Zomerfeest bedrijf organiseren op eigen terrein met echt festivalgevoel

Zomerfeest Bedrijf Organiseren

Een zomerfeest bedrijf organiseren begint met een simpele constatering: in de zomer willen mensen buiten zijn. De parkeerplaats achter de loods, het grasveld naast het kantoor of het erf van een kwekerij in Naaldwijk verandert met de juiste aankleding in een festivalterrein waar collega’s tot laat blijven hangen. Make it Awesome organiseert vanuit Maasdijk zomerfeesten voor bedrijven in het Westland en de rest van Zuid-Holland, meestal op het eigen terrein van de klant. Dat scheelt zaalhuur en geeft het feest een thuisgevoel dat je in een gehuurde locatie zelden bereikt. Wel vraagt een buitenfeest om andere afwegingen dan een feest binnen. Het weer laat zich niet plannen, schaduw en verkoeling zijn geen luxe maar noodzaak en de zomerpiek zorgt dat goede leveranciers vroeg vol zitten. Op deze pagina lees je hoe wij een zomerfeest aanpakken, van festivalopzet en catering tot regenplan en tijdlijn, zodat jullie zomerfeest een event met effect wordt in plaats van een barbecue met een muziekje.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Zomerfeest voor je bedrijf organiseren met een festivalopzet op eigen terrein

Het verschil tussen een personeelsbarbecue en een zomerfeest met festivalgevoel zit in de opbouw van het terrein. Bij een barbecue staat iedereen rond één grill en één bar, bij een festival zijn er meerdere plekken die elk iets anders bieden. Wij verdelen het terrein van het bedrijf daarom in zones: een podium of dj-plek waar de muziek vandaan komt, een foodcourt met verschillende kramen, een chill-out hoek met loungebanken en schaduw, een activiteitenplek en een bar die op meerdere punten uitgeeft, zodat er nooit lange rijen ontstaan. Een logistiek bedrijf met een groot buitenterrein kan het laadplein gebruiken voor het podium en de docks als overdekte bar. Een kwekerij kan tussen de kassen een festivalstraat bouwen met vlaggen, lampjes en houten bankjes. Zo krijgt het zomerfeest een eigen karakter dat past bij het bedrijf. Het festivalgevoel ontstaat verder door de details: polsbandjes bij de ingang, een programma op een bord, foodtrucks in plaats van een buffet, een mobiele cocktailbar met zomerse cocktails en een photobooth met zomerse attributen. Een zomerfeest bedrijf organiseren op deze manier vraagt om een goed plan van het terrein, met aandacht voor looproutes, stroompunten, watervoorziening en de plek waar de leveranciers kunnen laden en lossen. Wij maken dat plan samen met jullie, lopen het terrein vooraf door en kijken wat er al is en wat er nog moet komen. Een bedrijfsfestival op eigen terrein voelt daardoor niet als een geïmproviseerd feest, maar als een echt evenement waar medewerkers trots op zijn en waar ze foto’s van delen.
Organiseer Jouw Evenement!

Weer, schaduw en verkoeling als je een zomerfeest voor je bedrijf organiseert

Wie in juni of juli een buitenfeest plant, heeft twee scenario’s nodig: één voor een stralende dag en één voor regen of extreme hitte. Beide vragen om voorbereiding. Bij warm weer is schaduw het eerste waar wij naar kijken. Een terrein zonder bomen krijgt stretchtenten, parasols of een overkapping boven de foodzone en de zitplekken, zodat gasten niet de hele middag in de volle zon staan. Verkoeling regelen wij met watertappunten, een bar met veel alcoholvrije en verfrissende dranken, ijs als onderdeel van de catering en waar mogelijk een plek waar het merkbaar koeler is, zoals een geopende loods met de deuren aan beide zijden open. Bij regen moet er een overdekte optie zijn die groot genoeg is voor alle gasten. Die optie moet er al staan voordat het gaat regenen, want een tent opbouwen tijdens een bui werkt niet. Een tuinbouwbedrijf in ‘s-Gravenzande heeft vaak een lege schuur of een deel van de kas beschikbaar, een kantoor in Delft kan de parkeergarage of de kantine als terugvaloptie gebruiken. Wij nemen die opties mee in het plan, zodat het zomerfeest doorgaat wat het weer ook doet. Ook de timing van het programma stemmen wij af op de zon: de actieve onderdelen plannen wij in de late middag als de hitte afneemt, het eten rond zonsondergang en de muziek als het donker wordt en de lampjes aangaan. Zo gebruiken wij het weer als bondgenoot in plaats van als risico en blijft het zomerfeest van het bedrijf een fijne ervaring van begin tot eind.

