Bedrijfsfeest laten organiseren en zelf gast zijn op jullie eigen feest

Bedrijfsfeest Laten Organiseren

Een bedrijfsfeest laten organiseren betekent dat je de uitvoering overdraagt en zelf de regie houdt over wat er echt toe doet: de boodschap, de gastenlijst en het gevoel waarmee mensen naar huis gaan. Veel ondernemers en HR-medewerkers in het Westland en de rest van Zuid-Holland beginnen enthousiast aan een feest voor het personeel, om na een paar weken te ontdekken dat er naast het gewone werk weinig tijd overblijft voor offertes, leveranciers en draaiboeken. Precies daar komt ons team in beeld. Make it Awesome neemt het werk uit handen, van de eerste brainstorm tot de laatste gast die met een glimlach vertrekt. Op deze pagina leggen wij uit wat je bij ons uit handen geeft, hoe de samenwerking in de praktijk verloopt en welke keuzes bij jou blijven liggen. Zo weet je vooraf wat je mag verwachten wanneer je een bedrijfsfeest laat organiseren door een bureau uit Maasdijk dat de regio kent en snel schakelt.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Bedrijfsfeest laten organiseren: dit geven jullie uit handen

Bij een bedrijfsfeest laten organiseren draag je in de eerste plaats de tijdrovende onderdelen over. Denk aan het zoeken en vergelijken van leveranciers, het opvragen van offertes voor catering, geluid en licht, het afstemmen van levertijden en het maken van een draaiboek waarin elke minuut klopt. Ons team regelt de conceptontwikkeling, het decor en de aankleding, de catering, het entertainment en de coördinatie op de dag zelf. Een logistiek bedrijf in Maassluis met ploegendiensten hoeft zich dus niet af te vragen hoe de bedrijfshal veilig wordt omgebouwd tot feestlocatie of wie de band opvangt bij de laadklep. Die vragen liggen bij ons. Ook de minder zichtbare taken nemen wij mee: de planning van de opbouw, de afstemming met een verhuurder van sanitair, het inregelen van de photobooth en het moment waarop de cocktailbar opengaat. Wanneer je het bedrijfsfeest laat organiseren door Make it Awesome, krijg je één aanspreekpunt dat het geheel overziet. Je belt niet met acht verschillende partijen, maar met één persoon die weet wat er is afgesproken. Wat je hiermee vooral wint is rust in de weken vooraf. De HR-medewerker die het feest op zich had genomen, kan haar gewone werk blijven doen. De directeur hoeft geen avonden meer te besteden aan het lezen van offertes. En op de dag zelf staat er iemand die ingrijpt wanneer de regen eerder valt dan verwacht of een leverancier vertraging heeft. Dat vermogen om snel te schakelen zit in onze aanpak en is precies de reden waarom bedrijven ervoor kiezen om hun bedrijfsfeest te laten organiseren in plaats van het er zelf bij te doen.
Organiseer Jouw Evenement!

De samenwerking stap voor stap: van eerste gesprek tot evaluatie

De samenwerking start met een gesprek over het doel. Wat mag het feest opleveren? Waarom komen de genodigden samen en wat moeten zij voelen wanneer ze naar huis gaan? Pas als dat helder is, gaan wij ideeën uitwerken. Een tuinbouwbedrijf in Naaldwijk dat zijn medewerkers wil bedanken na een zwaar oogstseizoen vraagt om een ander concept dan een accountantskantoor in Den Haag dat een nieuwe vestiging wil vieren. Na dit eerste gesprek ontvang je van ons een voorstel met een concept, een globaal programma en een overzicht van de onderdelen die wij regelen. Dat voorstel bespreken wij samen en stellen wij bij totdat het klopt. Vervolgens werken wij het geheel uit tot een draaiboek. In die fase houden wij je op de hoogte van de voortgang, maar belasten wij je niet met details die je niet hoeft te weten. Je hoort van ons wanneer er een keuze nodig is, bijvoorbeeld tussen twee soorten entertainment of tussen een buffet en een walking dinner. Kleinere zaken, zoals het aantal statafels of de kleur van de tafelkleden in het decor, pakken wij op binnen het concept dat is afgesproken. Op de dag zelf is ons team aanwezig vanaf de opbouw tot na de afbouw. Jij en je collega’s zijn gast op jullie eigen feest. Na afloop kijken wij samen terug: wat werkte, wat viel op en wat nemen wij mee naar een volgende keer. Zo verloopt een bedrijfsfeest laten organiseren bij ons niet als een bestelling, maar als een samenwerking waarin jullie doel leidend blijft en ons team de uitvoering draagt.

