Eindejaarsfeest organiseren bedrijf: het jaar afsluiten met een moment dat blijft hangen

Eindejaarsfeest Organiseren Bedrijf

Wie een eindejaarsfeest organiseren bedrijf breed wil aanpakken, merkt al snel dat december een lastige maand is: agenda’s zitten vol, locaties zijn schaars en de helft van het personeel is met de gedachten al bij de kerstdagen. Toch is het einde van het jaar het natuurlijke moment om samen stil te staan bij wat er is bereikt, wie daaraan heeft bijgedragen en wat er in het nieuwe jaar op de planning staat. Make it Awesome organiseert vanuit Maasdijk eindejaarsfeesten voor bedrijven in het Westland en heel Zuid-Holland, van een compacte avond voor een klein team tot een groot personeelsfeest in de eigen bedrijfshal. Onze insteek is dat een eindejaarsfeest een inhoudelijk doel heeft, namelijk bedanken, terugblikken en de blik richten op wat komt. Het feestelijke deel is daar de vorm van, niet het doel op zich. Op deze pagina lees je hoe wij dat aanpakken, welke alternatieven er zijn voor de decemberdrukte en hoe sfeer en programma samen het verschil maken.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Waarom een eindejaarsfeest organiseren voor je bedrijf meer is dan een borrel

Een jaar zit vol momenten die in de waan van de dag voorbijgaan: een project dat tegen de deadline aan werd opgeleverd, een nieuwe collega die binnen een maand onmisbaar bleek, een klant die is binnengehaald na maanden gesprekken. Een eindejaarsfeest is de plek om die momenten alsnog aandacht te geven. Daarom bouwen wij het programma rond drie onderdelen: terugblikken, bedanken en vooruitkijken. Terugblikken doen wij het liefst met beeld en verhaal in plaats van cijfers op een scherm. Een korte film met foto’s van het afgelopen jaar, een interview van de host met collega’s over hun mooiste moment of een tijdlijn in het decor waar gasten zelf herinneringen aan kunnen toevoegen. Bedanken werkt het sterkst als het persoonlijk is. Een directeur die elk team bij naam noemt en één concreet voorbeeld geeft van wat dat team heeft gedaan, maakt meer indruk dan een algemene speech over teamwork. Bij een logistiek bedrijf in Maassluis met ploegendiensten kan dat betekenen dat de nachtploeg apart wordt genoemd voor de piek in de decembermaand. Vooruitkijken hoort er ook bij, maar kort: welke ambitie heeft het bedrijf voor het nieuwe jaar en wat vraagt dat van de mensen in de zaal? Daarna begint het feest, met muziek, eten en drinken en entertainment dat past bij de cultuur van het bedrijf. Wie een eindejaarsfeest organiseren bedrijf breed inzet met deze opbouw, gebruikt de avond niet alleen om te ontspannen, maar ook om te bevestigen waarom mensen bij dit bedrijf werken. Dat effect merk je in januari nog.
Organiseer Jouw Evenement!

Decemberdrukte omzeilen bij het organiseren van een eindejaarsfeest voor je bedrijf

December is de maand waarin iedereen tegelijk iets wil vieren. Locaties, cateraars, bands en dj’s zitten vroeg vol en medewerkers hebben zelf ook volle agenda’s met familie, sinterklaas en kerstdiners. Een bedrijf dat pas in november begint met het organiseren van een eindejaarsfeest, loopt daardoor tegen beperkte keuzes aan. Daar zijn twee oplossingen voor. De eerste is vroeg beginnen, liefst al na de zomer, zodat de datum vaststaat voordat de agenda’s dichtslibben. De tweede is een alternatieve datum kiezen. Een eindejaarsfeest hoeft niet per se in de tweede helft van december te vallen. Eind november heeft als voordeel dat het jaar bijna rond is, de drukte nog niet is losgebarsten en leveranciers meer beschikbaar zijn. Begin januari werkt ook goed: het jaar is dan echt afgesloten, de cijfers zijn bekend en het feest wordt tegelijk de aftrap van het nieuwe jaar. Een nieuwjaarsfeest met een terugblik voelt voor veel medewerkers zelfs frisser dan een kerstfeest in een overvolle week. Voor een tuinbouwbedrijf in het Westland dat in december een piek draait, is januari vaak de enige realistische optie. Ook de vorm kan worden aangepast: een eindejaarslunch op vrijdag in de eigen kantine, een winterborrel in een verwarmde tent op het buitenterrein of een middagprogramma met een walking dinner in de bedrijfshal. Wij kijken samen met jullie welke datum en welk moment van de dag het beste passen bij het ritme van het bedrijf. Zo ontstaat een eindejaarsfeest waar mensen daadwerkelijk bij kunnen zijn in plaats van een verplicht nummer in een volle week.

