lang een opbouw in een loods duurt, hoeveel bar je nodig hebt voor een bepaald aantal gasten en op welk moment een toespraak het beste landt. Ook het risico speelt mee. Een jubileum van een familiebedrijf krijg je maar één keer goed. Een klantevent waarbij de directie een nieuw product presenteert, mag geen rommelige indruk maken. Dan is het prettig dat er een team staat dat de hele avond scherp blijft. Zelf doen heeft ook een keerzijde die vaak pas op de avond zelf zichtbaar wordt: de organisator is de hele tijd bezig met regelen en heeft zelf geen feest. Wij vinden dat zonde, want juist de organisator verdient die avond. Jullie genieten, wij maken het Awesome. Twijfel je of jullie event groot genoeg is voor een bureau? Bel ons dan gewoon. Wij zeggen eerlijk wat wij kunnen toevoegen en waar je het zelf af kunt.
Neem contact op

Een evenementenbureau uit het Westland voor heel Zuid-Holland

Ons evenementenbureau is gevestigd aan de Waldeck Pyrmontstraat in Maasdijk, gemeente Westland. Van daaruit werken wij in de directe omgeving, zoals Naaldwijk, ‘s-Gravenzande, Monster en Hoek van Holland en verder in Zuid-Holland, waaronder Rotterdam, Den Haag, Delft en Maassluis. Die ligging is geen toeval en bepaalt hoe wij werken. Het Westland is een gebied vol familiebedrijven, tuinbouw, handel en logistiek, met loodsen, kassen en bedrijfshallen die zich verrassend goed lenen als eventlocatie. Wij kennen de regio en de mensen die er werken. Dat maakt het gesprek anders dan met een landelijk opererend evenementenbureau dat de omgeving niet kent. Een bedrijfsfestival op het eigen terrein van een kweker, een multicultureel bedrijfsfeest voor een team met veel verschillende achtergronden of een vrijwilligersfeest voor een zorgorganisatie: het zijn events die vragen om lokale kennis en om een team dat snel ter plaatse kan zijn. Wij organiseren op locatie, in een externe zaal of in het eigen pand van de klant. Contact opnemen is eenvoudig. Bel 06 1537 52 53, mail naar info@make-it-awesome.nl of gebruik het contactformulier op de website met je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer. Wij nemen zo snel mogelijk contact op en plannen een kennismaking, bij ons in Maasdijk of bij jullie op locatie. Volg ons ook op Facebook, Instagram en LinkedIn om een indruk te krijgen van de events die wij maken. Wij maken ideeën werkelijkheid en dat begint altijd met een eerste gesprek over wat jullie voor ogen hebben en wat het event moet opleveren.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over evenementenbureau

