Openingsfeest bedrijf organiseren: van officiële handeling tot feest dat blijft hangen
Openingsfeest Bedrijf Organiseren
Een openingsfeest voor je bedrijf organiseren doe je maar één keer per pand, kas of vestiging. Precies daarom verdient dat moment meer dan een lint, een toespraak en een bitterbal. De opening van een nieuwe locatie is de kans om klanten, leveranciers, buren, gemeente en pers tegelijk te laten zien waar het bedrijf voor staat en waar het naartoe gaat. Tegelijk is het een feest voor de eigen medewerkers, die vaak maanden hebben meegewerkt aan de verhuizing of de bouw. Ons team helpt bedrijven in het Westland en de rest van Zuid-Holland om die twee kanten in één programma samen te brengen: een officieel deel met handeling, fotomoment en rondleiding en daarna een soepele doorstroom naar een feest met eten, drinken en entertainment. Wij beginnen bij het doel van de opening en werken van daaruit het concept, het decor, het draaiboek en de uitvoering uit. Hieronder lees je hoe wij een openingsfeest opbouwen, wie je uitnodigt en wat wij regelen als jullie een opening willen organiseren die gasten onthouden.
Een openingsfeest voor je bedrijf organiseren begint bij de gastenlijst
Een opening trekt een gemengd gezelschap en dat maakt het programma tegelijk rijk en lastig. Klanten willen zien wat de nieuwe locatie voor hen betekent: meer capaciteit, snellere levering, een showroom waar ze producten kunnen bekijken. Leveranciers en samenwerkingspartners komen om de relatie te bevestigen. Buren en omwonenden willen weten wat er in hun straat of op hun bedrijventerrein is neergezet en of het overlast geeft. De gemeente, in het Westland vaak vertegenwoordigd door een wethouder of een medewerker economische zaken, komt voor het officiële moment en voor het signaal dat het bedrijf investeert in de regio. Daaromheen staan de eigen medewerkers, die het pand of de kas al weken kennen maar het voor het eerst in feeststand zien. Bij het organiseren van een openingsfeest voor je bedrijf begin je met de vraag welke groep het belangrijkst is. Voor een kwekerij in De Lier die een nieuwe kas opent, zijn dat vaak de afnemers en de buren. Voor een logistiek bedrijf dat een tweede vestiging in Maasdijk opent, zijn het de klanten en de nieuwe medewerkers die elkaar nog moeten leren kennen. Die keuze bepaalt de toon: zakelijk en informatief, warm en feestelijk of een combinatie in twee blokken. Wij helpen die gastenlijst te ordenen in doelgroepen en koppelen er per groep een moment aan. Zo weet iedereen waarom hij is uitgenodigd en voelt niemand zich een toevallige toeschouwer bij het feest van een ander. Een goede opening is een uitnodiging om de relatie te verdiepen, niet alleen een rondje door een nieuw gebouw met een glas in de hand.
Officiële handeling, rondleiding en pers: het programma van de opening
Het programma van een opening bestaat uit drie lagen die in elkaar overlopen. De eerste laag is de ontvangst. Gasten worden bij binnenkomst begroet door een event host, krijgen een drankje en kunnen alvast rondkijken in een deel van het pand dat als ontvangstruimte is ingericht. Muziek staat op de achtergrond, het decor verwijst naar het bedrijf en de nieuwe locatie. De tweede laag is het officiële moment. Een korte toespraak van de directie, eventueel een woord van de gemeente en dan de handeling zelf: een lint, een eerste plant die de grond in gaat, een knop die de nieuwe lijn in beweging zet of een onthulling van het naambord. Kort houden is de regel. Wie langer dan een kwartier officieel bezig is, verliest de zaal. Direct daarna volgt het fotomoment. Pers en eigen fotograaf hebben een vooraf afgesproken plek en de handeling wordt zo opgesteld dat het bedrijfslogo, de belangrijkste personen en het nieuwe pand in één beeld passen. De derde laag is de rondleiding. In kleine groepen lopen gasten met een medewerker door de productie, het magazijn of de kas. Die medewerker kent het werk en kan vragen beantwoorden, wat meer indruk maakt dan een gehuurde gids. Bij grote groepen werken wij met een looproute met vaste punten waar iemand iets vertelt, zodat het niet vastloopt. Tijdens het openingsfeest organiseren wij de timing van deze drie lagen zo dat de energie oploopt: rustig binnenkomen, een gezamenlijk hoogtepunt en daarna ruimte om te ontdekken. Pas daarna begint het echte feest.
