Evenementen organisatie bedrijf kiezen dat jullie doel begrijpt voordat het gaat versieren

Evenementen Organisatie Bedrijf

Een evenementen organisatie bedrijf kies je niet op de mooiste website, maar op de vraag wie jullie doel het snelst begrijpt en het meest betrouwbaar uitvoert. Wie voor het eerst een bedrijfsfeest, jubileum of klantevent uitbesteedt, ziet door de bomen het bos niet: bureaus, locaties met een eigen feestafdeling, cateraars die er wat entertainment bij doen en losse eventplanners. Zij noemen zichzelf allemaal specialist. Toch zijn de verschillen groot in wat zij regelen, hoe zij samenwerken en waar zij beginnen. Op deze pagina zetten wij op een rij waar je op let bij de keuze, welke vragen je in een eerste gesprek stelt, hoe een goede samenwerking eruitziet en waarom wij bij Make it Awesome het effect van een event centraal zetten en niet de glitter. Wij zijn gevestigd in Maasdijk en werken voor bedrijven, zorginstellingen en verenigingen in het Westland en heel Zuid-Holland. Of wij het juiste bedrijf voor jullie zijn, bepaal je na het lezen van deze pagina zelf, met de goede vragen in de hand.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Evenementen organisatie bedrijf kiezen: waar je op let

Het eerste waar je op let bij een evenementen organisatie bedrijf is de breedte van wat zij zelf regelen. Sommige partijen leveren alleen een concept en sturen jullie vervolgens door naar leveranciers waarmee je zelf afspraken maakt. Andere partijen nemen het hele traject over, van de eerste brainstorm tot de afbouw. Bepaal vooraf welke variant bij jullie past. Een HR-adviseur van een logistiek bedrijf die het personeelsfeest naast haar gewone werk moet organiseren, is meestal gebaat bij een totaalconcept met één aanspreekpunt. Het tweede aandachtspunt is de vraag waar het bedrijf begint. Begint het gesprek met een lijst van locaties en thema’s, of met vragen over het doel, de doelgroep en de boodschap? Een bureau dat meteen gaat versieren, heeft nog niet begrepen waarom jullie samenkomen. Kijk ten derde naar de ervaring met jullie soort organisatie. Een evenement voor een verpleeghuis met dementerende bewoners vraagt andere kennis dan een netwerkborrel voor een ondernemersvereniging in Naaldwijk of een bedrijfsfestival op het terrein van een kwekerij. Vraag naar vergelijkbare situaties en hoe die zijn aangepakt, zonder dat je daarbij op klantnamen hoeft af te gaan. Let daarnaast op bereikbaarheid en lokale kennis: een bedrijf dat de regio kent, weet welke vergunningen een gemeente vraagt, hoe de wind op een terrein aan de kust staat en welke leveranciers in de buurt betrouwbaar zijn. Tot slot telt de klik. Jullie gaan weken tot maanden samenwerken, dus een organisatie die eerlijk zegt wat niet kan, is meer waard dan een die overal ja op zegt.
Organiseer Jouw Evenement!

Vragen die je elk bedrijf voor evenementen organisatie stelt

Een eerste gesprek met een bedrijf voor evenementen organisatie is de beste plek om te ontdekken of de samenwerking gaat werken. Wij raden aan een vaste set vragen mee te nemen. Vraag allereerst hoe het bedrijf het doel van jullie event vertaalt naar een concept en wat er gebeurt als het doel gaandeweg verandert. Vraag welke onderdelen zij zelf uitvoeren en welke zij inkopen en wie het aanspreekpunt is voor leveranciers zoals catering, techniek, decor en entertainment. Vraag hoe de begroting is opgebouwd: welke posten er zijn, wat inbegrepen is en waar de keuzes zitten die het meeste verschil maken. Een goed antwoord gaat over factoren en afwegingen, niet over een snel bedrag. Vraag naar de aanpak op de dag zelf: wie coördineert, hoeveel mensen zijn aanwezig en wat gebeurt er als het weer omslaat of een leverancier uitvalt. Vraag naar de communicatie tussendoor: hoe vaak is er contact, wie beslist wat en hoe worden wijzigingen vastgelegd. Vraag of het bedrijf ook op jullie eigen locatie kan werken, bijvoorbeeld in een loods, een kas of een bedrijfshal en wat daar dan bij komt kijken. Vraag tot slot wat er na afloop gebeurt: wordt het event geëvalueerd en wordt gekeken of het doel is bereikt? De antwoorden vertellen meer dan een portfolio. Een evenementen organisatie bedrijf dat rustig, concreet en zonder verkooppraatje antwoordt, laat zien hoe het straks tijdens het traject communiceert. Wij vinden het prettig als opdrachtgevers deze vragen stellen, omdat het gesprek dan meteen over de inhoud gaat.

