Tropisch themafeest organiseren dat de zomer naar jullie eigen terrein brengt

Tropisch Themafeest Organiseren

Een tropisch themafeest organiseren is de kortste weg naar vakantiegevoel voor een team dat al maanden hard heeft gewerkt. Palmen bij de ingang, een cocktailbar met verse limoen en munt, muziek waarbij de heupen vanzelf meegaan en een decor in kleuren die je in een grijze bedrijfshal nooit verwacht. Het thema tropical is bij Make it Awesome een van de complete themaparty’s die wij van A tot Awesome uitwerken, voor een zomerfeest op het eigen terrein van een kwekerij in ‘s-Gravenzande, een personeelsfeest van een logistiek bedrijf in Maassluis of een klantevent op een dakterras in Rotterdam. Het thema werkt binnen en buiten, voor twintig collega’s of voor honderden gasten. Het is bovendien laagdrempelig genoeg dat iedereen zich in een bloemetjesshirt durft te vertonen. Op deze pagina leggen wij uit hoe wij het decor opbouwen, welke cocktails, food en muziek erbij horen, hoe je omgaat met het Nederlandse weer en waarom een tropisch feest zo goed past bij een zomerfeest of personeelsfeest.

Decor voor een tropisch themafeest: palmen, kleur en licht

Het decor bepaalt of een tropisch themafeest overtuigt of blijft steken in een paar slingers. Wij bouwen de sfeer op in lagen. De eerste laag is groen: echte of levensechte palmen, bananenplanten en varens die de hoogte in gaan en de ruimte kleiner en warmer maken. De tweede laag is kleur: fel roze, oranje, turquoise en geel in doeken, bloemen, lampions en tafelaankleding. De derde laag is licht, want tropisch betekent zonsondergang: warme gloed, lichtsnoeren tussen de palmen, fakkels of lantaarns buiten en gekleurde spots binnen. Daaroverheen komen details die het verhaal afmaken, zoals een bamboe bar, rieten parasols, een strandje van zand met ligstoelen, surfplanken als decorstuk en een photobooth met flamingo’s en bloemenkransen. In een loods van een tuinbouwbedrijf in het Westland kunnen wij groot uitpakken met een compleet strand en een podium onder een rieten dak. In een kantine of kantoortuin werken wij fijner, met accenten op de bar, de tafels en de entree, zodat het thema herkenbaar is zonder de ruimte te overladen. Bij binnenkomst krijgt elke gast een bloemenkrans, waardoor de dresscode al binnen een minuut voor iedereen geldt. Wij letten bij het decor ook op looproutes, nooduitgangen en de plek van catering en geluid, zodat de aankleding mooi is en tegelijk praktisch werkt. Een tropisch themafeest organiseren betekent voor ons dat elk detail klopt, van de kleur van het rietje tot de geur van de bloemen op tafel. Dat detail zorgt ervoor dat gasten binnen een paar minuten vergeten dat zij op hun eigen bedrijfsterrein staan.

Cocktails, food en muziek organiseren voor het tropische themafeest

Smaak en geluid maken het tropisch themafeest compleet. Onze mobiele cocktailbar staat centraal, met een kaart vol klassiekers als mojito, piña colada, daiquiri en caipirinha en met alcoholvrije varianten die er net zo feestelijk uitzien. Een barman die voor de ogen van de gasten shakeert, is op zichzelf al entertainment. Cocktails serveren wij in kokosnoten of ananassen als het bij het budget en de sfeer past. Het eten sluit daarop aan met smaakexplosies uit warme streken: gegrilde spiesen, pulled pork met ananas, ceviche, jerk chicken, rijstgerechten met kokos en fruitplateaus met mango, papaja en meloen. Een walking dinner werkt bij dit thema goed, omdat gasten met een cocktail in de hand langs de foodstations lopen en zo blijven mengen. Voor een grotere groep zetten wij een barbecue of een grillstation buiten op het terrein, met een kok die de spiesen ter plekke bereidt. Muziek organiseren wij in fasen. Bij de ontvangst klinkt rustige reggae, bossa nova of steeldrums, zodat gesprekken op gang komen. Tijdens het eten blijft het tempo laag. Zodra de dansvloer opengaat, schakelen wij over naar latin, salsa, zomerhits en een dj of band die weet hoe je een gemengde groep in beweging krijgt. Een live percussionist naast de dj geeft het feest een extra laag. Voor een zorginstelling die een tropische middag voor bewoners wil, draaien wij dit om: zachte muziek, fruitcocktails zonder alcohol en hapjes die makkelijk te eten zijn. Zo blijft het thema hetzelfde, maar past de invulling bij de mensen voor wie wij het feest organiseren.

