Bedrijfsfeest op eigen terrein: thuis vieren zonder praktische zorgen

Bedrijfsfeest Op Eigen Terrein

Een bedrijfsfeest op eigen terrein heeft iets wat geen enkele gehuurde zaal kan bieden: het is jullie plek. De parkeerplaats waar elke ochtend de auto’s staan, de kas waar het product groeit of de hal waar de heftrucks rijden, verandert voor één avond in een feestlocatie. Medewerkers herkennen alles en zien tegelijk hoe hun werkplek in een ander licht komt te staan. Make it Awesome organiseert bedrijfsfeesten op locatie in het Westland en de rest van Zuid-Holland. Het eigen terrein van de klant is daarbij een van onze favoriete plekken. Op deze pagina lees je welke buitenruimtes en gebouwen zich lenen voor een feest, hoe het zit met stroom, water en sanitair, wat je bij de gemeente moet regelen en waarom thuis vieren zo goed werkt voor de sfeer en de verbinding. Ons team neemt de praktische kant uit handen en zorgt dat het terrein de volgende ochtend weer klaar is voor de gewone werkdag.

Bedrijfsfeest op eigen terrein: parkeerplaats, buitenruimte, kas of hal

Bijna elk bedrijf heeft meer ruimte voor een feest dan het zelf denkt. De parkeerplaats is vaak de meest voor de hand liggende plek voor een bedrijfsfeest op eigen terrein. Met een tent, een podium, foodtrucks en sfeerverlichting verandert een stuk asfalt in een festivalterrein. Een logistiek bedrijf bij Hoek van Holland dat zijn vrachtwagens voor één avond elders parkeert, heeft direct een plein waar honderden gasten terechtkunnen. De buitenruimte achter het pand, een stuk gras of een laad- en losplaats, leent zich voor een zomerfeest met picknicktafels en een cocktailbar. Voor tuinbouwbedrijven is de kas een bijzondere optie. Het glas, het licht aan het einde van de dag en de geur van de teelt geven een sfeer die je nergens anders vindt. Ons team heeft ervaring met kassen in Naaldwijk, ‘s-Gravenzande en Monster waarin een deel van de teelt tijdelijk plaatsmaakt voor tafels, een dansvloer en een podium. De bedrijfshal of loods is de derde mogelijkheid en werkt in elk seizoen, omdat het weer geen rol speelt. Stellingen worden afgeschermd of juist gebruikt als decor, de vloer wordt beschermd en met licht en doek ontstaat een compleet andere ruimte. Bij het kiezen van de plek kijken wij naar het aantal gasten, de looproutes, de plek voor catering en techniek en de manier waarop gasten aankomen. Een bedrijfsfeest op eigen terrein vraagt om een goede indeling in zones: ontvangst, eten, podium en een rustiger hoek om bij te praten. Die indeling maken wij samen met jullie tijdens een rondgang over het terrein, zodat elke vierkante meter goed wordt benut en de sfeer overal klopt.

Stroom, water en sanitair bij een bedrijfsfeest op eigen terrein

De techniek is het onderdeel waar een bedrijfsfeest op eigen terrein staat of valt. Stroom komt op de eerste plaats. Een geluidsinstallatie, podiumverlichting, koelkasten van de cateraar, een koffiemachine en een photobooth trekken samen meer vermogen dan een gewone groep in de meterkast aankan. Wij inventariseren vooraf welke aansluitingen er in het pand of op het terrein aanwezig zijn en of er een aggregaat nodig is. In veel kassen en hallen is krachtstroom beschikbaar, wat de zaak eenvoudiger maakt. Water is het tweede punt. De catering heeft schoon water nodig voor de bereiding en het afwassen en de cocktailbar heeft ijs en spoelwater nodig. Vaak volstaat een aansluiting in het pand, maar bij een feest ver van het gebouw regelen wij een oplossing met tanks. Sanitair wordt regelmatig vergeten. De twee toiletten bij de kantine zijn niet genoeg voor honderdvijftig gasten die een avond lang drinken. Ons team berekent hoeveel toiletunits er nodig zijn, waar ze komen te staan en hoe ze bereikbaar blijven zonder dat gasten over het hele terrein moeten lopen. Verder kijken wij naar verlichting van looproutes en de parkeerplaats, verwarming of ventilatie in een hal, afvalafvoer en de opslag van materialen tijdens de opbouw. Voor een bedrijfsfeest op eigen terrein is ook de opbouwtijd belangrijk. Een productiebedrijf kan meestal niet twee dagen stilliggen voor een feest. De opbouw plannen wij daarom zo dat het werk zo min mogelijk hinder ondervindt, bijvoorbeeld door in de late middag te starten of in het weekend. Al deze praktische zaken staan in ons draaiboek, zodat jullie er zelf niet aan hoeven te denken.

