Bedrijfsfestival organiseren met meerdere podia, foodtrucks en ruimte voor iedereen

Bedrijfsfestival Organiseren

Een bedrijfsfestival organiseren betekent dat je niet één feest maakt, maar meerdere kleine feesten die samen één beleving vormen. Een podium met een band, een tweede plek met een akoestische act, foodtrucks met verschillende keukens, een cocktailbar, een chill-hoek met loungebanken en een zone voor de kinderen. Gasten kiezen zelf waar ze heen gaan en in welk tempo. Dat maakt het festivalformat geschikt voor grote groepen en voor teams waarin twintigers en zestigers, kantoor en productie, vaste krachten en seizoenswerkers samen een dag beleven. Ons team ontwikkelt het concept vanuit het doel van het festival: bedanken, verbinden, iets vieren of gewoon laten zien dat het bedrijf zijn mensen ziet. Vervolgens vertalen wij dat naar een plattegrond, een programma, festivaldecor, catering en entertainment en nemen wij de uitvoering uit handen, op jullie eigen terrein of op een andere locatie in het Westland en Zuid-Holland. Hieronder lees je hoe zo’n festival is opgebouwd, waar je op let bij gemengde leeftijden en wat wij regelen als jullie een bedrijfsfestival willen organiseren.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Waarom een bedrijfsfestival organiseren in plaats van een klassiek feest

Een klassiek bedrijfsfeest heeft één zaal, één podium en één programma waar iedereen tegelijk naar kijkt. Dat werkt voor een groep van vijftig, maar niet voor een organisatie met honderden medewerkers uit verschillende afdelingen, ploegen en generaties. Bij een bedrijfsfestival kies je voor spreiding. Gasten lopen van een podium met een band naar een foodtruck, van een cocktailbar naar een chill-hoek met zitzakken en van een silent disco naar een plek waar de kinderen worden vermaakt. Iedereen bepaalt zelf het tempo. De twintiger van de inpakafdeling en de zestiger van de administratie hoeven niet hetzelfde leuk te vinden om toch samen op hetzelfde terrein een goede dag te hebben. Dat maakt het festivalformat geschikt voor tuinbouwbedrijven met veel internationale medewerkers, voor logistieke bedrijven met ploegendiensten en voor organisaties die na een fusie twee culturen bij elkaar willen brengen. Een bedrijfsfestival organiseren is ook een sterke keuze als je partners en gezinnen wilt uitnodigen. Een middag die overloopt in een avond, met eten uit meerdere keukens en muziek die langzaam opbouwt, past bij een familiedag beter dan een gala met tafelschikking. Bovendien voelt een festival minder verplicht. Niemand zit vast aan een stoel of aan een tafelgenoot en dat verlaagt de drempel voor mensen die feesten normaal liever overslaan. Het effect is zichtbaar op de werkvloer: collega’s die elkaar alleen van de mail kennen, hebben samen bij een foodtruck gestaan en dat verandert de toon van het volgende telefoontje. Daar is het ons om te doen. Events met effect, niet alleen een leuke dag.
Organiseer Jouw Evenement!

Zones, podia en foodtrucks: de opbouw van een bedrijfsfestival

De basis van elk festivalconcept is een plattegrond met zones die elk een eigen functie hebben. Het hoofdpodium is de plek voor de band, de dj en het korte officiële moment van de directie. Een tweede, kleinere plek biedt ruimte voor een akoestische act, een comedian, een quiz tussen afdelingen of een workshop. Daaromheen liggen de foodzones: foodtrucks of foodstands met elk een eigen keuken, zodat gasten kunnen kiezen tussen bijvoorbeeld iets van de grill, iets vegetarisch en iets uit het land van herkomst van een deel van het personeel. Een mobiele cocktailbar en een gewone bar staan uit elkaar om rijen te voorkomen. Chill-hoeken met loungebanken, strobalen of picknicktafels geven mensen de kans om even bij te komen en te praten zonder te schreeuwen. Voor gezinnen richten wij een kinderzone in die op afstand van het hoofdpodium ligt maar wel in het zicht van de ouders. Een photobooth in het thema van het festival vormt een natuurlijk verzamelpunt en levert na afloop de beelden voor de interne communicatie. Bij het organiseren van een bedrijfsfestival letten wij op looproutes: de weg van de ingang naar het eten, van het eten naar het podium en van het podium naar de toiletten moet logisch zijn zonder dat één plek verstopt raakt. Ook de tijdlijn is een zone op zich. Rustige muziek en eten bij aankomst, het officiële moment op het hoogtepunt van de opkomst, daarna opbouw naar het feestgedeelte. Zo groeit de energie op het terrein in plaats van dat die halverwege inzakt.

