Eventplanner inhuren en zelf weer tijd overhouden voor je eigen werk

Eventplanner Inhuren

Een eventplanner inhuren is voor veel bedrijven het moment waarop het organiseren van een feest of event ophoudt een bijbaan te zijn. De officemanager die naast haar eigen werk een personeelsfeest regelt, de HR-adviseur die een jubileum op zijn bord krijgt, de directeur die zelf de band belt: het gaat vaak goed, maar het kost avonden en het overzicht raakt zoek. Make it Awesome werkt vanuit Maasdijk in het Westland voor bedrijven en zorginstellingen in heel Zuid-Holland. Als eventplanner nemen wij het traject over, van concept tot uitvoering en werken wij samen met één vaste contactpersoon binnen jullie organisatie. Op deze pagina leggen wij uit wat een eventplanner concreet doet, op welk moment inhuren zinvol wordt, hoe de samenwerking met jullie interne contactpersoon verloopt en wat het scheelt in tijd, overzicht en het aansturen van leveranciers. Zo kun je een goede afweging maken voordat je de telefoon pakt of het contactformulier invult.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Eventplanner inhuren: wat wij concreet voor je doen

Een eventplanner vertaalt een wens naar een uitvoerbaar plan en zorgt daarna dat het plan ook echt gebeurt. Bij ons begint dat met een gesprek over het doel: waarom komen de gasten samen en wat moeten ze voelen als ze naar huis gaan? Uit dat gesprek komt een concept met sfeer, thema, programma en een globale opzet van eten, drinken en entertainment. Daarna volgt het planwerk. Wij zoeken een locatie of beoordelen jullie eigen pand, vragen offertes op bij leveranciers, maken een tijdlijn en een draaiboek en houden alle afspraken in één overzicht bij. Denk aan een zorginstelling die een familiedag wil met een programma voor bewoners, familie en personeel tegelijk. Daar moet het eten passen bij de bewoners, het geluid niet te hard zijn voor mensen met dementie en het programma toch leuk blijven voor kinderen. Zulke afwegingen maken wij dagelijks. In de aanloop naar het event stemmen wij alles af met de techniek, de catering, de artiesten en de aankleding. Op de dag zelf zijn wij aanwezig vanaf de opbouw. Wij ontvangen de leveranciers, bewaken de tijd en grijpen in als er iets afwijkt. Jij hoeft niet met een portofoon rond te lopen en kunt gewoon gastheer of gastvrouw zijn. Na afloop regelen wij de afbouw en de afronding met de leveranciers. Een eventplanner inhuren betekent dus niet dat je een adviseur krijgt die een lijstje aanlevert. Je krijgt een team dat de verantwoordelijkheid voor het resultaat overneemt en dat snel schakelt wanneer de praktijk anders loopt dan het plan.
Organiseer Jouw Evenement!

Wanneer een eventplanner inhuren de juiste keuze is

Niet elk feest heeft een eventplanner nodig. Een borrel voor twaalf collega’s in de eigen kantine regel je prima zelf. Het kantelpunt ligt meestal bij drie factoren: het aantal gasten, het aantal leveranciers en de tijd die intern beschikbaar is. Zodra er een locatie, een cateraar, techniek, entertainment en aankleding bij elkaar moeten komen, ontstaat een keten waarin elke schakel op de andere wacht. Dan wordt het coördineren een taak op zich. Een tweede signaal is de druk op de interne organisator. Een assistent die naast een volle agenda een jubileum van een familiebedrijf moet regelen, mist al snel de tijd om leveranciers te vergelijken en alternatieven te bedenken. Een derde reden is de inhoud. Wil je meer dan een zaal met een buffet, bijvoorbeeld een themafeest, een bedrijfsfestival op eigen terrein of een event dat een boodschap moet overbrengen, dan helpt het als iemand met ervaring in conceptontwikkeling meedenkt. Ook tijdsdruk speelt mee. Een last-minute bedrijfsfeest omdat de resultaten beter waren dan verwacht, vraagt om een team dat in een paar dagen een concept kan neerzetten en de juiste partijen kent. Een eventplanner inhuren is verder logisch wanneer het event buiten de eigen expertise valt, zoals een dementievriendelijk zintuigenfeest in een verpleeghuis of een multicultureel personeelsfeest met uiteenlopende wensen rond eten en muziek. Twijfel je, dan is een kort gesprek meestal genoeg om te bepalen of het zinvol is. Wij zeggen het eerlijk als je het net zo goed zelf kunt doen.

