Klantevenement organiseren dat klanten bedankt en de relatie verdiept

Klantevenement Organiseren

Een klantevenement organiseren is een van de weinige momenten waarop je klanten iets geeft zonder er direct iets voor terug te vragen. Geen presentatie van een nieuw product, geen offerte op tafel, maar een middag of avond waarop de relatie zelf centraal staat. Bedrijven in het Westland en de rest van Zuid-Holland gebruiken zo’n event om trouwe klanten te bedanken, om relaties die wat op afstand zijn geraakt weer dichterbij te halen en om te laten zien wie er achter het bedrijf schuilgaan. Make it Awesome, evenementenbureau uit Maasdijk, ontwikkelt en organiseert klantevenementen die gastvrijheid, exclusiviteit en inhoud combineren. Op deze pagina lees je waarom een klantevenement een investering in relatiebeheer is, hoe je gasten het gevoel geeft dat ze welkom zijn, welk programma waarde toevoegt zonder verkooppraatje en hoe je het uitnodigen en opvolgen aanpakt. Ons team neemt de organisatie uit handen, zodat jullie zelf de aandacht kunnen richten op de gesprekken die ertoe doen.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Klantevenement organiseren als investering in de relatie

Klanten binden gebeurt niet in een offerte, maar in de momenten daartussen. Een klantevenement organiseren is daarom in de eerste plaats relatiebeheer. Het geeft je klanten het gevoel dat zij meer zijn dan een ordernummer en het geeft jullie de kans om te horen wat er speelt bij de mensen die het bedrijf draaiende houden. Denk aan een leverancier van verpakkingen in Naaldwijk die zijn tuinbouwklanten na het seizoen uitnodigt voor een diner in de eigen hal. Of aan een accountantskantoor in Delft dat ondernemers samenbrengt voor een avond met een goed verhaal en een goede maaltijd. In beide gevallen is het doel hetzelfde: bedanken, verbinden en de relatie verdiepen. De effecten van een goed klantevent zijn langdurig. Klanten die elkaar op het event hebben ontmoet, praten erover in hun eigen netwerk. Relaties die twijfelden over een verlenging, zien weer waarom zij ooit voor jullie kozen. Nieuwe contacten bij de klant, bijvoorbeeld een jonge inkoper die de directeur opvolgt, leren jullie op een ontspannen manier kennen. Bij het organiseren van een klantevenement beginnen wij daarom bij de vraag wat de relatie nodig heeft. Gaat het om waardering na een lastig jaar, om het vieren van een gezamenlijke mijlpaal of om het herstellen van contact na een periode van stilte? Het antwoord bepaalt het karakter van het event, van een intiem walking dinner voor twintig relaties tot een festival op het eigen terrein voor honderden klanten. Ons team ziet een klantevent niet als kostenpost, maar als onderdeel van de manier waarop een bedrijf met zijn klanten omgaat. Wie dat serieus neemt, merkt het in de samenwerking daarna.
Organiseer Jouw Evenement!

Exclusiviteit en gastvrijheid als basis van jullie klantevent

Een klant die een uitnodiging ontvangt, moet direct voelen dat het geen massamailing is. Exclusiviteit begint bij de gastenlijst. Liever een kleinere groep die persoonlijk is uitgenodigd dan een volle zaal waarin niemand weet waarom hij is gekomen. Wij adviseren om bij het organiseren van een klantevenement scherp te kiezen: welke klanten willen jullie echt bedanken en welke relaties verdienen een uitnodiging omdat de samenwerking net begint? Gastvrijheid is vervolgens de manier waarop die keuze voelbaar wordt. Het begint bij de ontvangst. Een host die gasten bij naam begroet, een garderobe die geregeld is, een drankje dat klaarstaat zonder dat iemand hoeft te zoeken. Kleine dingen, maar samen bepalen zij of een gast zich welkom voelt. Ook de plek speelt mee. Een klantevent in het eigen pand laat zien wie jullie zijn en waar het werk gebeurt. Een rondleiding door de productie of de kas is voor veel klanten waardevoller dan een dure locatie ergens anders. Wij richten het pand zo in dat het gastvrij oogt zonder zijn karakter te verliezen: sfeerverlichting in de hal, een cocktailbar bij de ingang, een lounge waar gesprekken de ruimte krijgen. De catering sluit hierop aan met smaken die passen bij de gasten en bij het thema, van een verzorgde borrel tot een diner in gangen. Exclusiviteit betekent ook aandacht voor het tempo. Geen strak programma waar gasten van onderdeel naar onderdeel worden gejaagd, maar ruimte om te praten. Bij een klantevenement organiseren wij het programma daarom rond de gesprekken, niet andersom. De directie en de accountmanagers zijn de gastheren en gastvrouwen. Ons team zorgt dat zij die rol kunnen vervullen zonder zich zorgen te maken over de techniek of de keuken.