Openingsfeest organiseren voor een nieuw bedrijfspand, kas of vestiging
Een nieuw bedrijfspand, een nieuwe kas en een nieuwe vestiging vragen elk om een andere invulling. Bij een kantoor of showroom draait het om het gebouw zelf: de architectuur, de werkplekken, de plek waar klanten straks worden ontvangen. Het decor blijft dan bescheiden om het pand te laten spreken. Bij een kas in het Westland is de schaal het verhaal. Rijen gewas, techniek voor klimaat en water en de logistiek van oogst tot verpakking maken indruk op gasten die er nooit eerder in stonden. Een rondleiding met uitleg door de teler zelf is hier het hoogtepunt, aangevuld met een proeverij van het product bij de uitgang. Bij een nieuwe vestiging van een bestaand bedrijf, bijvoorbeeld een distributiecentrum dat vanuit Rotterdam een tweede locatie in het Westland opent, gaat het vooral om verbinding. De medewerkers van de nieuwe locatie moeten zich onderdeel voelen van het geheel en de klanten moeten begrijpen wat de uitbreiding voor hen betekent. Een openingsfeest voor zo’n bedrijf organiseren wij daarom met een gezamenlijk moment voor beide locaties, bijvoorbeeld een videoverbinding of een gedeelde toespraak. Ook een zorginstelling die een nieuwe vleugel opent of een winkel die een grotere plek betrekt, past in dit rijtje. Steeds kijken wij naar de ruimte die er is: wat kan binnen, wat moet buiten, waar staat de catering en hoe voorkom je dat de rondleiding en het feest elkaar in de weg lopen. Een lege nieuwe hal is een cadeau voor een decorbouwer, een werkende kas vraagt om respect voor het gewas. Beide kunnen prachtig worden als het concept klopt.
Van officiële opening naar feest: zo organiseren wij het openingsfeest van jullie bedrijf
Na het officiële deel en de rondleiding wil een deel van de gasten naar huis en wil een ander deel juist blijven. Daar hoort het programma rekening mee te houden. Klanten en gemeente vertrekken vaak na de borrel; medewerkers, partners en trouwe relaties blijven voor het avondprogramma. De overgang moet soepel zijn: het licht verandert, de muziek wordt levendiger, de catering schakelt van hapjes naar een walking dinner of foodtrucks op het terrein en de bar gaat open met een cocktailkaart die naar de opening verwijst. Een photobooth met props in de huisstijl geeft de avond een speels element en levert beelden op voor de sociale kanalen. Live muziek of een dj sluit af. Tijdens het hele traject nemen wij het werk uit handen. Dat begint met een gesprek over het doel van de opening en de doelgroepen. Vervolgens ontwikkelen wij het concept, het decor en het programma, stemmen wij het officiële moment af met de directie en eventuele sprekers, regelen wij fotografie, catering, techniek en entertainment en maken wij een draaiboek waarin elke minuut staat. Op de dag zelf coördineert ons team de ontvangst, het fotomoment, de rondleidingen en de doorstroom naar het feest. Jullie staan bij de deur en ontvangen jullie gasten. Vanuit Maasdijk werken wij in het hele Westland en in Zuid-Holland, dus ook een opening in Den Haag, Delft of Rotterdam organiseren wij met dezelfde aandacht. Wil je een openingsfeest voor je bedrijf organiseren dat gasten onthouden? Bel, mail of vul het contactformulier in. Wij nemen zo snel mogelijk contact op en denken graag mee.
Veelgestelde vragen over openingsfeest bedrijf organiseren
Wie nodig je uit voor de opening van een nieuw bedrijfspand?
De gastenlijst van een opening bestaat meestal uit vijf groepen. Klanten en afnemers vormen de eerste groep, omdat de nieuwe locatie vaak direct voor hen is gebouwd. Leveranciers en partners komen als tweede, zij hebben aan het pand meegewerkt of leveren er straks aan. Buren en omwonenden zijn de derde groep en een uitnodiging voorkomt veel scheve blikken later. De gemeente, in de persoon van een wethouder of een medewerker economische zaken, hoort erbij als het officiële moment gewicht moet krijgen. De vijfde groep bestaat uit de eigen medewerkers met hun partners. Per groep kies je een moment: een middagprogramma voor relaties en een avondfeest voor het personeel werkt vaak goed. Wij helpen de lijst te ordenen en koppelen er een passend programma aan.
Welke officiële handeling past bij de opening van een bedrijf?
De handeling moet iets vertellen over wat het bedrijf doet. Een lint doorknippen is herkenbaar maar zegt weinig. Een teler plant liever de eerste stek in de nieuwe kas, een transportbedrijf laat de eerste vrachtwagen onder een boog door rijden en een productiebedrijf drukt op de knop die de nieuwe lijn start. Een naambord onthullen werkt goed bij een kantoor of showroom. Betrek meerdere mensen bij het moment, bijvoorbeeld de oprichter en de jongste medewerker of de wethouder en de directeur samen. Houd het kort en zorg dat iedereen het kan zien, desnoods via een scherm. Het fotomoment volgt direct op de handeling. Wij denken mee over een handeling die bij jullie verhaal past en bereiden de opstelling tot in detail voor.
