Eventbureau dat begint bij het doel en eindigt bij effect

Eventbureau

Een eventbureau kiezen doe je meestal op het moment dat je zelf door de bomen het bos niet meer ziet. De datum staat vast, de directie wil iets bijzonders en het lijstje met losse leveranciers groeit sneller dan de duidelijkheid. Make it Awesome is een eventbureau uit Maasdijk, in het hart van het Westland, dat die puzzel voor je oplost. Wij ontwikkelen het concept, plannen de uitvoering en staan op de dag zelf naast jullie tot de laatste gast naar huis gaat. Wat ons als eventbureau anders maakt, is dat wij niet beginnen bij het thema of de zaal, maar bij de vraag wat het event moet opleveren. Een bedrijfsfeest, een jubileum, een netwerkborrel of een familiedag voor een zorginstelling: elk event krijgt bij ons een doel voordat het een decor krijgt. Op deze pagina lees je hoe wij werken, voor wie wij werken en waarom wij effect belangrijker vinden dan glitter. Zo weet je snel of ons eventbureau bij jullie past.

Wat ons eventbureau anders maakt dan een feestorganisator

Een feestorganisator regelt een zaal, een dj en een buffet. Dat is nuttig, maar het is niet wat wij doen. Ons eventbureau vertrekt vanuit een andere vraag: waarom komen deze mensen samen en wat moeten zij voelen wanneer ze naar huis gaan? Pas als dat helder is, kiezen wij het decor, het eten en het entertainment. Dat verschil klinkt subtiel, maar het bepaalt alles. Een tuinbouwbedrijf in Naaldwijk dat na een fusie twee teams wil laten samensmelten, heeft geen feest nodig waar iedereen bij zijn eigen collega’s blijft staan. Het heeft een programma nodig dat mensen op een natuurlijke manier mengt, met eten dat je samen deelt en entertainment dat gesprekken opent. Een eventbureau dat alleen op sfeer stuurt, mist die laag. Wij combineren daarom creativiteit met een scherp oog voor detail. Elk element, van de looproute bij binnenkomst tot het moment waarop de directeur het woord neemt, toetsen wij aan het doel. Daarnaast nemen wij het volledige werk uit handen. Jullie hoeven geen tien leveranciers aan te sturen, geen draaiboek te bewaken en niet om drie uur ’s nachts de laatste tafels te tellen. Ons team schakelt snel wanneer de weersvoorspelling omslaat of het aantal gasten op het laatste moment verandert. En wij doen dit voor intieme feesten met dertig mensen én voor grote bedrijfsfestivals op eigen terrein. De schaal verandert, de aanpak niet. Van A tot Awesome, zoals wij dat zelf noemen, betekent dat het eventbureau er is van de eerste brainstorm tot de laatste glimlach.

Zo werkt ons eventbureau in drie stappen

De werkwijze van ons eventbureau is bewust eenvoudig gehouden, zodat jullie altijd weten waar het proces staat. Stap één is het doelgesprek. Daarin vragen wij door op de aanleiding, de doelgroep en de boodschap. Wat mag het event opleveren? Wie komen er en wat hebben zij nodig? Is het een bedankje, een mijlpaal, een kennismaking of een nieuwe start? Uit dat gesprek halen wij de kern waarop het hele concept rust. Stap twee is de conceptontwikkeling. Ons team vertaalt het doel naar een thema, een sfeer en een programma. Voor een logistiek bedrijf met ploegendiensten kan dat een festival in de eigen loods zijn dat twee keer draait, zodat elke ploeg aan de beurt komt. Voor een ondernemersvereniging in het Westland kan het een netwerkborrel zijn met een walking dinner en een event host die introducties versoepelt. Bij deze stap presenteren wij het concept inclusief decor, catering, entertainment en planning, zodat jullie een compleet beeld hebben voordat iets vastligt. Stap drie is de uitvoering. Het eventbureau regelt de leveranciers, bewaakt het draaiboek en stuurt op de dag zelf alles aan. Jullie ontvangen de gasten, wij zorgen dat het klopt. Na afloop kijken wij samen terug: is het doel gehaald en wat nemen jullie mee naar een volgende keer? Die drie stappen vormen de ruggengraat van elk event dat wij organiseren. Ze houden het proces overzichtelijk, ook wanneer een event groot en complex wordt. En ze zorgen dat het eindresultaat aansluit op wat jullie in het eerste gesprek hebben uitgesproken.

