Netwerkevenement organiseren waar gasten echt met elkaar in gesprek raken

Netwerkevenement Organiseren

Een netwerkevenement organiseren lijkt eenvoudig: een ruimte, een bar, een groep genodigden en de rest volgt vanzelf. In de praktijk gebeurt dat zelden. Gasten zoeken de collega’s op die ze al kennen, staan met een glas in de hand langs de kant en gaan na een uur naar huis zonder één nieuw contact. Bij Make it Awesome in Maasdijk zien wij netwerken als iets dat je kunt ontwerpen. De opstelling van de ruimte, de rol van de host, de gespreksstarters in het programma en de opvolging na afloop bepalen samen of mensen elkaar vinden of niet. Wij organiseren netwerkevenementen en netwerkborrels voor ondernemersverenigingen, bedrijven en organisaties in het Westland en heel Zuid-Holland, van een compacte borrel in een showroom tot een groot netwerkevent in een bedrijfshal in Rotterdam. Elk netwerkevenement begint bij ons met de vraag waarom deze mensen bij elkaar komen en wat het contact moet opleveren. Vanuit dat doel ontwerpen wij een event dat ontmoetingen niet aan het toeval overlaat.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Netwerkevenement organiseren begint met een doel voor de ontmoeting

Ontmoeten zonder doel levert gezellige avonden op, maar zelden nieuwe samenwerkingen. Daarom stellen wij bij elk netwerkevenement eerst de vraag wat het contact tussen de gasten moet opleveren. Een ondernemersvereniging in het Westland die leden uit de tuinbouw, de logistiek en de zakelijke dienstverlening samenbrengt, wil dat die groepen elkaar leren kennen en niet dat de kwekers weer bij elkaar gaan staan. Een bedrijf dat klanten en leveranciers uitnodigt voor een netwerkevent bij de opening van een nieuw pand, wil vooral dat relaties de mensen achter het bedrijf ontmoeten. Een organisatie in de zorg die een netwerkbijeenkomst voor partners in de regio organiseert, wil samenwerking tussen instellingen stimuleren. Elk van die doelen vraagt om een andere opzet. Wanneer het doel helder is, kunnen wij bepalen wie er precies moeten komen, hoe groot de groep mag zijn en welke vorm past. Een grote borrel met tweehonderd gasten werkt anders dan een netwerkdiner met veertig genodigden aan lange tafels. Ook de boodschap speelt mee: wat wil de organisator dat gasten meenemen naar huis, behalve visitekaartjes? Die vragen stellen wij in het eerste gesprek en de antwoorden vormen de basis voor het concept. Een netwerkevenement organiseren zonder dit fundament betekent dat je hoopt dat het goed komt. Met dit fundament ontwerp je een avond waarin ontmoetingen bijna vanzelf ontstaan, omdat elk onderdeel erop is gericht. Dat is het verschil tussen een borrel waar mensen aanwezig waren en een netwerkevent waar mensen elkaar hebben gevonden. Wij helpen om die vertaling te maken, van het doel naar de vorm.
Organiseer Jouw Evenement!

Ruimte en gespreksstarters bij het organiseren van een netwerkevent

De ruimte stuurt het gedrag van gasten meer dan de meeste organisatoren beseffen. Een lange bar aan één kant en een leeg middenvlak zorgen ervoor dat mensen langs de rand blijven staan. Statafels verspreid door de ruimte, elk met plek voor vier tot zes personen, nodigen uit om aan te sluiten. Wij werken met een opstelling waarin meerdere kleine ontmoetingsplekken zijn ingericht: een cocktailbar aan de ene kant, een foodstation aan de andere, een zithoek in een rustige hoek voor langere gesprekken en een centraal punt waar de host het programma aankondigt. Zo bewegen gasten door de ruimte en komen ze steeds nieuwe mensen tegen. Gespreksstarters helpen om het eerste contact makkelijker te maken. Een naambadge met daarop niet alleen de bedrijfsnaam, maar ook een vraag of een stelling waar iemand over wil praten, werkt verrassend goed. Een photobooth met een opdracht per groepje, een proeverij aan de cocktailbar waarbij gasten samen een keuze maken of een korte pitchronde waarin iedereen in één zin vertelt waar hij hulp bij zoekt, halen mensen uit hun vertrouwde kring. Bij een netwerkevent in een bedrijfshal in Delft kan een rondleiding in kleine groepen de gesprekken op gang brengen, omdat mensen tijdens het lopen makkelijker praten dan wanneer ze tegenover elkaar staan. Ook het eten speelt mee. Een walking dinner met kleine gerechten die op verschillende plekken worden geserveerd, houdt mensen in beweging en zorgt voor natuurlijke aanknopingspunten. Al deze keuzes maken wij bewust bij het netwerkevenement organiseren, omdat ze samen bepalen of gasten met nieuwe contacten naar huis gaan.