Sfeer en programma van een eindejaarsfeest dat het bedrijf verbindt

De sfeer van een eindejaarsfeest bepaalt of mensen blijven hangen of na het eten naar huis gaan. Wij beginnen bij het decor, omdat dat de eerste indruk bepaalt zodra iemand binnenkomt. Een winterse aankleding met warm licht, kaarsen, hout en groen werkt vrijwel altijd, maar hoeft niet te lijken op een kerstmarkt. Een thema geeft het feest een eigen gezicht: denk aan een wintergala met een sfeervolle entree, een warme après-ski in een loods of een casino night waarbij collega’s aan de tafels samenwerken. Een kantoor in Den Haag dat van de kantine een winterse chalet maakt, geeft medewerkers een ander gevoel dan de gebruikelijke lunchruimte. Eten en drinken volgen het thema: een walking dinner met winterse gerechten, een mobiele cocktailbar met warme en koude cocktails en een dessertbuffet als afsluiting. Het programma bouwen wij op in een golfbeweging. Een ontvangst met muziek op de achtergrond, een kort inhoudelijk moment met de terugblik en het bedankwoord, daarna het eten en vervolgens het feestelijke deel met een band of dj. Tussendoor zorgen entertainment en een photobooth voor lichte momenten waarin mensen mengen. Onze event hosts houden de lijn in de avond en zorgen dat het inhoudelijke deel niet uitloopt. Voor een multicultureel personeelsbestand letten wij op een programma waarin iedereen zich herkent, met muziek en gerechten uit verschillende culturen. Zo wordt het eindejaarsfeest van het bedrijf een avond waarin iedereen zich welkom voelt, van de stagiair tot de directeur. Dat is de verbinding die wij zoeken.
Neem contact op

Zo pakken wij het organiseren van een eindejaarsfeest voor bedrijven aan

Elk eindejaarsfeest dat wij organiseren begint met een gesprek over het doel. Wat mag het feest opleveren, wie moeten er zijn en wat moeten medewerkers voelen als ze naar huis gaan? Bij een bedrijf dat een moeilijk jaar achter de rug heeft, ligt de nadruk anders dan bij een bedrijf dat is gegroeid en nieuwe collega’s wil laten landen. Vanuit dat doel maken wij een concept met een thema, een sfeerbeeld, een programma en een voorstel voor locatie, catering en entertainment. De eigen locatie is daarbij vaak een sterke keuze: een loods, kantoortuin, magazijn of kantine kan met decor en verlichting worden omgebouwd tot een winterse feestzaal. Dat bespaart zaalhuur en geeft het feest een thuisgevoel. Wij bekijken ter plekke wat er nodig is aan verwarming, stroom, sanitair en veiligheid. Daarna nemen wij de uitvoering uit handen: leveranciers, tijdschema, opbouw, aansturing op de avond zelf en afbouw. Jullie houden één aanspreekpunt en kunnen zelf meefeesten. Vanuit Maasdijk werken wij in het Westland, Rotterdam, Den Haag, Delft, Maassluis en de rest van Zuid-Holland, dus locatiebezoeken en snel schakelen zijn eenvoudig. Ook een last-minute eindejaarsfeest is bespreekbaar, al zijn de keuzes dan beperkter. Wil je een eindejaarsfeest organiseren voor jouw bedrijf dat meer doet dan een borrel met bitterballen? Vul het contactformulier in, pak de telefoon of stuur een e-mail. Wij nemen zo snel mogelijk contact op en beginnen met de ideeën. Van A tot Awesome, ook aan het einde van het jaar.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over eindejaarsfeest organiseren bedrijf

