Last minute bedrijfsfeest: binnen korte tijd toch een feest dat klopt

Last Minute Bedrijfsfeest

Een last minute bedrijfsfeest vraagt om een bureau dat direct de telefoon opneemt en niet eerst drie weken wil brainstormen. De aanleiding is vaak positief: een seizoen dat beter liep dan verwacht, een grote order, een overname die sneller rondkwam of een directie die na een zware periode beseft dat het team een bedankje verdient. Soms is het praktischer: een geplande locatie of leverancier is afgehaakt en er moet binnen weken iets anders staan. In beide gevallen telt hetzelfde: snel weten wat nog kan, scherpe keuzes maken en een concept inzetten dat zich al heeft bewezen. Ons team in Maasdijk werkt in het Westland en de rest van Zuid-Holland en is gewend om te schakelen. Wij kijken binnen een dag wat haalbaar is voor jullie datum, groep en locatie en nemen daarna de volledige uitvoering uit handen, van catering en entertainment tot decor en coördinatie op de dag zelf. Op deze pagina lees je wat er binnen korte tijd nog mogelijk is, waar je prioriteit aan geeft en wat wij direct regelen als de tijd dringt.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Wat er binnen korte tijd nog kan voor een last minute bedrijfsfeest

Wat binnen korte tijd nog kan, hangt af van drie dingen: het aantal gasten, de locatie en de dag van de week. Een feest voor vijftig tot honderd mensen op het eigen terrein of in het eigen pand is binnen enkele weken realistisch. Een loods, een kantine, een lege kas of de parkeerplaats hebben geen beschikbaarheid nodig en die ruimte is er meestal al. Doordeweekse dagen en de vroege avond geven meer ruimte bij leveranciers dan de zaterdagavond. Catering is vaak snel te regelen, zeker bij een buffet, een compacte versie van een walking dinner of foodtrucks die op het terrein komen staan. Entertainment vraagt meer geluk: bekende bands zitten vol, maar een goede dj, een event host, een akoestische act of een photobooth zijn vaak wel kort van tevoren beschikbaar. Decor en aankleding zijn in korte tijd te maken als je kiest voor een helder thema en niet voor maatwerk in elk detail. Een tuinbouwbedrijf in ‘s-Gravenzande dat na een geslaagd seizoen het personeel wil bedanken, kan bijvoorbeeld binnen korte tijd een tropical avond in de eigen verwerkingsruimte hebben: palmen, gekleurd licht, een cocktailbar, een buffet met gerechten uit meerdere keukens en een dj die de talen van het team kent. Een last minute bedrijfsfeest wordt daardoor geen kleiner feest, maar een feest met scherpere keuzes. Wat niet meer lukt, zeggen wij eerlijk. Een band met een volle agenda, een locatie die al is verhuurd of een decor dat wekenlang bouwtijd vraagt, hoort daarbij. Bijna altijd blijft er dan nog genoeg over om een avond te maken die de moeite waard is en waar mensen het later nog over hebben.
Organiseer Jouw Evenement!

Prioriteiten stellen als de tijd dringt

Als de tijd dringt, is de verleiding groot om alles tegelijk te willen regelen. Dat werkt averechts. Beter is het om op de eerste dag drie beslissingen te nemen: de datum, de locatie en het doel. Het doel is daarbij niet minder belangrijk dan bij een feest met een half jaar aanloop. Wil de directie bedanken na een piekperiode, twee teams laten kennismaken na een fusie of gewoon een goed einde van het seizoen vieren? Dat antwoord bepaalt waar het budget en de aandacht naartoe gaan. Een bedankfeest voor een tuinbouwbedrijf in Naaldwijk na een intensieve oogst vraagt om goed eten, een korte toespraak en muziek waarop iedereen kan meezingen, niet om een ingewikkeld programma. Een kennismakingsfeest na een fusie heeft juist een host nodig die mensen bij elkaar brengt en activiteiten die de groepen mengen. Daarna volgen de keuzes die je kunt laten vallen. Een gedrukte uitnodiging vervang je door een bericht via de teamleider of het intranet. Een uitgebreid decor vervang je door één sterk thema met de juiste kleuren en verlichting. Een vierganger vervang je door een buffet of foodtrucks die gasten zelf laten kiezen. Wat je niet laat vallen, is de coördinatie op de dag zelf. Bij een last minute bedrijfsfeest ontbreekt de tijd om alles twee keer te controleren, dus iemand moet op de dag zelf het overzicht houden en direct kunnen ingrijpen. Die rol nemen wij op ons. Jullie communiceren intern de datum en de tijd en zorgen dat de ploegen weten dat ze welkom zijn. De rest ligt bij ons team, inclusief de vragen die pas op de dag zelf opkomen.

