Vrijwilligersfeest organiseren: bedanken met een feest dat van hen is

Vrijwilligersfeest Organiseren

Een vrijwilligersfeest organiseren is de meest directe manier om te zeggen wat je het hele jaar al denkt: zonder jullie lukt het niet. Vrijwilligers vragen zelden om een bedankje. Ze staan op zaterdagochtend langs de lijn, rijden bewoners van het verpleeghuis naar de dagbesteding, bemensen het buurthuis en springen bij als de gemeente een evenement op poten zet. Juist daarom werkt een feest voor deze groep anders dan een bedrijfsfeest. Het gaat niet om imponeren, maar om erkenning. Om een avond of middag waarop iemand anders het werk doet en de vrijwilligers zelf eens gast zijn. Bij Make it Awesome organiseren wij vrijwilligersfeesten voor verenigingen, zorginstellingen, gemeenten en stichtingen in het Westland en de rest van Zuid-Holland. Laagdrempelig, warm en met een programma waar de vrijwilligers zelf plezier in hebben. Op deze pagina lees je hoe wij zo’n feest aanpakken, wat er bij komt kijken en waarom een goed vrijwilligersfeest meer oplevert dan een gezellige avond alleen. Jullie bedanken, wij regelen de rest.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Een vrijwilligersfeest organiseren waarin erkenning centraal staat

Wie een vrijwilligersfeest wil organiseren, begint het beste bij de vraag wat de vrijwilligers moeten voelen als ze weer naar huis gaan. Het antwoord is bijna altijd hetzelfde: gezien en gewaardeerd. Dat vraagt om een feest waarin de erkenning niet als een verplicht praatje aan het begin wordt afgewerkt, maar door de hele avond verweven zit. Een korte, persoonlijke toespraak van de voorzitter of bestuurder is waardevol, mits die concreet is en gaat over wat mensen daadwerkelijk hebben gedaan. Het effect wordt groter als de erkenning ook zichtbaar wordt in de aankleding. Foto’s van het afgelopen jaar op groot formaat, een wand met de namen van iedereen die heeft meegeholpen, een tafel met de spullen die de vrijwilligers dagelijks gebruiken, als eerbetoon opgesteld. Dat zijn kleine ingrepen met groot effect. Een sportvereniging in Naaldwijk die haar kantinevrijwilligers, trainers en klusploeg samen wil bedanken, kan het feest bijvoorbeeld inrichten rond de plekken waar die mensen hun uren maken: langs de lijn, achter de bar, in de kleedkamer. Bij een vrijwilligersfeest organiseren wij de erkenning ook in het programma zelf. Een quiz over de club of instelling, een gastheer die de verhalen van vrijwilligers kent en er terloops naar verwijst, een moment waarop niet het bestuur maar de vrijwilligers zelf het woord krijgen. Zo voelt het feest niet als een cadeau van bovenaf, maar als een avond die van hen is. Dat verschil merken mensen direct en het bepaalt of ze het volgende jaar weer op de lijst willen staan.
Organiseer Jouw Evenement!

Voor wie wij vrijwilligersfeesten organiseren: verenigingen, zorg en gemeenten

Vrijwilligersfeesten organiseren wij voor heel verschillende organisaties en elke groep vraagt om een andere toon. Bij een sport- of muziekvereniging is de sfeer informeel en kent iedereen elkaar; daar past een borrel met een mobiele cocktailbar, een foodtruck op het eigen terrein en live muziek die de kantine op zijn kop zet. In de zorg ligt het anders. Een verpleeghuis of zorginstelling wil vrijwilligers bedanken die vaak al jaren bewoners bezoeken, koffie schenken of wandelen met mensen die niet meer zelfstandig naar buiten kunnen. Die groep is gemengd in leeftijd en achtergrond en zoekt vooral warmte en rust. Een themamiddag met hapjes, muziek uit verschillende decennia en een photobooth werkt daar vaak beter dan een luide feestavond. Voor een gemeente die haar vrijwilligers uit alle wijken en projecten bij elkaar brengt, speelt weer iets anders: veel mensen kennen elkaar niet, dus het programma moet verbinding maken tussen groepen. Een walking dinner of een bakworkshop waarin de vrijwilligers van de speeltuin naast die van het taalcafé aan de slag gaan, doet dat bijna vanzelf. Stichtingen, buurthuizen en kerkelijke gemeenschappen hebben elk hun eigen gewoonten en gevoeligheden, bijvoorbeeld rond alcohol of muziek. Daar houden wij rekening mee. Multiculturele groepen vragen om catering en entertainment waarin iedereen zich herkent. Wat al deze feesten gemeen hebben, is dat de organisatie het liefst zelf ook wil genieten in plaats van de hele avond bij te vullen en op te ruimen. Daarom nemen wij het organiseren van het vrijwilligersfeest volledig uit handen.