Vergunning en veiligheid: wat de gemeente vraagt bij een bedrijfsfeest op eigen terrein

Een feest op het eigen terrein is niet automatisch vergunningsvrij. De regels verschillen per gemeente en hangen af van het aantal gasten, het tijdstip, het geluidsniveau en of het feest binnen of buiten plaatsvindt. Voor een bedrijfsfeest op eigen terrein in de gemeente Westland gelden andere afspraken dan in Rotterdam of Den Haag. Vaak volstaat een melding voor een klein evenement, maar bij een groter feest met versterkte muziek buiten of een tent van een bepaalde omvang kan een evenementenvergunning nodig zijn. Ook het schenken van alcohol vraagt in sommige gevallen om een ontheffing. Wij adviseren om hier vroeg mee te beginnen, omdat gemeenten een aanvraag meestal weken van tevoren willen ontvangen. Ons team weet welke vragen de gemeente stelt en helpt bij het invullen van de aanvraag, het maken van een plattegrond en het beschrijven van de veiligheidsmaatregelen. Veiligheid is meer dan een formaliteit. In een hal met stellingen, een kas met glas en teeltinstallaties of een terrein waar normaal vrachtwagens rijden, moeten looproutes, nooduitgangen en brandveiligheid goed geregeld zijn. Wij denken mee over het afschermen van machines, het markeren van uitgangen en de plek van blusmiddelen. Ook de buren verdienen aandacht. Een tuinbouwbedrijf met woningen naast het terrein doet er goed aan om de buurt tijdig te informeren en de eindtijd van de muziek af te stemmen. Zo voorkom je klachten en houd je de goede relatie in stand. Al deze zaken nemen wij mee bij een bedrijfsfeest op eigen terrein, zodat het feest niet alleen mooi, maar ook verantwoord is en niemand achteraf voor verrassingen komt te staan.

Waarom thuis vieren werkt: het voordeel van het eigen terrein

Waarom kiezen zoveel bedrijven ervoor om thuis te vieren? Het eerste voordeel is trots. Medewerkers laten hun partner zien waar zij werken en klanten krijgen een blik achter de schermen. De hal die anders vol staat met pallets, is voor één avond een plek waar de directie het team bedankt. Dat gevoel is moeilijk te kopiëren in een gehuurde zaal. Het tweede voordeel is praktisch. Iedereen kent de weg, het parkeren is geregeld en de collega’s van de ploegendienst kunnen na hun dienst direct aanschuiven. Voor een bedrijfsfeest op eigen terrein hoeft niemand ver te reizen, wat vooral in het Westland telt, waar veel medewerkers dicht bij het bedrijf wonen. Het derde voordeel is de vrijheid in het concept. Een externe locatie heeft vaste regels over eindtijden, eigen catering en aankleding. Op het eigen terrein bepalen jullie zelf hoe het feest eruitziet. Een summer festival met meerdere zones, een casino night in de kantine of een tropical feest in de kas: alles kan, zolang het binnen de afspraken met de gemeente past. Het vierde voordeel is de verbinding. Wanneer het feest plaatsvindt op de plek waar mensen dagelijks samenwerken, blijft de herinnering daar hangen. Maandagochtend lopen collega’s over de parkeerplaats waar zij vrijdag nog samen dansten. Dat werkt door in de sfeer op de werkvloer. Bij het organiseren van een bedrijfsfeest op eigen terrein zorgen wij ervoor dat de praktische zaken geen afbreuk doen aan die voordelen. Ons team regelt het decor, de techniek, de catering en het entertainment en laat het terrein na afloop schoon achter. Jullie genieten van een feest op de plek die van jullie is.

Veelgestelde vragen over bedrijfsfeest op eigen terrein

Heb ik een vergunning nodig voor een bedrijfsfeest op eigen terrein?

Dat hangt af van de gemeente, de omvang van het feest en de aard van de activiteiten. Voor een klein feest binnen het eigen pand zonder versterkte muziek buiten is vaak alleen een melding nodig. Bij een groter feest met een tent, een podium buiten of een groot aantal gasten kan een evenementenvergunning verplicht zijn. Ook voor het schenken van alcohol gelden regels. Elke gemeente in Zuid-Holland hanteert eigen termijnen en formulieren. Wij adviseren om vroeg contact op te nemen met de gemeente, omdat een aanvraag weken kan duren. Ons team helpt bij de aanvraag en de bijbehorende plattegrond. Zo weet je zeker dat het feest binnen de regels valt.

Hoeveel stroom is er nodig voor een feest op het eigen terrein?