Samenwerking tussen eventplanner en jullie interne contactpersoon

De beste resultaten ontstaan wanneer wij samenwerken met één vaste contactpersoon binnen jullie organisatie. Dat kan de officemanager zijn, iemand van HR, een lid van de personeelsvereniging of de directeur zelf. Deze persoon kent de cultuur van het bedrijf, weet wat er speelt en kan intern snel beslissingen ophalen. Wij brengen de eventkennis, het netwerk van leveranciers en de capaciteit om uit te voeren. De rolverdeling spreken wij aan het begin af. Meestal ziet die er zo uit: de interne contactpersoon levert de gastenlijst, de interne communicatie en de inhoudelijke input, bijvoorbeeld wie er een toespraak houdt of welke afdelingen bij elkaar aan tafel moeten. Wij verzorgen concept, planning, leveranciers, draaiboek en de uitvoering op de dag. Tussentijds werken wij met vaste afstemmomenten, zodat de contactpersoon niet steeds hoeft te vragen hoe het staat. Een voorbeeld: een logistiek bedrijf in Maassluis met ploegendiensten wil een personeelsfeest waar alle ploegen kunnen komen. De interne contactpersoon weet hoe de roosters lopen en welke gevoeligheden er zijn tussen de ploegen. Wij vertalen dat naar een programma met een vroege en een late start en een opzet die groepen mengt. Zo ontstaat een event dat klopt bij het bedrijf en tegelijk professioneel is uitgevoerd. Wie een eventplanner inhuurt, houdt dus wel degelijk invloed. Je bepaalt de richting en de kaders, wij vullen in en voeren uit. Dat maakt de samenwerking prettig voor beide kanten en voorkomt vervelende verrassingen op de dag zelf, wanneer er geen tijd meer is om bij te sturen.
Neem contact op

Eventplanner inhuren scheelt tijd, overzicht en gedoe met leveranciers

De winst van een eventplanner inhuren zit in drie dingen: tijd, overzicht en leveranciers. Tijd is de meest zichtbare van de drie. Het organiseren van een middelgroot personeelsfeest kost een interne organisator vele uren aan bellen, mailen, vergelijken en nabellen. Die uren verdwijnen niet, maar verschuiven naar ons, terwijl jouw collega’s hun eigen werk kunnen blijven doen. Overzicht is minder zichtbaar, maar minstens zo waardevol. Bij een event met meerdere leveranciers ontstaan al snel tientallen afspraken over tijden, aantallen, aansluitingen en betalingen. Wij houden die bij in één draaiboek en signaleren wanneer twee afspraken elkaar bijten, bijvoorbeeld een band die wil opbouwen terwijl het diner net begint. Leveranciers zijn het derde punt. Wij werken met partijen voor catering, techniek, decor, live muziek, entertainment, photobooth en cocktailbar en weten wat zij kunnen en wat niet. Dat scheelt zoeken en het voorkomt teleurstellingen. Bovendien treden wij op als opdrachtgever richting deze partijen, zodat jij niet zelf hoeft te onderhandelen of te escaleren. Voor een ondernemersvereniging in het Westland die een netwerkborrel organiseert, betekent dit dat het bestuur zich kan richten op de gastenlijst en het welkomstwoord. Wij regelen de rest. Ook op de dag zelf betaalt dit zich uit: als de cateraar later is of de stroom uitvalt, is er iemand die het oplost. Een eventplanner inhuren is daarom geen luxe, maar een keuze om de energie te steken in het doel van het event in plaats van in de logistiek eromheen.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over eventplanner inhuren