Zelf houden of laten organiseren: de keuzes bij jullie bedrijfsfeest

Uitbesteden betekent niet dat je alles loslaat. Een aantal zaken blijft nadrukkelijk bij jullie, omdat niemand anders ze beter kan invullen. De boodschap is daarvan de belangrijkste. Wil de directie de medewerkers bedanken, een fusie markeren of een nieuwe koers aankondigen? Dat verhaal komt van jullie en wij bouwen het programma eromheen. Ook de gastenlijst blijft in eigen hand. Jullie weten wie erbij hoort, welke partners worden uitgenodigd en of de vrijwilligers van de bedrijfsvoetbalclub ook een plek verdienen. Wij helpen wel met de vorm van de uitnodiging en de timing van het versturen, maar wie erop staat bepalen jullie. Daarnaast houden jullie de keuze over de sfeer en de grenzen. Een familiebedrijf in ‘s-Gravenzande dat liever geen luide dj wil maar wel live muziek tijdens het diner, geeft dat aan en wij richten het entertainment daarop in. Een zorginstelling die een personeelsfeest laat organiseren, kan aangeven dat er meerdere tijdstippen nodig zijn omdat de diensten doorlopen. Ten slotte blijft het budget een gezamenlijke afspraak. Jullie geven de kaders, wij laten zien welke keuzes daarbinnen het meeste effect hebben. Een bedrijfsfeest laten organiseren werkt het best als deze verdeling vooraf duidelijk is. Wij nemen het werk over, jullie houden de zeggenschap over de inhoud. Dat voorkomt dat het feest te gladjes en te weinig eigen aanvoelt. Het voorkomt ook dat jullie alsnog elke avond bezig zijn met details die net zo goed bij ons kunnen liggen. De balans tussen loslaten en meebeslissen bepalen wij samen aan het begin van het traject.
Neem contact op

Waarom een bedrijfsfeest laten organiseren tijd en stress scheelt

De tijdwinst van een bedrijfsfeest laten organiseren zit niet alleen in de uren die je bespaart op bellen en mailen. Het grootste verschil merk je in je hoofd. Wie het feest zelf regelt naast een volledige baan, ligt vaak wakker van vragen die pas op de dag zelf een antwoord krijgen. Komt de stroom in de kas de geluidsinstallatie wel aan? Is er genoeg sanitair voor tweehonderd gasten op het eigen terrein? Wat als de cateraar te laat is? Ons team beantwoordt die vragen in de voorbereiding en heeft voor elk risico een plan klaarliggen. Ervaring speelt hierin een grote rol. Doordat wij regelmatig feesten in loodsen, kassen en bedrijfshallen in het Westland en de rest van Zuid-Holland opbouwen, weten wij welke praktische zaken vaak worden vergeten. Denk aan de vloerbescherming in een magazijn, de verwarming van een loods in het najaar of de looproute voor gasten die met de auto komen. Een tweede winst is de kwaliteit van het geheel. Wanneer decor, food, entertainment en programma door één team op elkaar worden afgestemd, ontstaat samenhang die je bij losse inkoop zelden bereikt. De cocktailbar sluit aan op het thema, de band speelt op het juiste moment en de host weet wanneer de directeur het woord neemt. Het derde voordeel is dat jullie zelf aanwezig kunnen zijn. De organisator die anders de hele avond met een portofoon rondloopt, staat nu tussen de collega’s. Jullie genieten, wij maken het Awesome. Dat is uiteindelijk de reden waarom het uit handen geven zo vaak de betere keuze blijkt te zijn.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over bedrijfsfeest laten organiseren