Een programma dat vrijwilligers zelf leuk vinden

Het beste programma voor een vrijwilligersfeest is een programma waar de vrijwilligers zelf voor zouden kiezen. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk wordt vaak gekozen voor wat het bestuur mooi vindt. Vraag het dus aan de mensen zelf, of laat ons dat doen in de voorbereiding. Een klusploeg van gepensioneerde mannen wil misschien vooral goed eten en een tafel om bij te praten. Jonge trainers van een hockeyclub willen een dj en een dansvloer. Vrijwilligers van een zorginstelling genieten van een themamiddag waarin ze zelf eens verwend worden met een high tea, een zangeres en een goochelaar aan tafel. Bij een gemengde groep zorgen wij voor een programma met lagen: een rustig begin met een hapje en drankje, een gezamenlijk moment van erkenning, daarna keuze tussen een workshop, spelletjes of gewoon bijpraten aan de bar. Een thema helpt de avond kleur te geven zonder dat het dwingend wordt. Een summer festival op het sportpark, een tropical party in het buurthuis of een casino night in de kantine waar iedereen met nepgeld speelt: het thema geeft mensen een reden om zich te verkleden en verlaagt drempels. Wij letten daarbij op wat vrijwilligers niet willen. Geen lange speeches, geen gedwongen groepsopdrachten, geen programma dat tot middernacht doorloopt terwijl de helft de volgende ochtend weer langs de lijn staat. Bij het organiseren van een vrijwilligersfeest is het laagdrempelig houden een kunst op zich. Warm, gastvrij en zonder poespas, met precies genoeg verrassing om de avond bijzonder te maken.
Neem contact op

Zo pakken wij het organiseren van jullie vrijwilligersfeest aan

Als wij een vrijwilligersfeest organiseren, begint het met een gesprek over het doel en de groep. Hoeveel vrijwilligers zijn er, wat doen ze, hoe oud zijn ze ongeveer, wat is er in eerdere jaren gedaan en wat mag het feest opleveren? Daarna werken wij een concept uit met een voorstel voor locatie, thema, programma, catering en entertainment, inclusief een opbouw van de kosten per onderdeel. De locatie is vaak het eigen clubhuis, de kantine, een zaal in het verpleeghuis of een terrein van de gemeente; wij kleden die ruimte aan zodat ze anders voelt dan op een gewone dag. Vervolgens regelen wij alles: de catering, de bar, de hosts, de muziek, het decor en de techniek. Wij maken een draaiboek waarin het moment van erkenning een vaste plek heeft en stemmen dat af met de voorzitter of bestuurder die het woord voert. Op de feestdag zijn wij er van de eerste opbouw tot het opruimen. Dat betekent dat het bestuur en de vrijwilligerscoördinator zelf gast zijn, meepraten en meelachen, in plaats van met de koffiekan rond te lopen. Een vrijwilligersfeest organiseren wij ook op korte termijn, bijvoorbeeld als een subsidie onverwacht ruimte geeft of een seizoen sneller voorbij is dan gedacht. Na afloop bespreken wij kort wat werkte en wat de volgende keer anders kan. Ons werkgebied is het Westland en de rest van Zuid-Holland, van Maasdijk tot Rotterdam en Den Haag. Wil je jullie vrijwilligers dit jaar echt bedanken? Een bericht via telefoon, mail of het contactformulier is genoeg en wij reageren snel.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over vrijwilligersfeest organiseren

