Bedrijfsevenement organiseren met een heldere doelstelling en een meetbaar effect

Bedrijfsevenement Organiseren

Een bedrijfsevenement organiseren vraagt om een andere manier van kijken dan een feest. Een productpresentatie voor klanten, een netwerkevenement voor relaties, een opening van een nieuw pand, een medewerkersevent rond een strategiewijziging of een jubileum met zakelijke gasten: elk van deze events heeft een doelstelling die verder gaat dan een gezellige avond. Er moet iets gebeuren met de mensen die komen. Klanten moeten een product begrijpen, relaties moeten elkaar leren kennen, medewerkers moeten een koers voelen. Make it Awesome organiseert zakelijke evenementen vanuit Maasdijk in het Westland voor bedrijven en organisaties in heel Zuid-Holland. Wij vertrekken vanuit de doelstelling en de doelgroep en bouwen daar het programma, de logistiek en de beleving omheen. Op deze pagina lees je hoe wij een bedrijfsevenement aanpakken, welke vragen wij vooraf stellen, hoe wij programma en logistiek op elkaar afstemmen en hoe je achteraf kunt zien of het event heeft opgeleverd wat het moest opleveren.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Bedrijfsevenement organiseren: eerst de doelstelling, dan pas de invulling

Elk bedrijfsevenement dat wij organiseren begint met een vraag die verrassend vaak niet is beantwoord: wat moet dit event opleveren? Een groothandel in Naaldwijk die een nieuwe productlijn wil presenteren aan afnemers, wil dat die afnemers na afloop de voordelen kunnen benoemen en een vervolgafspraak willen. Een ondernemersvereniging in het Westland die een netwerkevenement organiseert, wil dat leden nieuwe contacten leggen en niet de hele avond bij bekenden blijven staan. Een organisatie in Den Haag die een medewerkersevent houdt rond een nieuwe strategie, wil dat mensen de koers begrijpen en er zin in krijgen. Drie totaal verschillende doelen, drie totaal verschillende events. Bij het bedrijfsevenement organiseren stellen wij daarom in het eerste gesprek scherpe vragen. Waarom komen de genodigden samen? Welke boodschap wil je overbrengen? Wat hebben de gasten nodig tijdens het event en wat moeten zij voelen wanneer zij naar huis gaan? Pas als dat helder is, praten wij over thema, locatie, catering en entertainment. Die volgorde is geen formaliteit. Zij voorkomt dat een productpresentatie een feest wordt waarin het product ondersneeuwt, of dat een netwerkborrel zo strak is geprogrammeerd dat niemand tijd heeft om te praten. Het doel bepaalt ook de toon. Een opening voor klanten vraagt om een andere sfeer dan een intern event voor het personeel. Met een helder doel ontstaat ruimte voor meer impact en betekenis. Dat is precies waar een zakelijk event zijn waarde uit haalt en waarom wij deze stap nooit overslaan, ook niet bij een klein event met weinig tijd.
Organiseer Jouw Evenement!

Doelgroep en programma: voor wie organiseer je het bedrijfsevenement

Na het doel komt de doelgroep. Wie komen er, wat weten zij al, wat verwachten zij en hoeveel tijd hebben zij? Een klantevent voor inkopers uit de tuinbouw op een doordeweekse middag ziet er anders uit dan een relatie-event voor directeuren op een vrijdagavond. Bij het bedrijfsevenement organiseren bouwen wij het programma rond die doelgroep. Een programma heeft een opbouw: een ontvangst waarin mensen landen, een inhoudelijk deel waarin de boodschap centraal staat, een moment van beleving dat de boodschap versterkt en een afsluiting waarin mensen napraten en contacten leggen. De verhouding tussen die delen verschilt per doel. Bij een productpresentatie is het inhoudelijke deel de kern en dient de rest om de aandacht vast te houden. Bij een netwerkevenement is de ontvangst en de afsluiting juist het belangrijkst en gebruiken wij een event host, een cocktailbar of een walking dinner als middel om mensen bij elkaar te brengen. Bij een medewerkersevent werkt een combinatie van inhoud en activiteit, bijvoorbeeld een presentatie van de directie gevolgd door teambuilding op locatie of een workshop. Ook onze coaching en activatietrajecten kunnen een plek krijgen in zo’n programma, omdat mensen die zichzelf en elkaar beter begrijpen meer meenemen uit een event. Entertainment en live muziek kiezen wij zo dat zij de boodschap ondersteunen en niet overstemmen. Het resultaat is een programma waarin elk onderdeel een functie heeft en waarin gasten aan het einde precies hebben ervaren wat jullie wilden dat zij zouden ervaren.