Een host die introduceert en een programma dat contact stimuleert

De grootste drempel bij netwerken is de eerste zin. Een event host neemt die drempel weg. Onze hosts kennen vooraf de gastenlijst, weten wie wat zoekt en introduceren mensen aan elkaar met een reden: de eigenaar van een transportbedrijf uit Maassluis aan de inkoper van een kwekerij in Monster, de accountant aan de starter die net een bedrijf is begonnen. Die persoonlijke introductie zorgt dat een gesprek direct inhoud heeft. Daarnaast houdt de host het programma op tempo, kondigt onderdelen aan en zorgt dat gasten die alleen staan worden meegenomen naar een groepje. Het programma zelf bouwen wij op als een reeks momenten die contact stimuleren. Een korte opening met de reden van de bijeenkomst, een interactief onderdeel zoals een speeddate-ronde of een tafelwissel bij het diner, een inhoudelijk moment met een korte presentatie of een gesprek op het podium en daarna vrije ruimte om na te praten. De volgorde is belangrijk: eerst structuur, daarna vrijheid. Wie de vrije borrel aan het begin zet, krijgt gasten die de vertrouwde gezichten opzoeken en daar blijven. Entertainment kan helpen, mits het gesprekken ondersteunt in plaats van overstemt. Een muzikant op de achtergrond werkt beter dan een band die de zaal vult. Een caricaturist of een mobiele cocktailbar met een showelement geeft een gedeelde ervaring waar mensen over praten. Voor een netwerkevenement van een ondernemersvereniging in Naaldwijk kan een bakworkshop in kleine teams zelfs de kern van het programma vormen. Samen iets maken verbindt sneller dan samen iets drinken. Zo wordt netwerken een activiteit in plaats van een wachtkamer.
Neem contact op

Opvolging na afloop en waarom wij netwerkevenementen zo organiseren

Een netwerkevenement is pas geslaagd als de contacten ook na de avond doorlopen. Daarom denken wij al bij het organiseren na over de opvolging. Een bedankmail met foto’s uit de photobooth geeft gasten een reden om nog eens terug te denken aan de avond en om die foto’s te delen met de mensen die ze hebben ontmoet. Een deelnemerslijst, met toestemming van de gasten, helpt om contact te leggen met iemand die je die avond net hebt gemist. Sommige organisatoren kiezen voor een korte terugkoppeling van de host, met de hoofdpunten uit het inhoudelijke deel en een uitnodiging voor de volgende bijeenkomst. Zo ontstaat een reeks in plaats van een losstaand event. Dat versterkt een netwerk over langere tijd. Onze aanpak bij het organiseren van een netwerkevenement volgt steeds dezelfde lijn. Eerst het doel, dan de vorm, dan de uitvoering. Wij ontwikkelen het concept, kiezen samen met jullie de locatie, of dat nu het eigen pand is of een plek in Rotterdam, Den Haag of het Westland. Daarna nemen wij de uitvoering uit handen: catering, decor, techniek, host, entertainment en de aansturing op de avond zelf. Jullie kunnen daardoor zelf netwerken in plaats van de bar te bewaken. Vanuit Maasdijk zijn wij snel op locatie in heel Zuid-Holland en kennen wij het ondernemersklimaat in het Westland van binnenuit. Wil je een netwerkevenement organiseren dat contacten oplevert in plaats van alleen een goed gevulde zaal? Neem contact op via het contactformulier, telefoon of e-mail. Wij nemen zo snel mogelijk contact op en denken graag mee over een event met effect.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over netwerkevenement organiseren