Tropisch themafeest binnen of buiten organiseren

Het Nederlandse weer is de grootste onzekerheid als je een tropisch themafeest organiseert. Daarom werken wij altijd met een plan dat zowel binnen als buiten klopt. Buiten is het thema op zijn sterkst: een bedrijfsterrein, een parkeerplaats of een tuin verandert met zand, palmen en fakkels in een strand. Wij plaatsen een tent of een overkapping voor de bar en de foodstations, zodat regen of felle zon het programma niet verstoort. Zitplekken met kussens, hangmatten en loungebanken nodigen uit om te blijven. Voor een kwekerij in Naaldwijk bestaat bijvoorbeeld de mogelijkheid om het feest deels in de kas en deels ernaast te houden, met het groen van het bedrijf zelf als decor. Binnen bouwen wij de tropen na in een loods, magazijn of bedrijfshal. Hoge ruimtes zijn ideaal, omdat palmen en lichtsnoeren dan de hoogte kunnen benutten. Een kantine of kantoorverdieping vraagt om slimmer werken met kleur, licht en geur, maar het effect is verrassend groot. Wij houden de temperatuur in de gaten: tropisch mag warm aanvoelen, maar niet benauwd, dus ventilatie en koeling horen bij het plan. Ook geluid stemmen wij af op de ruimte en op de buren, zeker op een bedrijventerrein met woningen in de buurt. Bij een combinatie van binnen en buiten leggen wij een logische route, met de cocktailbar op het knooppunt zodat gasten vanzelf blijven bewegen. Welke variant het wordt, bespreken wij bij ons bezoek aan de locatie, ergens in het Westland of elders in Zuid-Holland. Daar kijken wij naar stroom, ondergrond, toegang en de plek waar de zon aan het eind van de middag staat.

Tropisch themafeest organiseren als zomerfeest of personeelsfeest

Een tropisch themafeest organiseren wij het vaakst als zomerfeest of personeelsfeest. Het thema sluit aan bij de tijd van het jaar, vraagt geen ingewikkelde uitleg en past bij vrijwel elke leeftijd en cultuur. Voor een personeelsfeest van een bedrijf met ploegendiensten bouwen wij een programma dat in de loop van de middag begint en in de avond doorgaat, zodat collega’s van verschillende diensten kunnen aansluiten. Voor een bedrijfsfeest waarbij partners en kinderen welkom zijn, voegen wij een kinderhoek toe met limonadecocktails, een bloemenkransworkshop en een photobooth. Een netwerkborrel van een ondernemersvereniging in het Westland krijgt met dit thema een informele toon die gesprekken makkelijker maakt dan een klassieke receptie. Ook een jubileum, een fusiefeest of een opening van een nieuw pand kan tropisch worden aangekleed, met een dresscode als hawaïshirt, zomerjurk of white party met een kleurrijk accent. Ons proces begint met het doel: wat moet het feest opleveren en wat moeten mensen voelen als zij naar huis gaan? Daarna maken wij een concept met decor, catering, cocktailbar, entertainment en een draaiboek. Wij regelen leveranciers, opbouw, event hosts en afbouw. Jullie leveren de gastenlijst en de datum. Op de dag zelf zijn jullie gast op je eigen feest. Een tropisch themafeest is ook geschikt als last-minute bedrijfsfeest, omdat de bouwstenen klaarstaan en wij snel kunnen schakelen. Neem contact op via het contactformulier, bel 06 1537 52 53 of mail naar info@make-it-awesome.nl. Wij nemen zo snel mogelijk contact op om te bespreken hoe wij van jullie zomer een Awesome feest maken.

Veelgestelde vragen over tropisch themafeest organiseren

Wat hoort er allemaal bij een tropisch themafeest?

Een tropisch themafeest bestaat uit decor, drank, eten, muziek en een dresscode die samen één verhaal vertellen. Het decor draait om palmen, felle kleuren, warm licht en details als een bamboe bar, zand en bloemenkransen. De mobiele cocktailbar serveert klassiekers als mojito en piña colada, met alcoholvrije varianten voor wie dat wil. Het eten komt uit warme streken: gegrilde spiesen, fruit, rijstgerechten en frisse salades. De muziek loopt van rustige reggae bij de ontvangst naar latin en zomerhits op de dansvloer. Een photobooth met flamingo’s en bloemen maakt de herinnering tastbaar. Event hosts begeleiden het programma, zodat jullie zelf gast zijn. Wij stemmen alle onderdelen op elkaar af tot één geheel.

Welke dresscode geef je mee bij een tropisch themafeest?