Bewezen concepten voor een last-minute bedrijfsfeest

Met weinig tijd kies je niet voor een concept dat nog moet worden uitgevonden, maar voor een format dat zich al heeft bewezen en dat wij vaker hebben opgebouwd. Een summer festival op eigen terrein is daar een voorbeeld van: een podium of dj-booth, een foodtruck of twee, een mobiele cocktailbar, vlaggenlijnen en strobalen. Het decor is snel geplaatst en het werkt voor jong en oud. Een casino night in de kantine of bedrijfshal is een tweede format dat in korte tijd staat: speeltafels, croupiers, een dresscode die iedereen uit de kast kan halen en een competitie-element dat gesprekken op gang brengt. Een tropical themafeest met palmen, kleurrijke aankleding, cocktails en zomerse muziek maakt van een grijze loods binnen een dag een andere wereld. Een Hollywood-avond met rode loper, fotomoment en een awardsuitreiking voor medewerkers is sterk als de directie iets wil uitspreken. Voor kleinere groepen past een walking dinner met live muziek of een bakworkshop op locatie waarin teams samen iets maken en het daarna opeten. Elk van deze concepten heeft een vaste basis waar wij de details van jullie bedrijf aan toevoegen: de kleuren van het logo, een verwijzing naar de reden van het feest, de namen van de teams. Zo voelt een last-minute bedrijfsfeest toch persoonlijk. Voor een logistiek bedrijf in Maassluis dat drie ploegen wil bedanken, is een festivalopstelling op de parkeerplaats met een programma dat over de ploegenwissel heen loopt bijvoorbeeld snel te realiseren. Bewezen betekent hier niet standaard. Het betekent dat wij weten wat werkt, zodat de korte voorbereiding aan de invulling wordt besteed en niet aan uitproberen.
Neem contact op

Wat wij direct regelen voor jullie last minute bedrijfsfeest

Bel je ons voor een last minute bedrijfsfeest, dan gebeurt er direct iets. In het eerste telefoongesprek vragen wij naar de datum, het aantal gasten, de locatie en het doel. Op basis daarvan stellen wij nog dezelfde dag of de dag erna een concept voor met een concreet programma en een overzicht van wat het omvat. Zeggen jullie ja, dan boeken wij de leveranciers die op die datum beschikbaar zijn: catering, bar, dj of band, event host, photobooth, techniek en decor. Wij regelen de opbouw op jullie terrein of in jullie pand en denken mee over praktische zaken als stroom, sanitair en een melding bij de gemeente als het feest buiten plaatsvindt. Het draaiboek maken wij compact maar compleet, zodat iedereen die meewerkt weet wat er wanneer gebeurt. Op de dag zelf staat ons team op locatie, van de eerste vrachtwagen met decor tot de laatste gast die met een glimlach naar huis gaat. Omdat wij vanuit Maasdijk werken, zijn wij in het Westland, Maassluis, Hoek van Holland, Delft, Den Haag en Rotterdam snel ter plaatse voor een bezoek vooraf en voor de uitvoering zelf. Dat scheelt kostbare dagen in een korte planning. Wat wij van jullie nodig hebben, is één aanspreekpunt dat snel beslissingen kan nemen en een heldere boodschap voor de gasten. Snel schakelen is een eigenschap van ons team, niet een uitzondering. Van A tot Awesome, ook als A pas over een paar weken op de kalender staat. Neem contact op via 06 1537 52 53, via info@make-it-awesome.nl of via het contactformulier en wij komen zo snel mogelijk bij jullie terug met een voorstel.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over last minute bedrijfsfeest