Samenwerken met een evenementenbureau: wie doet wat

Een goede samenwerking begint met een heldere rolverdeling. Jullie houden de zaken in handen die alleen jullie kunnen bepalen: het doel van het event, de boodschap van de directie, de gastenlijst, het budget en de toon die bij de bedrijfscultuur past. Wij nemen alles wat daaruit volgt voor onze rekening: conceptontwikkeling, planning, leveranciers, decor en aankleding, catering, entertainment, techniek, het draaiboek en de coördinatie op de dag zelf. In de praktijk werkt het zo. Na een eerste gesprek presenteren wij een concept met een rode draad en een globale opzet van het programma. Jullie geven feedback en wij scherpen aan. Daarna volgt een planning met mijlpalen: wanneer welke keuzes vallen, wanneer de uitnodiging uitgaat en wanneer de definitieve aantallen nodig zijn. Tussendoor houden wij één contactpersoon aan jullie kant op de hoogte, zodat de directie niet wordt overspoeld met details maar wel weet dat alles loopt. Een familiebedrijf in Monster dat een jubileum viert, wil bijvoorbeeld zelf de toespraak en de eregasten bepalen, maar niet nadenken over stroomvoorziening en bediening. Een zorginstelling in Delft wil zelf de bewoners en families uitnodigen, maar laat de opbouw van een dementievriendelijke themamiddag graag aan ons over. Op de dag zelf verschuift de verantwoordelijkheid volledig naar ons team, zodat jullie gastheer of gastvrouw kunnen zijn. Na afloop kijken wij samen terug. Deze verdeling maakt uitbesteden aan een evenementen organisatie bedrijf zinvol: het scheelt tijd, het scheelt stress en het levert een event op dat professioneler klopt dan wanneer iemand het erbij doet.
Neem contact op

Waarom wij als evenementen organisatie bedrijf effect centraal zetten

Elk evenementen organisatie bedrijf kan een zaal versieren, een band boeken en een buffet neerzetten. Het verschil zit in de vraag waarom. Onze aanpak begint altijd bij het doel: wat mag het event opleveren, waarom komen de genodigden samen, welke boodschap moet overkomen en wat moeten mensen voelen als ze naar huis gaan? Als dat vooraf helder is, ontstaat ruimte voor betekenis. Een personeelsfeest van een tuinbouwbedrijf met veel nationaliteiten mag verbinding opleveren tussen ploegen die elkaar nooit zien; dan bouwen wij een programma met gemengde teams, food uit meerdere keukens en een host die mensen actief bij elkaar brengt. Een klantevent van een installatiebedrijf mag vertrouwen opleveren; dan draait het om gastvrijheid en inhoud, niet om een verkooppraatje. Een vrijwilligersfeest van een vereniging mag erkenning opleveren; dan zorgen wij dat elke vrijwilliger zich gezien voelt. Sfeervolle decors, verrassende thema’s, smaakexplosies en top entertainment zijn bij ons middelen om dat effect te bereiken en geen doel op zich. Wij combineren dat met coaching en activatie: in ieder mens zit een natuurtalent en wanneer mensen zichzelf en elkaar beter begrijpen, ontstaat meer verbinding, energie en impact, op de werkvloer en tijdens een event. Ons team combineert creativiteit met ervaring, een scherp oog voor detail en het vermogen om snel te schakelen, van een intiem feest tot een groots evenement. Dat is de kern van ons werk: events met effect. Neem contact op via het contactformulier, bel 06 1537 52 53 of mail naar info@make-it-awesome.nl en wij nemen zo snel mogelijk contact op.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over evenementen organisatie bedrijf