Zomerse catering en entertainment voor een bedrijfszomerfeest

Eten en drinken bepalen op een zomerfeest voor een groot deel de sfeer. Zware buffetten en warme stamppotten passen niet bij een terrein in de zon, frisse en lichte gerechten wel. Wij werken graag met een foodcourt van verschillende kramen of foodtrucks, zodat gasten kunnen kiezen en het eten verspreid over de avond beschikbaar blijft. Denk aan gegrilde groenten en vis, tacos en pokébowls, een fruitkraam, ijs en gekoelde desserts. Bij een multicultureel personeelsbestand, zoals in de logistiek en de tuinbouw in het Westland vaak het geval is, stemmen wij het aanbod daarop af met gerechten uit verschillende keukens en duidelijke informatie over ingrediënten. De mobiele cocktailbar is bij een zomerfeest een vaste favoriet, met zomerse cocktails en mocktails die net zo mooi ogen. Bij het entertainment zoeken wij de balans tussen muziek en beleving. Een band of dj op het podium geeft het feest een kern, maar daaromheen zijn onderdelen nodig die mensen in beweging brengen en met elkaar in gesprek. Een silent disco, een strandvolleybalveld op het terrein, een bakworkshop onder een overkapping, een caricaturist of een spelletjeszone met oude kermisspellen werken goed. Onze event hosts zorgen ervoor dat het programma verbindt en dat ook de collega’s die elkaar minder goed kennen meedoen. Voor een bedrijf met ploegendiensten plannen wij het zomerfeest zo dat ook de nachtploeg kan aansluiten, bijvoorbeeld met een langer lopende foodzone. Het doel blijft steeds hetzelfde: een zomerfeest waarin eten, drinken en entertainment samen één zomerse beleving vormen die past bij het bedrijf en de mensen die er werken.
Neem contact op

Tijdig een zomerfeest voor het bedrijf organiseren vóór de zomerpiek

De zomer is de drukste periode voor buitenevenementen en dat merk je in de beschikbaarheid van tenten, foodtrucks, artiesten en toiletwagens. Wie in mei begint met plannen voor een zomerfeest in juli, heeft minder keuze dan wie in het vroege voorjaar start. Daarom raden wij aan om een zomerfeest bedrijf organiseren ruim vooraf op de agenda te zetten. Een vroege start geeft bovendien ruimte om de datum te kiezen die het beste past, bijvoorbeeld net voor de bouwvak of aan het einde van de zomervakantie als iedereen weer terug is. Onze aanpak begint met een gesprek over het doel: is het zomerfeest een bedankje voor een druk seizoen, een moment om nieuwe collega’s te verwelkomen of de aftrap van een nieuw bedrijfsjaar? Vanuit dat doel maken wij een concept met een sfeerbeeld, een programma en een terreinplan. Daarna nemen wij de uitvoering uit handen: leveranciers, vergunningen als die nodig zijn voor geluid of tenten, de afstemming met de buren, de opbouw en de afbouw. Jullie krijgen één aanspreekpunt en hoeven niet zelf twintig partijen aan te sturen. Op de dag zelf is ons team op het terrein aanwezig om alles te coördineren, zodat de directie en de organisatiecommissie zelf kunnen meefeesten. Vanuit Maasdijk zijn wij snel op locatie in het Westland, Rotterdam, Den Haag en de rest van Zuid-Holland. Wil je een zomerfeest voor jouw bedrijf organiseren dat meer is dan een barbecue? Neem contact op via het contactformulier, bel ons of stuur een e-mail, dan plannen wij een gesprek en beginnen wij met de ideeën.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over zomerfeest bedrijf organiseren