Hoe snel kan een last minute bedrijfsfeest georganiseerd worden?
Dat hangt af van de groepsgrootte, de locatie en de dag van de week. Een feest voor enkele tientallen tot honderd gasten op het eigen terrein of in het eigen pand is binnen enkele weken realistisch en soms nog sneller. Een groter feest met live band en uitgebreid decor heeft meer aanloop nodig. In het eerste telefoongesprek vragen wij naar datum, aantal gasten, locatie en doel. Daarna stellen wij snel een concept voor met wat er op die termijn nog beschikbaar is. Doordeweekse dagen bieden meer ruimte dan de zaterdagavond. Wij zeggen eerlijk wat wel en niet lukt. Zo weten jullie binnen een dag waar jullie aan toe zijn.
Het verschil zit in de voorbereidingstijd, niet in de kwaliteit van het feest. Bij een normaal traject is er ruimte voor een uitgebreide conceptfase, meerdere leveranciersopties en maatwerk in elk detail. Bij een last-minute feest kiezen wij uit wat op korte termijn beschikbaar is en werken wij met bewezen concepten die snel zijn op te bouwen. De keuzes zijn scherper en de communicatie gaat sneller. Het doel van het feest blijft wel het startpunt, want zonder doel wordt het een willekeurige avond. De coördinatie op de dag zelf is bij korte planning juist extra belangrijk. Gasten merken het verschil doorgaans niet. Een goed gekozen thema en een strak draaiboek maken een snel georganiseerd feest net zo waardevol.
Niet per definitie, al kunnen sommige posten anders uitvallen. Leveranciers die op korte termijn nog beschikbaar zijn, vragen soms een andere prijs dan bij vroege boeking en er is minder ruimte om opties te vergelijken. Daar staat tegenover dat een kort traject scherpe keuzes afdwingt, waardoor je minder uitgeeft aan zaken die weinig toevoegen. Een feest op eigen terrein bespaart bovendien zaalhuur. Wat het uiteindelijk kost, hangt af van groepsgrootte, catering, entertainment en decor. Wij maken vooraf een helder overzicht van alle posten, zodat er geen verrassingen zijn. Bedragen noemen wij pas na het eerste gesprek. Zo kunnen jullie zelf bepalen waar het budget het meeste effect heeft.
De snelste locatie is de plek die je al hebt. Een bedrijfshal, loods, kantine, magazijn, lege kas of parkeerplaats hoeft niet gereserveerd te worden en is meestal beschikbaar. Wij bouwen zo’n ruimte met decor, licht en geluid in korte tijd om tot feestlocatie. Praktische zaken als vloerbescherming, stroom, sanitair en verwarming of koeling nemen wij mee. Voor een feest buiten kan een melding of vergunning bij de gemeente nodig zijn, wat wij direct oppakken. Externe locaties zijn op korte termijn vaak vol, zeker in het voorjaar en rond de feestdagen. Doordeweeks en in de vroege avond is de kans op beschikbaarheid groter. Het eigen terrein heeft daarnaast het voordeel dat medewerkers hun werkplek in een nieuw licht zien.
Een dj is vaak ook op korte termijn beschikbaar en werkt voor bijna elk publiek. Bekende bands zitten in drukke periodes vol, maar een coverband of een akoestische act is met wat geluk nog te boeken. Een event host die het programma aan elkaar praat en gasten activeert, is meestal snel geregeld en voegt veel toe bij een korte voorbereiding. Ook een photobooth, een mobiele cocktailbar met bartenders of een walking act zijn vaak op korte termijn mogelijk. Wij benaderen na het eerste gesprek direct de artiesten en leveranciers die bij jullie feest passen. Binnen korte tijd weten jullie wie beschikbaar is. Namen noemen wij pas als de beschikbaarheid vaststaat. Zo voorkomen wij teleurstellingen bij jullie en bij de gasten.
Hoe informeer je medewerkers snel over een bedrijfsfeest?
Thema’s met een herkenbare basis en een vaste set decorstukken zijn het snelst op te zetten. Een summer festival op het terrein, een casino night in de kantine, een tropical feest in de loods en een Hollywood-avond met rode loper hebben wij vaker gebouwd. Daardoor weten wij wat er nodig is en hoe lang de opbouw duurt. Een thema geeft bovendien direct richting aan catering, muziek, dresscode en aankleding, zodat je niet elk onderdeel apart hoeft te bedenken. Wij voegen per bedrijf details toe die het persoonlijk maken. Denk aan de kleuren van het logo, een verwijzing naar de reden van het feest of een award voor een team. Een thema dat niet bij de cultuur past, raden wij af, ook onder tijdsdruk. Het feest moet voelen als jullie feest.
Verrassend weinig, als de rolverdeling vanaf het begin helder is. Van jullie kant hebben wij één aanspreekpunt nodig dat snel kan beslissen over datum, locatie, budget en concept. Daarnaast zorgen jullie voor de interne communicatie naar medewerkers en voor de boodschap die de directie wil overbrengen. Toegang tot het terrein of pand voor opbouw en afbouw regelen jullie met de eigen organisatie. Alle andere onderdelen nemen wij uit handen: concept, leveranciers, catering, entertainment, decor, techniek en de coördinatie op de dag zelf. Tussentijds houden wij jullie kort en duidelijk op de hoogte. Op de dag zelf zijn jullie gastheer en niets anders. Jullie genieten, wij maken het Awesome.