Logistiek en uitvoering: wat er achter de schermen gebeurt

Een zakelijk evenement staat of valt met de logistiek. Gasten merken de organisatie pas wanneer iets misgaat: een parkeerplaats die vol is, een presentatie die niet start, een lunch die te laat komt of een geluidsinstallatie die hapert tijdens de toespraak. Daarom besteden wij bij het bedrijfsevenement organiseren veel aandacht aan alles wat gasten niet horen te zien. Dat begint bij de locatie. Werken jullie in het eigen pand, dan bekijken wij de ruimte, de looproutes, de stroom, de akoestiek en de plek voor de catering. Een bedrijfshal van een logistiek bedrijf in Maassluis kan een indrukwekkende plek zijn voor een klantevent, mits het decor en de techniek kloppen. Kiezen jullie voor een externe locatie in Rotterdam, Delft of Den Haag, dan letten wij op bereikbaarheid, parkeren en de mogelijkheden voor presentatie en catering. Daarna volgt het draaiboek, met een tijdlijn per onderdeel, de verantwoordelijken en de afstemming met leveranciers. Wij regelen decor en aankleding, catering, entertainment, techniek en de event hosts die de dag in goede banen leiden. Ook de ontvangst van gasten, de registratie en de begeleiding naar de juiste ruimte horen erbij. Op de dag zelf staat ons team er van de eerste opbouw tot de laatste afbouw. Loopt een spreker uit of arriveert een groep gasten eerder dan gepland, dan schakelen wij direct. Ons team combineert ervaring, een scherp oog voor detail en het vermogen om snel te schakelen. Jullie kunnen daardoor gastheer zijn in plaats van organisator.
Neem contact op

Meetbaar effect: zo weet je of het organiseren van het bedrijfsevenement is geslaagd

Een bedrijfsevenement organiseren zonder achteraf te kijken naar het effect is een gemiste kans. Wij spreken daarom al bij de start af waaraan jullie het resultaat willen aflezen. Dat hoeft geen ingewikkeld onderzoek te zijn. Bij een productpresentatie kan het gaan om het aantal vervolgafspraken dat klanten maken of om de vragen die zij tijdens en na het event stellen. Bij een netwerkevenement om de nieuwe contacten die leden noemen en om de vraag of zij een volgende keer weer komen. Bij een medewerkersevent om de gesprekken die op de werkvloer ontstaan en om de manier waarop teams de nieuwe koers benoemen in de weken erna. Ook de sfeer tijdens het event zelf zegt veel: blijven mensen tot het einde, ontstaan er spontane gesprekken, wordt er gelachen en wordt er geluisterd? Wij evalueren na afloop samen met jullie wat werkte en wat de volgende keer anders kan. Die evaluatie maakt het volgende bedrijfsevenement sterker. Ons werkgebied is het Westland, met Maasdijk, Naaldwijk, ‘s-Gravenzande, Monster en Hoek van Holland en verder heel Zuid-Holland, waaronder Rotterdam, Den Haag, Delft en Maassluis. Een externe zaal, het eigen terrein of het eigen pand: wij organiseren waar het doel het beste tot zijn recht komt. Wil je een bedrijfsevenement organiseren dat meer oplevert dan een geslaagde dag? Bel ons op 06 1537 52 53, mail naar info@make-it-awesome.nl of vul het contactformulier op de website in met je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer. Wij nemen zo snel mogelijk contact op om de doelstelling van jullie event te bespreken.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over bedrijfsevenement organiseren