Een dresscode bij een tropisch themafeest mag laagdrempelig zijn, zodat iedereen meedoet. De bekendste variant is het hawaïshirt of een zomerjurk met bloemenprint. Wie het chiquer wil, kiest voor een white party met een kleurrijk accent, wat op foto’s prachtig werkt tegen het decor. Voor een netwerkborrel houden wij het bij zomers en luchtig, zonder verplicht kostuum. Bij de entree geven wij elke gast een bloemenkrans, zodat ook wie in gewone kleding komt meteen in het thema past. Zonnebrillen, strohoeden en slippers liggen klaar als accessoire. Wij helpen de dresscode duidelijk te formuleren in de uitnodiging. Zo weet iedereen wat er verwacht wordt en voelt niemand zich te veel of te weinig aangekleed.

Kan een tropisch themafeest ook binnen in een loods of kantine?

Ja, binnen werkt het thema net zo goed als buiten. Een loods, magazijn of bedrijfshal heeft de hoogte die palmen en lichtsnoeren nodig hebben om echt effect te hebben. Wij dekken kale wanden af met kleurrijke doeken, plaatsen een bamboe bar en zetten warme spots in, zodat de industriële uitstraling verdwijnt. Een kantine of kantoorverdieping vraagt om accenten op de juiste plekken: de entree, de bar en de tafels. Ventilatie en koeling nemen wij mee in het plan, want tropisch mag niet benauwd worden. Ook geluid stemmen wij af op de ruimte. Binnen heb je bovendien geen last van wind, regen of buren. Het thema is dus niet afhankelijk van een zonnige dag.

Wat doen jullie als het regent op de dag van het feest?

Regen hoort bij een Nederlandse zomer, dus wij plannen er vanaf het begin op. Bij een buitenfeest plaatsen wij een tent of overkapping boven de bar, de foodstations en de dansvloer. Loungeplekken krijgen een dak of staan zo dat gasten snel droog zitten. Vaak kiezen wij voor een combinatie van binnen en buiten, waarbij het buitendeel een extra is en het binnendeel de basis. Bij de opbouw houden wij de weersverwachting in de gaten en schuiven wij onderdelen naar binnen als dat nodig is. Verlichting en decor zijn zo gekozen dat zij bij regen ook binnen tot hun recht komen. De sfeer van een tropische bui onder een rieten dak heeft zelfs zijn charme. Jullie merken van die aanpassingen zo min mogelijk.

Welke cocktails en hapjes passen bij een tropical feest?

Cocktails vormen het hart van een tropical feest. Mojito, piña colada, daiquiri, caipirinha en een frisse punch met vers fruit zijn de basis van onze kaart. Alcoholvrije varianten met kokos, mango en limoen zien er net zo feestelijk uit. Een barman die shakeert voor de ogen van de gasten is entertainment op zich. Bij het eten denken wij aan gegrilde spiesen, jerk chicken, pulled pork met ananas, ceviche en rijstgerechten met kokos. Fruitplateaus, salades en kleine hapjes maken het licht en zomers. Voor grote groepen zetten wij een grillstation buiten op het terrein. Alles stemmen wij af op dieetwensen en op de omvang van de groep, zodat niemand iets mist.

Is een tropisch themafeest geschikt voor alle leeftijden?

Hoeveel tijd is nodig om een tropisch themafeest te organiseren?

Hoe eerder wij aan tafel zitten, hoe meer keuze er is in datum, locatie en entertainment. Voor een groot zomerfeest op eigen terrein met tent, catering en band is een aanloop van enkele maanden prettig. Een tropisch personeelsfeest in de eigen kantine kan met een kortere voorbereiding. Het thema is bij ons een compleet uitgewerkt concept, dus de bouwstenen staan klaar. Daardoor kunnen wij ook een last-minute bedrijfsfeest tropisch aankleden. Belangrijk is vooral dat het doel en het aantal gasten snel duidelijk zijn. Daarna volgt binnen korte tijd een voorstel. Neem dus contact op zodra het idee leeft, dan kijken wij samen wat haalbaar is.

Wat bepaalt de prijs van een tropisch themafeest?

De prijs hangt af van de keuzes die jullie maken. Het aantal gasten bepaalt de omvang van catering, cocktailbar en personeel. De locatie speelt mee: op het eigen terrein bespaar je zaalhuur, maar buiten heb je een tent of overkapping nodig. Decor kan variëren van accenten bij de bar en entree tot een compleet strand met zand, palmen en lounge. Entertainment is een losse bouwsteen, van een dj tot een band met percussionist. Ook de duur van het feest en het moment in het seizoen tellen mee. Wij maken na een eerste gesprek een voorstel waarin elk onderdeel zichtbaar is. Zo bepaal je zelf waar het budget het meeste oplevert.