Programma van het klantevenement organiseren: waarde zonder verkooppraatje

De grootste valkuil bij het organiseren van een klantevenement is de verleiding om er een verkoopmoment van te maken. Gasten voelen het direct wanneer een uitnodiging voor een borrel eindigt in een productpresentatie van drie kwartier. De relatie krijgt dan een deuk in plaats van een impuls. Een programma dat waarde toevoegt, draait om wat de klant eraan heeft. Dat kan inhoud zijn: een spreker met een verhaal dat raakt aan de wereld van de gasten, bijvoorbeeld over de toekomst van de tuinbouw, over logistiek in de haven van Rotterdam of over de arbeidsmarkt in het Westland. Het kan ook beleving zijn: een bakworkshop waarin klanten samen aan de slag gaan, een proeverij die aansluit bij het bedrijf of live muziek die het diner draagt. En het kan ontmoeting zijn: klanten die elkaar kennen van naam, maar elkaar nog nooit hebben gesproken, aan één tafel zetten. Wij bouwen het programma op als een verhaal met een begin, een midden en een einde. De ontvangst is ontspannen en zet de toon. Het middendeel bevat het inhoudelijke of belevende onderdeel, kort genoeg om de energie vast te houden. Het slot is het moment waarop de directie bedankt en de gasten met een goed gevoel vertrekken. Het bedrijf zelf komt in dat verhaal wel voor, maar als gastheer en niet als verkoper. Een korte toespraak over waar jullie staan en wat jullie met de klanten hebben bereikt, is meer dan genoeg. Een klantevenement organiseren met deze opbouw levert precies op wat een verkooppraatje nooit bereikt: klanten die uit zichzelf vragen hoe het gaat en wat er nog meer mogelijk is.
Neem contact op

Uitnodigen en opvolgen: zo organiseer je een klantevenement dat blijft hangen

Het succes van een klantevent wordt voor een groot deel bepaald voor en na de dag zelf. De uitnodiging is het eerste contactmoment en verdient daarom aandacht. Een persoonlijk bericht van de directeur of accountmanager werkt beter dan een algemene mailing. Vermeld het doel van de avond, de sfeer en wat gasten mogen verwachten, zonder het programma tot in detail prijs te geven. Verstuur de uitnodiging ruim van tevoren en stuur een herinnering in de weken erna. Wij helpen bij de vorm en de timing en denken mee over een save the date wanneer de agenda’s van klanten vol zitten. Bij het organiseren van een klantevenement houden wij bovendien de aanmeldingen bij, zodat de catering en de opstelling kloppen met het aantal gasten. Op de dag zelf verzamelen wij de momenten die de moeite waard zijn: foto’s van de photobooth, beelden van de rondleiding, de toespraak op film. Die beelden vormen de basis voor de opvolging. Een bedankmail met een paar goede foto’s, verstuurd binnen enkele dagen na het event, verlengt de ervaring. Voor belangrijke relaties werkt een persoonlijk telefoontje van de accountmanager nog beter. Vraag naar hoe zij de avond hebben ervaren en luister naar wat er wordt gezegd. Klanten geven na een goed event vaak signalen af over nieuwe wensen, over onvrede die eerder onbenoemd bleef of over contacten die zij jullie willen aanreiken. Ons advies is om die signalen te noteren en binnen het bedrijf te bespreken. Zo wordt een klantevenement organiseren een cyclus: uitnodigen, ontvangen, opvolgen en een volgende stap zetten in de relatie. Het feest is het zichtbare deel, de opvolging bepaalt de waarde op lange termijn.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over klantevenement organiseren