Hoe regel je pers en foto's bij een openingsfeest?
Regionale media en vakbladen komen graag naar een opening, mits je ze op tijd uitnodigt en een concreet verhaal biedt. Stuur vooraf een korte tekst met de reden van de opening, wat het pand of de kas betekent voor het bedrijf en de regio en wie er aanwezig zijn. Reserveer een vaste plek voor pers en fotografen bij het officiële moment. De handeling wordt zo opgesteld dat logo, personen en pand in één beeld passen. Een eigen fotograaf legt ook de rondleiding, de gasten en het feest vast. Die beelden gebruik je later op LinkedIn, Instagram en Facebook en in de nieuwsbrief naar klanten. Spreek vooraf af welke foto’s je minimaal wilt hebben. Wij nemen die lijst op in het draaiboek en zorgen dat het moment klopt.
Hoe lang duurt een openingsfeest voor een bedrijf gemiddeld?
Een opening met alleen het officiële deel en een borrel duurt meestal twee tot drie uur. Ontvangst, toespraak, handeling, fotomoment en rondleiding passen daar ruim in. Wie het feest wil laten doorlopen naar een avondprogramma voor medewerkers en relaties, rekent op een middag en avond. Het is verstandig om een duidelijke eindtijd voor het officiële deel te noemen op de uitnodiging, zodat zakelijke gasten weten wanneer ze kunnen vertrekken. Voor het personeel geldt vaak een latere eindtijd. Bij een grote gastenlijst kun je de rondleidingen spreiden om drukte te voorkomen. De tijdsindeling hangt af van het doel en de gastenlijst. In het draaiboek leggen wij elke overgang vast, zodat het programma niet uitloopt.
Kan een openingsfeest ook in de nieuwe kas of loods zelf plaatsvinden?
Ja, de nieuwe locatie is meestal de mooiste plek voor het feest. Een lege hal of een net opgeleverde loods is een ideale ruimte voor decor, een podium en catering. Een werkende kas vraagt meer aandacht, omdat het gewas en het klimaat niet mogen lijden onder het feest. Vaak richten wij dan een deel van de kas of een aangrenzende verwerkingsruimte in als feestzone en beperken wij de rondleiding tot een vaste route. Stroom, vloerbescherming, sanitair en verkeer op het terrein nemen wij mee in de voorbereiding. Buiten kan een tent of een festivalopstelling op de parkeerplaats de binnenruimte aanvullen. Zo zien gasten het pand in bedrijf en vieren ze het feest zonder in de weg te lopen. Het resultaat is een opening die de locatie zelf tot hoofdrolspeler maakt.
Wat regel je voor de gemeente en de buren bij een bedrijfsopening?
Wat regel je voor de gemeente en de buren bij een bedrijfsopening?
Hoe ver van tevoren moet je een openingsfeest voor een bedrijf organiseren?
De opleverdatum van een pand of kas schuift vaak, dus begin met plannen zodra de bouw een betrouwbare einddatum heeft. Voor een opening met gemeente, pers en een grote gastenlijst reken je op enkele maanden voorbereiding. Agenda’s van bestuurders en belangrijke klanten zijn snel vol. Ook uitnodigingen, decor, catering en entertainment hebben doorlooptijd. Kies bij voorkeur een datum enkele weken na de oplevering, zodat kleine gebreken zijn verholpen en de medewerkers zich thuis voelen. Loopt de bouw uit, dan schuiven wij het draaiboek mee zonder dat het concept verandert. Een eerste gesprek kan al plaatsvinden terwijl het pand nog in de steigers staat. Hoe eerder wij meekijken, hoe meer keuze er overblijft.
Wat doet Make it Awesome bij het organiseren van een openingsfeest?
Ons team neemt de complete organisatie uit handen, van het eerste gesprek tot de laatste gast. Het begint met het doel: wat moet de opening opleveren en voor wie. Daarna ontwikkelen wij een concept met decor, programma en catering dat past bij het bedrijf en de nieuwe locatie. Wij stemmen het officiële moment af met directie en gemeente, regelen fotografie en pers, plannen de rondleidingen en zorgen voor entertainment, live muziek, een cocktailbar of een photobooth. Techniek, opbouw, afbouw en een minutieus draaiboek horen erbij. Op de dag zelf coördineren wij alles, zodat jullie alleen gastheer hoeven te zijn. Wij werken vanuit Maasdijk in het Westland en heel Zuid-Holland. Bel 06 1537 52 53 of mail naar info@make-it-awesome.nl voor een eerste voorstel.