Wanneer moeten wij beginnen met het organiseren van een eindejaarsfeest?
Het liefst direct na de zomervakantie. December is de drukste maand voor locaties, cateraars en artiesten, dus wie vroeg begint heeft de meeste keuze. Een vroege start geeft ook rust in de voorbereiding en de mogelijkheid om medewerkers tijdig te informeren over de datum. Bij een eindejaarsfeest op eigen terrein komt daar de afstemming met de bedrijfsvoering bij. Kies je voor een alternatieve datum in november of januari, dan is er meer ruimte. Ook dan is het verstandig om het concept en het programma enkele maanden vooraf vast te leggen. Wij maken na het eerste gesprek een planning met beslismomenten. Zo weten jullie precies wanneer wat moet zijn geregeld.
Ja, voor veel bedrijven is januari zelfs een betere keuze. Het jaar is dan echt afgesloten en de resultaten zijn bekend, dus de terugblik is compleet. Medewerkers hebben na de feestdagen weer ruimte in hun agenda en zijn uitgerust. Leveranciers en locaties zijn beter beschikbaar dan in de decemberweken. Het feest wordt bovendien vanzelf een nieuwjaarsbijeenkomst waarin de plannen voor het komende jaar worden gedeeld. Voor bedrijven met een piek in december, zoals in de logistiek en de tuinbouw, is januari vaak de enige haalbare optie. Wij organiseren zowel eindejaarsfeesten in december als nieuwjaarsfeesten in januari. De keuze hangt af van het ritme van jullie bedrijf.
De sleutel is om het inhoudelijke deel kort en visueel te houden. Een film met beelden van het jaar, een kort bedankwoord per team en een blik vooruit passen in een half uur. Plan dat moment vroeg in de avond, bijvoorbeeld tussen de ontvangst en het eten, zodat iedereen er nog fris bij is. Een event host kan het geheel luchtig aan elkaar praten en de overgang naar het feestelijke deel maken. Vermijd lange presentaties met cijfers op een scherm. Laat liever collega’s zelf aan het woord over hun hoogtepunt. Na het inhoudelijke deel nemen muziek, eten en entertainment het over. Zo krijgt de terugblik aandacht zonder dat het feest eronder lijdt.
Ja, een eigen loods, magazijn, bedrijfshal of kantine is vaak een sfeervolle keuze. Met decor, verlichting, verwarming en aankleding veranderen wij een werkruimte in een winterse feestlocatie. Wij komen vooraf langs om te bekijken wat er nodig is aan stroom, sanitair, verwarming en veiligheid. Stellingen en voorraad hoeven meestal niet weg, want met afscherming of een slimme plek in het decor vallen ze niet op. De opbouw plannen wij zo dat het werk zo min mogelijk stilligt, bijvoorbeeld op een vrijdagmiddag. Na afloop ruimen wij op, zodat de ruimte op de volgende werkdag weer bruikbaar is. Medewerkers vinden het bijzonder om hun eigen werkplek in een andere gedaante te zien. Dat maakt het feest persoonlijk.
Een thema geeft het feest samenhang in decor, eten, muziek en entertainment. Winterse thema’s zoals een wintergala, een après-ski of een sfeervol winterfestival liggen voor de hand en passen bij het seizoen. Een casino night of een Hollywood-avond werkt goed als het bedrijf iets glamoureus wil. Ook een thema dat verwijst naar het jaar zelf is mogelijk, bijvoorbeeld rond een groot project of een verhuizing. Belangrijk is dat het thema past bij de cultuur van het bedrijf en bij de mensen die er werken. Een strak technisch bedrijf kiest anders dan een creatief bureau. Wij denken mee over een thema dat aansluit bij het doel van de avond. Daarna werken wij het door in alle onderdelen.
Hoe zorgen wij dat alle medewerkers zich welkom voelen op het eindejaarsfeest?
De kosten hangen af van het aantal gasten, de locatie, de catering, het entertainment en de aankleding. December brengt bovendien schaarste met zich mee, waardoor vroeg boeken of een alternatieve datum verschil maakt. Een feest in de eigen bedrijfshal bespaart zaalhuur, maar vraagt om verwarming, decor en voorzieningen. Een walking dinner met een cocktailbar is een andere post dan een buffet met een bar. Live muziek en een uitgebreid programma wegen zwaarder dan een dj met een photobooth. Wij werken vanuit het doel van het feest en maken een voorstel met keuzes per onderdeel. Zo zien jullie waar het budget naartoe gaat. Jullie krijgen na het kennismakingsgesprek een voorstel dat bij jullie situatie past.
Ja, ook een eindejaarsfeest op korte termijn is bespreekbaar. Ons team is gewend om snel te schakelen en kent de leveranciers in het Westland en Zuid-Holland goed. Wel zijn de keuzes in december beperkter, omdat locaties en artiesten dan vaak al vol zitten. Een feest op eigen terrein is dan vaak de snelste oplossing, omdat de locatie al beschikbaar is. Wij bekijken direct wat er haalbaar is en maken een compact concept dat past bij de resterende tijd. Soms is een verschuiving naar januari verstandiger dan een gehaast feest in december. Neem contact op via telefoon of e-mail. Dan bespreken wij meteen de mogelijkheden.