Hoe bedank je vrijwilligers op een manier die echt aankomt?
Erkenning komt aan als ze persoonlijk en concreet is. Een toespraak die benoemt wat mensen daadwerkelijk hebben gedaan, werkt beter dan een algemeen dankwoord. Laat de erkenning ook terugkomen in de aankleding, bijvoorbeeld met foto’s van het afgelopen jaar of een wand met alle namen. Geef vrijwilligers zelf het woord, in plaats van alleen het bestuur. Zorg dat zij die avond gast zijn en niets hoeven te doen. Kies een programma waar zij zelf plezier in hebben. Houd het laagdrempelig en warm, zonder poespas. Dan voelt het feest als een avond die van hen is en niet als een verplicht nummer.
Een goed programma sluit aan bij de mensen en niet bij de smaak van het bestuur. Begin rustig met een hapje en een drankje, zodat iedereen kan landen. Plan één duidelijk moment van erkenning, kort en persoonlijk. Bied daarna keuze: een workshop, een quiz over de organisatie, spelletjes of gewoon bijpraten aan de bar. Een thema geeft kleur, zoals een summer festival op het sportpark of een tropical party in het buurthuis. Vermijd lange speeches en gedwongen groepsopdrachten. Laat het niet tot diep in de nacht doorlopen als de helft de volgende ochtend weer klaarstaat. Wij stemmen het programma vooraf af op de groep.
Ja, zorginstellingen en verpleeghuizen zijn een belangrijk deel van ons werk. Vrijwilligers in de zorg zijn vaak gemengd in leeftijd en zoeken vooral warmte en rust. Een themamiddag met hapjes, muziek uit verschillende decennia en een photobooth werkt daar goed. Ook een high tea met een zangeres of een goochelaar aan tafel valt in de smaak. De locatie is vaak een zaal in de instelling zelf, die wij aankleden zodat ze anders voelt. Wij houden rekening met de dagelijkse routine van de organisatie. Het personeel en de vrijwilligerscoördinator kunnen zelf gast zijn. Zo wordt bedanken ook voor hen een feest.
Dat hangt af van het aantal vrijwilligers, de locatie, de catering en het programma. Een borrel in het eigen clubhuis vraagt iets anders dan een walking dinner met live muziek voor een hele gemeente. Vaste bedragen noemen wij niet, want elk vrijwilligersfeest is anders opgebouwd. In de offerte staat elk onderdeel apart, zodat je ziet waar het geld naartoe gaat. Vieren op eigen terrein scheelt de huur van een zaal. Een goed concept hoeft niet duur te zijn als het aansluit bij de groep. Soms werkt een sfeervolle middag met goede catering beter dan een grote avond. Een eerste gesprek is altijd vrijblijvend.
Bij een gemeente of grote stichting kennen vrijwilligers uit verschillende projecten elkaar vaak niet. Een walking dinner helpt daarbij goed, omdat gasten steeds van plek en van gezelschap wisselen. Een bakworkshop waarin gemengde teams samen aan de slag gaan, doet hetzelfde. Een host die mensen actief aan elkaar voorstelt, maakt het verschil. Een quiz met vragen over alle projecten laat iedereen iets herkennen. Vermijd vaste tafels per groep of per project. Laat de erkenning gaan over wat alle vrijwilligers gemeen hebben, namelijk hun inzet voor anderen. Dan ontstaat vanzelf een gesprek tussen de vrijwilliger van de speeltuin en die van het taalcafé.
Kan het feest in ons eigen clubhuis of buurthuis plaatsvinden?
Hoe eerder je begint, hoe meer keuze er is in datum, entertainment en catering. Een goed concept heeft tijd nodig om te rijpen en leveranciers hebben agenda’s. Toch is een vrijwilligersfeest ook op korte termijn haalbaar, bijvoorbeeld als een subsidie onverwacht ruimte geeft. Wij organiseren ook last-minute feesten, mits doel, datum, locatie en aantal gasten snel duidelijk zijn. Vieren in het eigen clubhuis of de eigen zaal scheelt zoektijd. Een datum in december of aan het einde van het seizoen is drukker dan een doordeweekse middag in het voorjaar. Bel ons als de datum al vaststaat. Dan bekijken wij meteen welke opties er nog open liggen.
Wij nemen het organiseren van het vrijwilligersfeest volledig uit handen. Dat begint met een gesprek over het doel en de groep, gevolgd door een concept met programma, thema, catering en entertainment. Vervolgens regelen wij de aankleding van de locatie, de bar, de hosts, de muziek en de techniek. Het draaiboek maken wij ook, inclusief een vaste plek voor het moment van erkenning. Tijdens het feest zelf blijft ons team erbij, vanaf het opbouwen tot het opruimen. Wat voor jullie overblijft, is de uitnodiging versturen en de toespraak voorbereiden. Daar helpen wij desgewenst ook bij. Jullie zijn die avond zelf gast op het feest van jullie eigen vrijwilligers.