Dat verschilt per feest, maar het is vrijwel altijd meer dan een gewone stopcontactgroep kan leveren. Geluid, licht, koeling voor de catering en een photobooth tellen snel op. Wij maken vooraf een overzicht van alle apparatuur en het vermogen dat nodig is. Daarna kijken wij welke aansluitingen er in het pand of de kas beschikbaar zijn. In veel bedrijfshallen is krachtstroom aanwezig en dat maakt de zaak eenvoudig. Is dat niet het geval, dan regelen wij een aggregaat dat stil genoeg is om het feest niet te storen. De kabels worden veilig weggewerkt zodat niemand struikelt. Jullie hoeven hier zelf niets voor uit te zoeken.

Kan een bedrijfsfeest op eigen terrein ook in een kas plaatsvinden?

Ja, een kas is een bijzondere plek voor een feest en wij organiseren er regelmatig bedrijfsfeesten in het Westland. Het licht aan het einde van de dag, de hoogte van de ruimte en de geur van de teelt geven een sfeer die nergens anders bestaat. Meestal wordt een deel van de kas leeggemaakt of afgeschermd voor de gasten. Wij letten daarbij op de ondergrond, de temperatuur en de looproutes tussen de teeltinstallaties. Ook hygiëne verdient aandacht, omdat de teelt na het feest gewoon doorgaat. Decor, licht en muziek stemmen wij af op de ruimte. Een tropical thema of een summer festival past hier bijzonder goed. Vraag ons gerust naar de mogelijkheden voor jullie kas.

Wat als het weer tegenzit bij een buitenfeest op de parkeerplaats?

Regen en wind horen bij Nederland en daarom werken wij altijd met een plan voor slecht weer. Bij een feest op de parkeerplaats betekent dat meestal een tent die groot genoeg is voor alle gasten, met een verwarming voor koudere avonden. Ook een deel van het programma kan naar binnen verhuizen, bijvoorbeeld naar de hal of de kantine. Wij houden in de dagen vooraf de weersverwachting in de gaten en beslissen samen met jullie over de opstelling. Verlichting en geluid zijn afgestemd op buitengebruik. Gasten merken zo weinig van een regenbui. Een goed plan neemt de zorgen over het weer weg. Zo blijft de aandacht bij het feest zelf.

Hoe lang duurt de opbouw van een bedrijfsfeest in de eigen hal?

De opbouwtijd hangt af van de omvang van het decor, de techniek en de catering. Een klein feest met een bar, wat sfeerverlichting en een dj is in een paar uur opgebouwd. Een groot feest met een podium, een compleet decor, een cocktailbar en een festivalopstelling vraagt om een volledige dag of langer. Wij stemmen de planning af op de werktijden van het bedrijf, zodat de productie zo min mogelijk stilligt. Vaak starten wij in de late middag of in het weekend. Ook de afbouw plannen wij zo dat het pand op maandagochtend weer gewoon bruikbaar is. Alles staat vastgelegd in het draaiboek. Jullie weten precies wanneer er wat gebeurt.

Is een bedrijfsfeest op eigen terrein goedkoper dan een externe locatie?

Hoe zorg ik dat de buren geen last hebben van het feest?

Informeer de buren ruim van tevoren, liefst persoonlijk of met een brief. Vermeld de datum, de tijden en het moment waarop de muziek stopt. Een uitnodiging voor de borrel aan het begin van de avond doet wonderen voor de goede verstandhouding. Bij de opstelling richten wij de geluidsinstallatie zo dat het geluid van de woningen af wijst. Ook de eindtijd van versterkte muziek stemmen wij af op de regels van de gemeente. Verkeer en parkeren regelen wij met duidelijke aanwijzingen, zodat gasten niet in de straat van de buren parkeren. Na afloop ruimen wij het terrein direct op. Zo blijft de relatie met de omgeving goed.

Kunnen jullie ook een bedrijfsfeest op eigen terrein buiten het Westland organiseren?

Ja, ons werkgebied beslaat heel Zuid-Holland. Vanuit Maasdijk rijden wij naar bedrijven in Rotterdam, Den Haag, Delft, Maassluis en de gemeenten daaromheen. Een feest op het eigen terrein organiseren wij overal waar de ruimte het toelaat, van een distributiecentrum in de haven tot een kantoortuin in de stad. Wij komen vooraf langs om het terrein te bekijken en de mogelijkheden te bespreken. Daarbij kijken wij naar de indeling, de aansluitingen en de bereikbaarheid voor leveranciers. De regels van de betreffende gemeente nemen wij mee in het advies. Neem contact op met de gegevens van jullie locatie. Dan plannen wij een bezoek.