Een bedrijfsfestival organiseren voor grote groepen en gemengde leeftijden

Grote groepen vragen om andere keuzes dan een intiem feest. Bij enkele honderden gasten telt elke rij mee, elke onduidelijkheid over waar je moet zijn en elk moment waarop het programma stilvalt. Daarom werken wij bij een bedrijfsfestival met een parallel programma: er is altijd ergens iets te doen, ook als het hoofdpodium wordt omgebouwd. Gemengde leeftijden vragen om variatie in muziek en in activiteiten. Een coverband met herkenbaar repertoire trekt de brede middengroep, een dj later op de avond de jongere collega’s en een rustiger hoek met een akoestische act de mensen die liever praten dan dansen. Een tuinbouwbedrijf in Naaldwijk met seizoenskrachten uit meerdere landen kan het festival gebruiken om verschillende keukens en muziekstijlen naast elkaar te zetten, zodat iedereen iets van thuis herkent. Voor een logistiek bedrijf met ploegendiensten plannen wij het festival zo dat de ochtendploeg en de avondploeg elkaar op het terrein daadwerkelijk tegenkomen, bijvoorbeeld met een programma dat over de wissel heen loopt. Kinderen en partners hebben eigen behoeften: een kinderzone, een plek voor kinderwagens, alcoholvrije cocktails en een eindtijd van het gezinsdeel voordat het avondfeest losbarst. Ook toegankelijkheid hoort erbij. Een verharde route voor rolstoelen, zitplaatsen op afstand van de speakers en duidelijke bewegwijzering maken het verschil voor oudere gasten en collega’s die minder goed ter been zijn. Bij het organiseren van een bedrijfsfestival voor een gemengd publiek is de kunst dat niemand zich buitengesloten voelt en dat toch niemand zich verveelt. Dat lukt alleen als de doelgroepen vooraf goed in beeld zijn.
Neem contact op

Festivaldecor, techniek en veiligheid als wij jullie bedrijfsfestival organiseren

Het festivalgevoel ontstaat door decor en licht, niet door de omvang van het terrein. Vlaggenlijnen, houten bars, een kleurrijk podiumdoek, lampionnen in de bomen en een entreeboog met de naam van het festival veranderen een parkeerplaats of een leeg stuk grasland naast de kas in een plek waar mensen foto’s willen maken. Vaak kiezen wij één thema als rode draad, bijvoorbeeld een summer festival of een tropical editie. Dat thema vertalen wij naar polsbandjes, borden bij de foodtrucks en de cocktailkaart. Onder dat zichtbare decor ligt een technische laag die de gast niet mag opvallen: stroomvoorziening voor podia en foodtrucks, geluid dat op het terrein goed klinkt zonder de buren te storen, verlichting voor als het donker wordt en een plan voor regen. Op het eigen terrein van de klant komen daar zaken bij als een vergunning bij de gemeente, sanitair, afvalafvoer en een veilige scheiding tussen festivalterrein en bedrijfsverkeer. Wij regelen die laag volledig: leveranciers, opbouw, afbouw en de coördinatie op de dag zelf. Jullie leveren het doel van het festival, de gastenlijst en de boodschap van de directie. Ons team vertaalt dat naar een concept, een plattegrond, een draaiboek en een ploeg die op de dag zelf schakelt als de band vertraging heeft of de foodtruck met de langste rij bijgevuld moet worden. Vanuit Maasdijk werken wij in het hele Westland en in Zuid-Holland, van Rotterdam tot Den Haag en Delft. Wil je een bedrijfsfestival organiseren op eigen terrein of op een andere locatie? Neem contact op via telefoon, e-mail of het contactformulier en wij komen met een eerste voorstel.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over bedrijfsfestival organiseren