Hoeveel gasten zijn ideaal voor een netwerkevenement?
Dat hangt af van het doel en van de vorm. Voor diepgaande gesprekken en nieuwe samenwerkingen werkt een kleinere groep beter, bijvoorbeeld een netwerkdiner met enkele tientallen gasten. Voor zichtbaarheid en een breed bereik past een grotere borrel met meer bezoekers. Belangrijker dan het aantal is de samenstelling. Een groep waarin verschillende sectoren en functies vertegenwoordigd zijn, levert meer nieuwe contacten op dan een zaal vol vakgenoten. Ook de ruimte speelt mee, omdat een te grote zaal met weinig mensen leeg voelt en een te kleine zaal gesprekken onmogelijk maakt. Wij stemmen de groepsgrootte, de ruimte en het programma op elkaar af. Zo ontstaat de juiste dichtheid voor ontmoetingen.
Dit is de meest gestelde vraag bij netwerkevenementen en het antwoord zit in de opzet. Een host die actief introduceert, is de belangrijkste factor. Daarnaast helpen een opstelling met kleine statafels verspreid door de ruimte, een tafelwissel bij het diner en gespreksstarters zoals een vraag op de naambadge. Een gestructureerd onderdeel aan het begin, bijvoorbeeld een korte kennismakingsronde, doorbreekt het patroon voordat groepjes zich vormen. Eten dat op verschillende plekken wordt geserveerd, houdt mensen in beweging. Ook een gezamenlijke activiteit zoals een proeverij of een workshop mengt de groep. Wij bouwen deze elementen in het programma in. Zo wordt nieuwe mensen ontmoeten het natuurlijke gedrag in plaats van de uitzondering.
Een event host is de verbindende schakel tussen de gasten en het programma. Vooraf bestudeert de host de gastenlijst en bespreekt met de organisator wie elkaar zouden moeten ontmoeten. Tijdens het event ontvangt de host de gasten, introduceert mensen aan elkaar met een concrete reden en houdt in de gaten wie alleen staat. Daarnaast kondigt de host de onderdelen aan en bewaakt het tempo, zodat het programma niet uitloopt. Bij een inhoudelijk deel kan de host een gesprek op het podium leiden. Aan het einde rondt de host af met een bedankwoord en een blik op het vervolg. Het verschil met een presentator is dat een host tussen de gasten beweegt. Daardoor ontstaan ontmoetingen die anders niet zouden plaatsvinden.
Ja, het eigen pand is voor een netwerkevent vaak een sterke keuze. Gasten zien het bedrijf van binnen en dat levert direct gespreksstof op. Een showroom, kantoortuin, loods of bedrijfshal kan met decor, verlichting en een slimme opstelling worden omgetoverd tot een sfeervolle netwerklocatie. Een rondleiding in kleine groepen wordt dan een natuurlijk onderdeel van het programma. Wij bekijken vooraf de ruimte en letten op akoestiek, looproutes, catering en parkeren. Bij een pand in een bedrijvenpark in het Westland of langs de A20 is bereikbaarheid meestal goed geregeld. Na afloop ruimen wij op, zodat het pand de volgende werkdag weer gewoon in gebruik is. Het event voelt daardoor persoonlijker dan in een gehuurde zaal.
Catering op een netwerkevent moet gesprekken ondersteunen en niet onderbreken. Kleine gerechten die staand te eten zijn, werken beter dan een uitgebreid zittend diner, tenzij een tafelwissel onderdeel van het programma is. Een walking dinner met meerdere stations verspreid door de ruimte houdt gasten in beweging en zorgt voor nieuwe ontmoetingen bij elk station. Een mobiele cocktailbar is een blikvanger waar mensen samen een keuze maken en zo een gesprek beginnen. Let ook op alcoholvrije opties, omdat veel gasten na afloop nog rijden. Bij een divers gezelschap stemmen wij het aanbod af op verschillende eetgewoonten. De timing van het eten plannen wij zo dat het inhoudelijke deel niet wordt verstoord. Zo werkt de catering mee aan het doel.
Hoe zorgen wij dat het netwerken na het event doorgaat?
De kosten worden bepaald door het aantal gasten, de locatie, de catering, de inzet van een host en het entertainment. Een netwerkborrel in het eigen pand met hapjes en een bar vraagt een ander budget dan een netwerkdiner op een externe locatie met een uitgebreid programma. De aankleding en de techniek voor een inhoudelijk deel tellen mee, net als een photobooth of een cocktailbar. Wij werken vanuit het doel van het event en stellen een voorstel samen waarin de keuzes per onderdeel zichtbaar zijn. Zo bepalen jullie waar het accent ligt. Vaak blijkt dat een goede host en een slimme opstelling meer opleveren dan dure extra’s. Het voorstel werken wij na de kennismaking voor jullie uit. Daarin staat precies wat is inbegrepen.
Ja, netwerkborrels en netwerkevenementen voor ondernemersverenigingen en bedrijvenkringen horen bij onze kernactiviteiten. Vanuit Maasdijk kennen wij het ondernemersklimaat in Naaldwijk, ‘s-Gravenzande, Monster, Hoek van Holland en de rest van het Westland goed. Dat helpt bij het kiezen van een passende locatie, het samenstellen van een programma dat aansluit bij de leden en het vinden van lokale leveranciers. Ook buiten het Westland werken wij graag, bijvoorbeeld in Rotterdam, Den Haag, Delft en Maassluis. Een netwerkborrel kan bij een lid op locatie plaatsvinden, wat de leden een kijkje achter de schermen geeft. Wij verzorgen het concept, de catering, de host en de uitvoering. Het bestuur kan daardoor zelf netwerken. Neem contact op voor een gesprek over de mogelijkheden.