Wat kost het om een eventplanner in te huren?
Dat hangt af van wat je bij ons neerlegt en hoe groot het event is. Sommige opdrachtgevers willen alleen het concept en de coördinatie, anderen laten het complete traject aan ons over. De kosten bestaan uit onze uren voor voorbereiding en uitvoering en de kosten van de leveranciers, zoals locatie, catering, techniek en entertainment. Het aantal gasten, de duur van het event en de gewenste aankleding bepalen het grootste deel van het totaal. Wij werken altijd met een duidelijk overzicht vooraf, zodat je weet waar het geld naartoe gaat. Onderweg geven wij aan waar keuzes het verschil maken. Zo kun je zelf bepalen waar je op inzet en waar je bespaart. Een vrijblijvend gesprek geeft snel een beeld van de mogelijkheden binnen jullie budget.
In de praktijk lopen die begrippen door elkaar. Een eventplanner is vaak één persoon die de organisatie coördineert. Een evenementenbureau heeft een team en biedt meestal ook conceptontwikkeling, decor, catering en entertainment aan. Make it Awesome is een evenementenbureau en werkt daarmee als eventplanner voor de opdrachtgever. Je krijgt bij ons dus één aanspreekpunt voor de planning en tegelijk een team dat het event kan bouwen en uitvoeren. Dat betekent dat je niet apart een planner en een uitvoerende partij hoeft te zoeken. Voor jou is vooral van belang wie de verantwoordelijkheid draagt op de dag zelf. Bij ons ligt die verantwoordelijkheid bij het team dat het event ook heeft bedacht.
Een exact aantal uren verschilt per event, maar het gaat om het hele traject en niet alleen om de dag zelf. Het zoeken en vergelijken van locaties en leveranciers kost een interne organisator vaak de meeste tijd. Daarna komen het afstemmen van details, het bewaken van deadlines en het beantwoorden van vragen van collega’s. Al dat werk verschuift naar ons. Jouw interne contactpersoon besteedt nog wel tijd aan de gastenlijst, de interne communicatie en de afstemmomenten met ons. Dat is echter overzichtelijk en planbaar. Op de dag zelf hoeft niemand van jullie de leveranciers aan te sturen of problemen op te lossen. Dat scheelt niet alleen uren, maar vooral ook de spanning die erbij hoort.
Ja, dat kan en dat spreken wij aan het begin duidelijk af. Sommige bedrijven hebben bijvoorbeeld een vaste cateraar of een eigen huisband die zij graag willen inzetten. Anderen willen de uitnodigingen en de interne communicatie in eigen hand houden. Wij passen onze rol daarop aan en nemen de overige onderdelen over. Belangrijk is dat de verantwoordelijkheden helder zijn, zodat er op de dag zelf geen taak tussen wal en schip valt. Daarom leggen wij de taakverdeling vast in het draaiboek. Wat jullie zelf doen, nemen wij wel mee in de tijdlijn en de afstemming. Zo blijft het één geheel, ook als meerdere partijen een bijdrage leveren.
Je bereikt ons via het contactformulier op de website, per telefoon of per e-mail. Daarna hoor je snel van ons en plannen wij samen een eerste kennismakingsgesprek. In dat gesprek vragen wij naar het doel van het event, de doelgroep, de gewenste datum, het aantal gasten en de kaders waarbinnen wij mogen denken. Ook horen wij graag wat er al vastligt, zoals een locatie of een datum. Op basis daarvan werken wij een eerste concept uit met een globale opzet. Dat bespreken wij samen en stellen wij bij waar nodig. Pas als het concept staat, gaan wij verder met leveranciers en planning. Je zit dus nergens aan vast voordat je precies weet wat wij voorstellen.
Werken jullie ook als eventplanner voor zorginstellingen?
Hoe eerder, hoe meer keuzevrijheid in datum, locatie en entertainment. Voor een groot personeelsfeest of jubileum is een ruime aanloop prettig, omdat gewilde leveranciers en locaties snel vol zitten. Toch is een korte termijn geen reden om af te haken. Last-minute bedrijfsfeesten horen bij ons werk en dan bouwen wij het concept rond wat beschikbaar is. In zo’n geval schakelen wij snel en maken wij scherpe keuzes samen met jou. Het belangrijkste is dat de datum en het doel vaststaan, de rest volgt daarna. Neem dus contact op zodra je weet dat er een event komt. Wij geven direct aan wat er in de beschikbare tijd realistisch is.
Zeker, jij bepaalt het doel, de kaders en de sfeer die past bij jullie organisatie. Wij denken mee, inspireren met mogelijkheden en doen voorstellen, maar de keuzes blijven bij jou. Op vaste momenten leggen wij de stand van zaken voor en vragen wij om een besluit waar dat nodig is. Zo houd je grip zonder dat je alles zelf hoeft te doen. Tijdens het event zelf nemen wij de operationele leiding, omdat er dan snel gehandeld moet worden. Ook dat spreken wij vooraf met je door, zodat je weet wat je kunt verwachten. Verrassingen voor de gasten zijn leuk, verrassingen voor de opdrachtgever niet. Daarom is openheid over elke stap de basis van onze samenwerking.