Wat is het verschil tussen een evenementenbureau en een cateraar of verhuurbedrijf?
Een cateraar levert eten en drinken en een verhuurbedrijf levert meubilair, tenten of techniek. Beide zijn leveranciers van een onderdeel. Een evenementenbureau kijkt naar het geheel en zorgt dat alle onderdelen bij elkaar passen. Wij ontwikkelen het concept, bepalen samen met jullie het doel en sturen alle leveranciers aan vanuit één plan. Daardoor sluiten het decor, het eten, de muziek en het programma op elkaar aan. Als opdrachtgever heb je één aanspreekpunt in plaats van een lijst met losse contactpersonen. Ook op de dag zelf is ons team aanwezig om alles te coördineren. Dat is het verschil tussen onderdelen inkopen en een event laten organiseren.
Ons evenementenbureau organiseert zakelijke events in veel vormen. Denk aan bedrijfsfeesten, personeelsfeesten, jubilea, fusiefeesten, netwerkevenementen, openings- en klantevents en bedrijfsfestivals op eigen terrein. Daarnaast verzorgen wij teambuilding op locatie, bedrijfsuitjes met een themafeest, walking dinners en bakworkshops. Voor de zorg hebben wij een eigen aanbod met themamiddagen, zintuigenfeestjes, dementievriendelijke evenementen, familiedagen en personeelsfeesten voor zorginstellingen. Ook een last-minute bedrijfsfeest of een multicultureel feest hoort tot de mogelijkheden. De omvang varieert van een intiem feest tot een groots evenement. Staat jullie idee er niet tussen, dan is dat geen enkel probleem. Wij ontwikkelen net zo graag concepten die nog niet bestaan.
Het eerste gesprek is een kennismaking waarin wij vooral luisteren. Wij willen weten waarom het event er komt, voor wie het is en wat het moet opleveren. Daarnaast bespreken wij praktische zaken zoals de datum, het aantal gasten, de locatie en het budget. Vaak komen er in dat gesprek al eerste ideeën op tafel. Wij denken hardop mee en laten zien welke richtingen mogelijk zijn. Na het gesprek werken wij een voorstel uit met een concept en een indicatie van de opbouw. Het gesprek kan telefonisch, bij ons in Maasdijk of bij jullie op locatie plaatsvinden. Vul het contactformulier in of bel ons om een afspraak te maken.
Ja, het zoeken en afstemmen van een locatie hoort bij ons werk. Veel klanten kiezen voor een event op het eigen terrein, in de eigen loods of in het eigen pand. Wij bekijken dan of de ruimte geschikt is en wat er nodig is om er een feestlocatie van te maken. Heeft jullie bedrijf geen geschikte ruimte, dan zoeken wij een externe locatie in de regio die past bij het doel en het aantal gasten. Wij letten daarbij op bereikbaarheid, sfeer, techniek en cateringmogelijkheden. De afstemming met de locatie over opbouw, tijden en voorwaarden nemen wij uit handen. Zo hoef je zelf niet met meerdere partijen te schakelen. Alles loopt via ons evenementenbureau.
Dat kan zeker. Sommige bedrijven hebben zelf al een locatie en catering en zoeken alleen nog een band, een event host, een photobooth of een mobiele cocktailbar. Wij boeken entertainment en live muziek en leveren losse bouwstenen zoals decor en aankleding. Ook een walking dinner of een bakworkshop als losse activiteit is mogelijk. Wij kijken wel altijd even mee of het onderdeel past bij de rest van het event. Een cocktailbar op een verkeerde plek in de zaal doet weinig voor de sfeer. Met een kort advies voorkomen wij dat. Laat ons weten wat je zoekt, dan bespreken wij de mogelijkheden.
Wat betekent het dat jullie naast events ook coaching aanbieden?
Elk event kent momenten die anders lopen dan gepland. Een leverancier komt later, het regent op een buitenfestival of een spreker heeft meer tijd nodig. Ons team is gewend om snel te schakelen en heeft voor de meeste situaties een plan klaarliggen. In het draaiboek bouwen wij bewust ruimte in voor verschuivingen. Op de dag zelf is er altijd iemand van ons aanwezig die beslissingen kan nemen. Gasten merken daardoor zelden iets van een aanpassing in het programma. Jullie hoeven zelf niet in te grijpen en kunnen gewoon gast blijven op het eigen event. Dat is precies waarvoor je een evenementenbureau inschakelt.
Contact opnemen kan op drie manieren. Je belt ons op 06 1537 52 53, je mailt naar info@make-it-awesome.nl of je vult het contactformulier op de website in. In het formulier vragen wij om je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer. Wij nemen daarna zo snel mogelijk contact met je op. Ons kantoor staat aan de Waldeck Pyrmontstraat 12A in Maasdijk, in de gemeente Westland. Wij werken in heel Zuid-Holland, waaronder Rotterdam, Den Haag, Delft en Maassluis. Op Facebook, Instagram en LinkedIn delen wij beelden van onze events. Een eerste gesprek is vrijblijvend en geeft snel duidelijkheid over wat wij voor jullie kunnen betekenen.