Wat is de beste periode voor een zomerfeest van een bedrijf?
De meeste bedrijven kiezen voor juni, begin juli of eind augustus. Juni heeft lange avonden en een goede kans op mooi weer, terwijl de zomervakantie nog niet is begonnen. Begin juli werkt goed als afsluiting voor de vakantie, maar dan zijn de eerste collega’s soms al weg. Eind augustus is aantrekkelijk als iedereen terug is en het bedrijf weer op volle sterkte draait. Voor bedrijven in de tuinbouw spelen oogst en piekseizoen mee in de keuze. Bij ploegendiensten kijken wij naar een moment waarop zo veel mogelijk teams kunnen aansluiten. Wij adviseren om de datum vroeg vast te leggen, omdat leveranciers in de zomer snel volgeboekt zijn. Een vroege keuze geeft ook rust in de voorbereiding.
Elk zomerfeest dat wij organiseren heeft een regenplan dat vooraf vaststaat. Dat betekent dat er een overdekte optie is die groot genoeg is voor alle gasten, zoals een stretchtent, een loods of een bedrijfshal. Die optie staat al klaar voordat het feest begint, zodat niemand tijdens een bui hoeft te improviseren. Ook de techniek, het podium en de catering zijn zo opgesteld dat ze bij regen beschermd blijven. Enkele dagen vooraf bekijken wij de weersverwachting en bepalen wij samen of het programma wordt aangepast. Vaak is het slechts een kwestie van de foodzone en de zitplekken naar binnen verplaatsen. Muziek en entertainment gaan gewoon door. Een regenbui hoeft de sfeer dus niet te bederven als de voorbereiding klopt.
Ja, het eigen terrein is voor een zomerfeest vaak de mooiste plek. Een parkeerplaats, een grasveld, een erf of het buitenterrein van een loods bieden meestal genoeg ruimte voor een festivalopzet. Wij komen vooraf langs om het terrein te bekijken en te beoordelen wat er nodig is. Daarbij letten wij op stroom, water, sanitair, bereikbaarheid voor leveranciers en de afstand tot de buren in verband met geluid. Ook kijken wij of een melding of vergunning bij de gemeente nodig is. Het voordeel van eigen terrein is dat het feest past bij het bedrijf en dat medewerkers zich thuis voelen. Na afloop zorgen wij dat alles wordt opgeruimd. De volgende werkdag kan het bedrijf gewoon weer draaien.
Dat hangt af van de omvang en de wensen, maar in de zomer speelt vooral de beschikbaarheid van leveranciers een rol. Tenten, foodtrucks, artiesten en sanitaire voorzieningen zijn in juni en juli snel volgeboekt. Hoe eerder wij beginnen, hoe meer keuze er is en hoe beter de datum aansluit bij de agenda van het bedrijf. Wij maken na het eerste gesprek een planning met beslismomenten, zodat jullie weten wanneer het concept, de gastenlijst en het programma vast moeten staan. Kleine zomerfeesten kunnen sneller worden opgezet dan een bedrijfsfestival met meerdere zones. Ook een last-minute zomerfeest is soms mogelijk. Dan werken wij met wat beschikbaar is. Vroeg starten blijft het beste advies voor het meeste resultaat.
Licht, fris en verspreid over de avond werkt buiten het beste. Foodtrucks of een foodcourt met verschillende kramen geven gasten keuze en voorkomen lange rijen bij één buffet. Gegrilde gerechten, salades, fruit, ijs en gekoelde desserts passen bij een warme dag. Voor bedrijven met een divers personeelsbestand stemmen wij het aanbod af op verschillende eetgewoonten en geven wij duidelijk aan wat er in de gerechten zit. Bij de drank zorgen wij voor veel verfrissende en alcoholvrije opties naast bier en wijn. Een mobiele cocktailbar met zomerse cocktails en mocktails is een blikvanger op het terrein. Wij letten daarnaast op koeling en voedselveiligheid in de zon. Zo blijft alles lekker en veilig tot laat in de avond.
Hoe zorgen wij dat medewerkers met ploegendienst ook kunnen meedoen?
De kosten worden bepaald door het aantal gasten, de opzet van het terrein, de catering en het entertainment. Een festivalopzet met meerdere zones vraagt meer tenten, techniek en aankleding dan een compacte opstelling. Foodtrucks en een cocktailbar zijn andere posten dan een buffet met een bar. Ook het regenplan telt mee, omdat een overdekte optie voor alle gasten beschikbaar moet zijn. Op eigen terrein bespaar je zaalhuur, maar komen voorzieningen zoals stroom en sanitair erbij. Wij stellen op basis van het doel en de wensen een voorstel samen waarin per onderdeel keuzes zichtbaar zijn. Zo bepalen jullie zelf waar het accent ligt. Dat voorstel volgt kort na het eerste gesprek.
Ja, dat nemen wij mee in de voorbereiding. Voor een zomerfeest op eigen terrein kan een melding of vergunning bij de gemeente nodig zijn, bijvoorbeeld vanwege geluid, tenten of het aantal bezoekers. Wij bekijken wat in de betreffende gemeente geldt en verzorgen de aanvraag in overleg met jullie. Ook de buren informeren wij tijdig over de datum, de eindtijd en het geluid. Een korte brief of een persoonlijk bezoek voorkomt klachten en levert soms zelfs extra gasten op. Op de dag zelf houden wij het geluidsniveau en de eindtijd in de gaten. Zo blijft het feest binnen de afspraken. Jullie hoeven zich daar niet mee bezig te houden.