Wat regelt Make it Awesome als ik mijn bedrijfsfeest laat organiseren?
Wij regelen het complete traject van idee tot afbouw. Dat begint met een gesprek over het doel en de doelgroep van het feest. Daarna ontwikkelen wij een concept met een passend thema, decor en programma. Vervolgens regelen wij de catering, het entertainment, de techniek en de aankleding. Ook de planning van de opbouw en de afstemming met alle leveranciers nemen wij op ons. Op de dag zelf coördineert ons team alles ter plekke, zodat jullie gast zijn op het eigen feest. Na afloop zorgen wij voor de afbouw en een korte evaluatie. Zo hoef je zelf alleen de keuzes te maken die er voor jullie echt toe doen.
Reken op een intakegesprek, een bespreking van het voorstel en een paar korte afstemmomenten. Daarmee is jouw inzet grotendeels beperkt tot het maken van keuzes. De rest van het werk, zoals offertes vergelijken en leveranciers aansturen, doen wij. Voor jullie blijft het aanleveren van de gastenlijst en de boodschap van de directie over. Sommige opdrachtgevers willen graag meedenken over het thema of de muziek en dat juichen wij toe. Anderen geven liever alles uit handen en horen pas weer van ons bij het draaiboek. Beide manieren werken, zolang de afspraak vooraf duidelijk is. In de praktijk merken opdrachtgevers dat hun eigen agenda vrijwel leeg blijft.
Ja, dat kan zeker en vaak is het slim. Een tuinbouwbedrijf dat al jaren met een vaste cateraar uit de buurt werkt, hoeft daar niet van af te stappen. Wij nemen die partij dan op in het draaiboek en stemmen de timing met hen af. Hetzelfde geldt voor een huisband, een bevriende dj of een verhuurder van tenten. Belangrijk is dat de onderdelen samen één geheel vormen en dat is de rol die wij bewaken. Wanneer een bestaande leverancier niet past bij het concept, geven wij dat eerlijk aan. De keuze blijft altijd bij jullie als opdrachtgever. Zo combineren wij jullie vertrouwde gezichten met onze eigen aanpak en ervaring.
Hoe eerder je begint, hoe meer keuze er is in data, entertainment en materialen. Voor een groot feest met een thema en live muziek adviseren wij om enkele maanden vooruit te plannen. Populaire periodes zoals december en de zomer zijn vaak snel vol bij leveranciers. Toch is een korte doorlooptijd geen reden om af te haken. Wij organiseren ook last-minute bedrijfsfeesten en weten dan precies waar wij prioriteit aan geven. Het concept wordt dan compacter, maar het effect hoeft niet minder te zijn. Neem in elk geval contact met ons op zodra de datum ongeveer bekend is. Dan kijken wij samen wat er binnen jullie tijd mogelijk is.
Tijdens het feest is er altijd iemand van ons team aanwezig als aanspreekpunt. Die persoon stuurt de leveranciers aan, bewaakt het programma en lost onverwachte zaken op. Jullie hoeven dus niet zelf naar de cateraar te rennen als het buffet later opengaat. Bij grotere feesten werken wij met meerdere teamleden die elk een deel van de avond onder hun hoede hebben. De directie of de HR-medewerker heeft één contactpersoon voor als er toch iets gevraagd moet worden. Voor de gasten is er vaak een host die de rode draad bewaakt. Zo voelt de avond soepel aan, ook wanneer er achter de schermen wordt geschakeld. Dat is precies het verschil met zelf organiseren.
Wat gebeurt er als er op de dag zelf iets misgaat?
Zeker, wij werken van intiem feest tot groots evenement. Een klein team heeft juist baat bij een persoonlijke aanpak waarin elke gast wordt gezien. Denk aan een walking dinner met een verhaal over het bedrijf of een bakworkshop op locatie gevolgd door een borrel. Bij een kleine groep zit de kracht in details: de aankleding, de muziek en een moment van waardering door de directie. Wij passen de omvang van het concept aan op het aantal gasten. Ook met een klein team scheelt het uitbesteden veel tijd voor degene die het anders zou regelen. De organisatie kost namelijk niet minder uren omdat er minder gasten komen. Vraag gerust wat er voor jullie groep mogelijk is.
Het begint met een bericht via het contactformulier, een telefoontje of een e-mail. Vermeld daarin je naam, de bedrijfsnaam en hoe wij je kunnen bereiken. Wij nemen zo snel mogelijk contact op om een eerste gesprek in te plannen. In dat gesprek bespreken wij het doel, het aantal gasten, de gewenste periode en de sfeer die jullie voor ogen hebben. Op basis daarvan ontvang je een voorstel met een concept en een overzicht van wat wij regelen. Daar kun je op reageren en samen stellen wij het bij. Zodra het voorstel klopt, gaan wij aan de slag met de uitwerking. Vanaf dat moment ligt het werk bij ons.