Wat is een goed moment in het jaar voor een klantevenement?
Het beste moment hangt af van het ritme van jullie klanten. Bedrijven in de tuinbouw hebben het in het voorjaar druk en zijn na het seizoen beter beschikbaar. Kantoren zitten vaak vol in december en hebben in september of januari meer ruimte. Een klantevent rond een mijlpaal van het bedrijf, zoals een jubileum of een nieuwe vestiging, geeft de uitnodiging een natuurlijke aanleiding. Ook de zomer werkt goed wanneer je op het eigen terrein een buitenevent kunt houden. Vermijd periodes waarin jullie eigen team het te druk heeft om gastheer te zijn. Wij kijken samen naar de agenda van jullie branche. Zo kiezen wij een datum waarop de meeste klanten kunnen komen.
Liever een kleine groep die met aandacht is uitgekozen dan een grote groep zonder duidelijke reden. De omvang volgt uit het doel van het event. Voor een diner waarin gesprekken centraal staan, werkt een groep van enkele tientallen gasten goed. Voor een festival op het eigen terrein of een open huis kunnen dat er honderden zijn. Denk ook aan de verhouding tussen gasten en eigen medewerkers, want elke klant verdient een gastheer die tijd voor hem heeft. Een uitnodiging met partner maakt de sfeer informeler en verhoogt vaak de opkomst. Wij adviseren over de groepsgrootte op basis van het programma en de ruimte. De gastenlijst blijft altijd jullie keuze.
Ja, het eigen pand is vaak juist de sterkste locatie voor een klantevent. Klanten zien waar het werk gebeurt en leren de mensen achter het product kennen. Een rondleiding door de kas, het magazijn of de werkplaats is voor veel gasten het hoogtepunt van de avond. Wij bouwen de ruimte om met decor, licht en catering, zodat het gastvrij aanvoelt en toch herkenbaar blijft als jullie bedrijf. Ook de praktische zaken zoals parkeren, sanitair en stroom regelen wij. Voor bedrijven in het Westland, Rotterdam, Den Haag en Delft komen wij vooraf langs om de mogelijkheden te bekijken. Het pand hoeft niet groot te zijn. Een goed ingerichte kantine met een cocktailbar doet al veel.
Begin bij het doel: bedanken en verbinden, niet verkopen. Houd toespraken kort en richt ze op de samenwerking in plaats van op producten. Geef het programma inhoud die de klant zelf iets oplevert, zoals een spreker over een thema uit hun vakgebied of een activiteit die zij niet elke dag meemaken. Zorg dat jullie eigen team de rol van gastheer neemt en niet die van accountmanager met een doelstelling. Laat de gesprekken ontstaan en dwing ze niet af. Klanten die zich welkom voelen, beginnen zelf over de toekomst. Wij bewaken deze balans bij het opstellen van het programma. De verkoop volgt later vanzelf, als de relatie goed zit.
De catering moet passen bij het karakter van de gasten en het moment van de dag. Voor een middagevent met een rondleiding is een verzorgde lunch of een uitgebreide borrel met hapjes geschikt. Voor een avondevent kiezen veel bedrijven een walking dinner, waarbij gasten in gangen eten en tussendoor blijven bewegen en praten. Een diner aan lange tafels werkt goed wanneer je gesprekken wilt sturen door de tafelindeling. Een cocktailbar geeft de ontvangst een feestelijk accent en biedt ook alcoholvrije opties. Wij letten op dieetwensen en op smaken uit meerdere keukens bij een internationale klantenkring. De catering sluit aan bij het thema en het decor. Zo wordt het eten onderdeel van het verhaal.
Hoe meet ik het effect van een klantevenement?
Het traject start met een gesprek over het doel, de klanten die jullie willen uitnodigen en de sfeer die jullie voor ogen hebben. Daarna ontwikkelen wij een concept met programma, decor, catering en entertainment. Vervolgens regelen wij de leveranciers, de techniek en de opbouw op de gekozen locatie. Ook helpen wij met de vorm en timing van de uitnodigingen en houden wij de aanmeldingen bij. Op de dag zelf is ons team aanwezig om het programma te begeleiden en de gasten te ontvangen. Na afloop leveren wij beelden aan voor de opvolging. Jullie eigen team kan zich zo volledig richten op de gasten. De zeggenschap over de boodschap en de gastenlijst blijft bij jullie.
Voor een klantevent adviseren wij om de uitnodiging enkele weken tot een paar maanden vooraf te versturen, afhankelijk van de doelgroep. Drukbezette ondernemers en directeuren hebben een volle agenda en waarderen een vroege aankondiging. Een save the date direct na het vaststellen van de datum werkt goed, gevolgd door de officiële uitnodiging met het programma. Stuur een herinnering aan gasten die nog niet hebben gereageerd. Persoonlijke opvolging door de accountmanager verhoogt de opkomst aanzienlijk. Houd de aanmeldingen bij, zodat de catering en de opstelling kloppen. Wij denken mee over de planning en de tekst van de uitnodiging. Zo begint de gastvrijheid al voordat het event plaatsvindt.