Waar let je op bij het kiezen van een evenementen organisatie bedrijf?
Let allereerst op de vraag waar het bedrijf het gesprek mee begint. Een goede partij vraagt eerst naar het doel, de doelgroep en de boodschap en komt pas daarna met ideeën. Kijk daarna naar de breedte van de dienstverlening: regelt het bedrijf alles zelf of moet je met losse leveranciers werken? Vraag naar ervaring met jullie soort organisatie, bijvoorbeeld zorg, tuinbouw of logistiek. Beoordeel of het bedrijf op jullie eigen locatie kan werken. Let op lokale kennis van vergunningen, leveranciers en terreinen. Onderzoek hoe de communicatie tussendoor verloopt en wie op de dag zelf coördineert. En vertrouw op de klik, want jullie werken maandenlang samen.
Een feestlocatie verhuurt een ruimte en levert daar vaak catering en soms techniek bij. Het programma, het concept, het entertainment en de rode draad moet je meestal zelf bedenken en regelen. Een evenementenbureau zoals het onze begint bij het doel en ontwikkelt daar een compleet concept omheen. De locatie is dan een van de keuzes en kan net zo goed jullie eigen loods, kas of bedrijfshal zijn. Wij regelen decor, catering, entertainment, techniek en coördinatie op de dag zelf. Een locatie zorgt dat de zaal klaarstaat, een bureau zorgt dat het event klopt. Voor een borrel met weinig programma kan een locatie volstaan. Voor een event dat iets moet opleveren, is een bureau de logischere keuze.
Vraag hoe het bureau jullie doel vertaalt naar een concept. Vraag welke onderdelen het zelf uitvoert en welke het inkoopt bij leveranciers. Vraag hoe de begroting is opgebouwd en welke keuzes het meeste verschil maken. Vraag wie op de dag zelf coördineert en wat er gebeurt bij slecht weer of uitval van een leverancier. Vraag hoe vaak er tussendoor contact is en wie wat beslist. Vraag of het bureau op jullie eigen locatie kan werken en wat daar dan bij komt kijken. Vraag of het event na afloop wordt geëvalueerd. Een bureau dat deze vragen concreet en eerlijk beantwoordt, laat zien hoe het straks samenwerkt.
De samenwerking begint met een gesprek over het doel, de doelgroep en de gewenste sfeer. Daarna presenteren wij een concept met een rode draad en een globale programmaopzet. Jullie geven feedback en wij scherpen het concept aan. Vervolgens maken wij een planning met mijlpalen voor keuzes, uitnodigingen en definitieve aantallen. Jullie houden de boodschap, de gastenlijst en het budget in eigen hand. Wij regelen leveranciers, decor, catering, entertainment, techniek en het draaiboek. Op de dag zelf coördineert ons team alles, zodat jullie contactpersoon gast kan zijn. Na afloop evalueren wij samen met jullie of het event het beoogde effect heeft gehad.
Ja, wij werken voor organisaties van uiteenlopende omvang. Een intiem jubileum van een familiebedrijf met dertig gasten pakken wij met evenveel aandacht aan als een bedrijfsfestival voor honderden medewerkers. Ook verenigingen, ondernemersclubs en zorginstellingen behoren tot onze opdrachtgevers. Bij een kleiner event zoeken wij naar de onderdelen die het meeste effect hebben, zodat het budget slim wordt ingezet. Een netwerkborrel van een ondernemersvereniging in het Westland of een vrijwilligersfeest van een sportclub zijn daar goede voorbeelden van. Vaak vindt zo’n event plaats op de eigen locatie, wat kosten scheelt. Wij denken graag mee over wat haalbaar en zinvol is. Van intiem feest tot groots evenement, dat is letterlijk onze werkwijze.
Hoe weet ik of een evenementenbureau bij onze bedrijfscultuur past?
Een event met effect is een evenement dat na afloop iets heeft veranderd. Medewerkers die elkaar beter kennen, klanten die meer vertrouwen hebben, vrijwilligers die zich gewaardeerd voelen of bewoners van een zorginstelling die een mooie herinnering rijker zijn. Wij bepalen dat effect vooraf samen met jullie en bouwen daar het hele concept omheen. Decor, thema, eten, drinken en entertainment zijn middelen om dat effect te bereiken. Een feest dat alleen mooi was, maar niets heeft opgeleverd, is voor ons niet geslaagd. Daarom stellen wij aan het begin de vraag wat mensen moeten voelen als ze naar huis gaan. Na afloop kijken wij of dat is gelukt. Events met effect is onze slogan en tegelijk onze meetlat.
Wij zijn gevestigd aan de Waldeck Pyrmontstraat in Maasdijk, in de gemeente Westland. Ons kerngebied is het Westland met plaatsen als Naaldwijk, ‘s-Gravenzande, Monster en Hoek van Holland. Verder bedienen wij de rest van Zuid-Holland, met onder andere Maassluis, Delft, Den Haag en Rotterdam. Evenementen organiseren wij op locatie, dus ook op het eigen terrein of in het eigen pand van de opdrachtgever. Door de korte afstanden kunnen wij snel op locatie kijken en schakelen. Wij kennen de gemeenten, de terreinen en de leveranciers in de regio. Voor een event buiten dit gebied overleggen wij graag wat mogelijk is. Ons nummer is 06 1537 52 53, ons mailadres info@make-it-awesome.nl.