Hoeveel gasten heb je minimaal nodig voor een bedrijfsfestival?
Een festivalformat komt tot zijn recht bij een groep die groot genoeg is om meerdere zones te vullen. Bij ruwweg honderd gasten kun je al werken met een podium, twee of drie foodstands en een loungehoek. Bij enkele honderden gasten worden meerdere podia en een groter terrein logisch. Voor een kleinere groep past een compacte festivalvariant, bijvoorbeeld één podium met een bandje, een foodtruck en een cocktailbar op de parkeerplaats. Belangrijker dan het aantal is de samenstelling van de groep. Verschillende leeftijden, afdelingen en nationaliteiten vragen om keuzevrijheid en die biedt een festival. Wij kijken in het eerste gesprek naar de groepsgrootte en het doel. Daarna stellen wij een opzet voor die past bij het aantal gasten en het beschikbare terrein.
Ja, het eigen terrein is voor veel bedrijven juist de beste festivallocatie. Een parkeerplaats, een grasveld naast de kas, een bedrijfshal met de deuren open of een combinatie van binnen en buiten werkt prima. Het voordeel is dat medewerkers hun eigen werkplek in een nieuw licht zien en dat er geen zaalhuur bij komt. Wel vraagt het eigen terrein om een goede voorbereiding. Denk aan stroom voor podia en foodtrucks, sanitair, afvalafvoer, een plan voor regen en een vergunning of melding bij de gemeente Westland of een andere gemeente. Ook de scheiding tussen festivalterrein en bedrijfsverkeer moet veilig zijn. Wij nemen die praktische zaken mee in het concept en het draaiboek. Zo blijft het voor jullie een feest en geen logistieke puzzel.
Regen is in Nederland geen uitzondering, dus een regenplan hoort bij elk festivalconcept. Meestal werken wij met overdekte zones: een stretchtent of een grote partytent boven het hoofdpodium en het eetgedeelte, plus een bedrijfshal of loods die bij slecht weer als hoofdlocatie kan dienen. Foodtrucks staan het liefst zo dat gasten droog kunnen wachten. Chill-hoeken verhuizen naar binnen als het echt nat wordt. Een deel van de sfeer zit in de verlichting en het decor en die werken binnen net zo goed. Op de dag zelf bekijken wij het weerbericht en schuiven wij waar nodig met het programma. Gasten merken daar weinig van als het draaiboek klaarligt. Een goed voorbereid festival is dus nooit afhankelijk van een strakblauwe lucht.
Een festival biedt de ruimte om meerdere muziekstijlen naast elkaar te zetten. Op het hoofdpodium werkt een coverband met breed repertoire vaak het best, omdat de meeste gasten de nummers herkennen. Later op de avond neemt een dj het over voor de collega’s die willen dansen. Een tweede, kleinere plek is geschikt voor een akoestische act, een singer-songwriter of een silent disco waarin iedereen zijn eigen kanaal kiest. Bij internationale teams kan een blok met muziek uit de landen van herkomst veel losmaken. De volgorde is minstens zo belangrijk als de keuze: rustig bij aankomst, opbouwend rond het eten en volle energie na het officiële moment. Wij boeken bands, dj’s en acts die bij jullie publiek passen. Namen bepalen wij samen op basis van sfeer en budget.
Een bedrijfsfestival met gezinnen vraagt om een kinderzone die veilig en zichtbaar is. Plaats die op afstand van de speakers maar in het zicht van de eet- en loungezone, zodat ouders kunnen ontspannen. Denk aan spellen, een springkussen, schminken of een workshop waarin kinderen iets maken dat ze mee naar huis nemen. Partners waarderen vooral dat ze niet de hele middag naast een gesprek over werk staan. Een photobooth, een quiz tussen afdelingen of een bakworkshop geeft hen een eigen rol. Eten en drinken houden wij laagdrempelig, met keuze voor kleine en grote eters en alcoholvrije cocktails aan de bar. Het gezinsdeel eindigt het liefst voordat het avondfeest losbarst. Zo kunnen ouders met jonge kinderen rustig vertrekken terwijl de rest doorgaat.
Hoe lang van tevoren moet je een bedrijfsfestival organiseren?
Een zomerfeest is een feest dat toevallig in de zomer valt en meestal één programma heeft, bijvoorbeeld een barbecue met een dj. Een bedrijfsfestival is een format met meerdere zones, podia en foodpunten die gasten zelf ontdekken. Het festival is daardoor beter geschikt voor grote groepen en gemengde leeftijden. Ook de sfeer verschilt: decor, polsbandjes, een festivalnaam en een terreinplattegrond geven het geheel een eigen identiteit. Een zomerfeest kan wel festivalelementen krijgen, zoals een foodtruck en een tweede podium. Andersom kan een festival ook in het najaar of binnen in een loods plaatsvinden. De keuze hangt af van het doel en de groep. Wij adviseren daar eerlijk over, ook als een eenvoudiger feest beter bij jullie past.
Van het eerste idee tot de laatste gast nemen wij het werk uit handen. Het begint met een gesprek over het doel: waarom komen jullie mensen samen en wat moeten ze voelen als ze naar huis gaan. Daarna ontwikkelen wij het festivalconcept met thema, plattegrond, zones en tijdlijn. Wij boeken de bands, dj’s, hosts en acts, regelen foodtrucks, catering en een mobiele cocktailbar en verzorgen het festivaldecor. Techniek, stroom, sanitair, tenten en de afstemming met de gemeente horen erbij. Op de dag zelf coördineert ons team de opbouw, het programma en de afbouw. Jullie zijn gastheer en hoeven alleen maar mee te genieten. Bel 06 1537 52 53, mail naar info@make-it-awesome.nl of gebruik het contactformulier voor een eerste voorstel.