Welke soorten bedrijfsevenementen organiseren jullie?
Wij organiseren zakelijke evenementen in veel vormen. Denk aan productpresentaties en klantevents, openingen van een nieuw pand, netwerkevenementen en netwerkborrels, jubilea met zakelijke gasten, fusiefeesten en medewerkersevents rond een verandering in de organisatie. Ook bedrijfsfestivals op eigen terrein, teambuilding op locatie, walking dinners en bakworkshops horen bij ons aanbod. Voor zorginstellingen verzorgen wij familiedagen, vrijwilligersfeesten en personeelsfeesten. De omvang loopt van een intiem event voor een select gezelschap tot een groot evenement voor het hele bedrijf. Wat de vorm ook is, wij beginnen bij de doelstelling. Daarna volgen concept, programma en uitvoering. Staat jullie type event er niet bij, dan bespreken wij graag wat wel past.
Een goede doelstelling beschrijft wat er na afloop anders moet zijn bij de gasten. Niet alleen dat zij een leuke dag hebben gehad, maar wat zij weten, voelen of doen. Stel jezelf de vraag waarom de genodigden samenkomen en welke boodschap je wilt overbrengen. Bedenk daarna wat gasten moeten voelen wanneer zij naar huis gaan. Bij een klantevent kan dat vertrouwen in een nieuw product zijn, bij een medewerkersevent zin in een nieuwe koers. Wij helpen in het eerste gesprek om die doelstelling scherp te krijgen. Vaak blijkt dat er meerdere doelen zijn die om een volgorde vragen. Een heldere doelstelling maakt elke volgende keuze eenvoudiger.
Ja, het eigen pand is voor een klantevent vaak de sterkste locatie. Klanten zien waar het product wordt gemaakt of waar het team werkt en dat maakt de presentatie geloofwaardiger. Wij bekijken de ruimte op looproutes, licht, geluid, presentatiemogelijkheden en de plek voor ontvangst en catering. Met decor en aankleding maken wij van een showroom, een kas of een bedrijfshal een plek die de boodschap ondersteunt. De opbouw stemmen wij af op de bedrijfsvoering, zodat het werk zo min mogelijk stilligt. Techniek en presentatie testen wij vooraf. Op de dag zelf begeleiden onze event hosts de gasten. Zo blijft de aandacht bij het product en niet bij de organisatie.
De voorbereidingstijd hangt af van de omvang, het doel en het aantal gasten. Een netwerkborrel voor een ondernemersvereniging vraagt minder tijd dan een productpresentatie met sprekers, techniek en een uitgebreid programma. Voor een groot bedrijfsevenement raden wij aan om enkele maanden vooruit te plannen, zodat locaties, sprekers en entertainment beschikbaar zijn. In de eerste weken bepalen wij het doel, de doelgroep en het concept. Daarna volgen de planning, de leveranciers en het draaiboek. De laatste weken zijn voor details en afstemming. Is de tijd kort, dan kunnen wij vaak toch schakelen dankzij onze korte lijnen in de regio. Neem in dat geval snel contact op.
Het inhoudelijke deel van een bedrijfsevenement komt meestal van het bedrijf zelf: de directeur die een strategie toelicht of de productmanager die een nieuwe lijn presenteert. Wij zorgen dat die inhoud goed landt. Dat betekent een event host die het programma aan elkaar praat, techniek die werkt, een tijdlijn die ruimte laat voor vragen en een setting waarin mensen kunnen luisteren. Wij denken ook mee over de vorm, bijvoorbeeld een gesprek in plaats van een monoloog of een demonstratie in plaats van een presentatie. Entertainment en beleving plannen wij rond de inhoud, niet erdoorheen. Vooraf oefenen wij de overgangen met de sprekers. Zo versterken de onderdelen elkaar. De boodschap blijft het middelpunt.
Wat regelen jullie op het gebied van catering bij een zakelijk evenement?
Het meten begint bij de doelstelling die wij aan het begin samen hebben bepaald. Bij een klantevent kun je kijken naar vervolgafspraken, vragen en reacties van klanten in de weken erna. Bij een netwerkevenement naar de contacten die deelnemers noemen en naar de opkomst bij een volgende editie. Bij een medewerkersevent naar de gesprekken op de werkvloer en de manier waarop teams over de nieuwe koers praten. Een korte vragenlijst na afloop geeft extra inzicht. Ook observaties tijdens het event tellen mee, zoals hoe lang mensen blijven en hoeveel spontane gesprekken ontstaan. Wij evalueren samen met jullie wat werkte. Die lessen nemen wij mee naar het volgende event.
Ons kantoor staat aan de Waldeck Pyrmontstraat in Maasdijk, in de gemeente Westland. Van daaruit organiseren wij bedrijfsevenementen in Naaldwijk, ‘s-Gravenzande, Monster, Hoek van Holland en de rest van het Westland. Ook in de grotere steden van Zuid-Holland zijn wij actief, waaronder Rotterdam, Den Haag, Delft en Maassluis. Wij werken op externe locaties, maar net zo goed op het eigen terrein of in het eigen pand van de klant. Door de korte afstand kunnen wij snel langskomen voor een gesprek of een bezichtiging. Op de dag zelf zijn wij dichtbij als er iets extra’s nodig is. Ligt jullie bedrijf net buiten dit gebied, neem dan gerust contact op. Wij bekijken dan samen wat mogelijk is.