Voor wie het eventbureau uit Maasdijk werkt

Ons eventbureau werkt voor een brede groep opdrachtgevers, maar er zit wel een rode draad in. Het zijn organisaties die iets willen bereiken met hun event en niet alleen een avond willen vullen. De eerste groep bestaat uit bedrijven in het Westland en de rest van Zuid-Holland: tuinbouwondernemingen, logistieke dienstverleners, familiebedrijven en handelsbedrijven die een personeelsfeest, een jubileum of een opening organiseren. Vaak hebben zij zelf een loods, een magazijn of een bedrijfshal die wij omtoveren tot feestlocatie. De tweede groep is de zorg. Voor zorginstellingen en verpleeghuizen organiseren wij familiedagen, themamiddagen, zintuigenfeestjes en dementievriendelijke evenementen, naast personeels- en vrijwilligersfeesten. Daar telt elk detail dubbel, omdat de doelgroep kwetsbaar is en de medewerkers vaak onregelmatig werken. De derde groep zijn verenigingen, netwerken en organisaties die mensen willen verbinden: een netwerkborrel voor ondernemers in Naaldwijk, een fusiefeest van twee organisaties in Rotterdam of een klantevent in Den Haag. Een vierde groep zoekt ons op voor coaching en activatie, één op één of in teamverband. Ons uitgangspunt daarbij is dat in ieder mens een natuurtalent zit dat, eenmaal ontdekt, beweging en energie geeft. Events en coaching versterken elkaar: wanneer mensen zichzelf en elkaar beter begrijpen, ontstaat meer verbinding, ook tijdens een feest. Wat al deze opdrachtgevers gemeen hebben, is dat zij een eventbureau willen dat meedenkt en niet alleen uitvoert. Wij werken op locatie, in het eigen pand van de klant of op een plek die wij samen kiezen, overal in het Westland, Delft, Maassluis en de omliggende regio.

Waarom dit eventbureau kiest voor effect boven glitter

Glitter is makkelijk. Een grote lichtshow, een bekende naam op het podium en een champagnetoren zorgen voor een mooie foto. Maar de vraag die ons eventbureau stelt, is wat er de maandag erna nog over is. Praten collega’s nog met elkaar over het gesprek dat zij hadden bij de cocktailbar? Voelen de medewerkers van een verpleeghuis zich gezien door hun bestuur? Heeft de klant van een handelsbedrijf uit Hoek van Holland het gevoel dat hij de mensen achter het bedrijf nu echt kent? Dat noemen wij effect. Het betekent niet dat een event sober moet zijn. Sfeervolle decors, verrassende thema’s, smaakexplosies en top entertainment horen bij onze aanpak. Het verschil is dat elk van die elementen een functie heeft. Een themafeest in Hollywood-stijl kiezen wij omdat de opdrachtgever zijn medewerkers letterlijk in de spotlight wil zetten, niet omdat het er mooi uitziet. Een photobooth plaatsen wij op een plek waar mensen uit verschillende afdelingen elkaar tegenkomen. Een bakworkshop op locatie zetten wij in wanneer een team samen iets moet maken om elkaar te leren kennen. Effect ontstaat wanneer vorm en doel samenvallen. Als eventbureau bewaken wij die samenhang van begin tot eind, ook wanneer er onderweg verleidingen langskomen om er nog iets extra’s bij te doen. Wij zeggen dan eerlijk of het bijdraagt of afleidt. Dat analytische in onze werkwijze is misschien niet wat je verwacht van een bureau dat feesten organiseert. Maar het is precies waarom onze events blijven hangen. Wij maken ideeën werkelijkheid en zorgen dat ze iets in beweging zetten.

Veelgestelde vragen over eventbureau

Wat doet een eventbureau precies?

Een eventbureau bedenkt, plant en voert evenementen uit in opdracht van bedrijven en organisaties. Bij Make it Awesome betekent dat conceptontwikkeling, event planning, uitvoering en alles wat daartussen zit. Denk aan decor en aankleding, catering, entertainment, live muziek, event hosts, een mobiele cocktailbar of een photobooth. Het verschil met losse leveranciers is dat één partij het geheel bewaakt. Jullie hebben één aanspreekpunt in plaats van tien. Het eventbureau vertaalt het doel van het event naar een concept dat klopt in elk detail. Op de dag zelf is ons team aanwezig om het draaiboek te bewaken en snel te schakelen als dat nodig is. Zo blijft er voor jullie ruimte om gastheer of gastvrouw te zijn.

Wanneer schakel je een eventbureau in?

Het beste moment is zodra de aanleiding bekend is en nog voordat de eerste leverancier is vastgelegd. Dan kan het eventbureau meedenken over het doel, de datum en de vorm. Toch komen veel opdrachtgevers later, bijvoorbeeld wanneer de interne organisatie vastloopt of de tijd begint te dringen. Ook dan kunnen wij instappen. Voor last-minute bedrijfsfeesten hebben wij een aanpak waarmee wij snel tot een werkbaar concept komen. Hoe eerder jullie ons betrekken, hoe meer keuzevrijheid er overblijft in locaties, artiesten en catering. Bij grote events zoals een bedrijfsfestival of een jubileum adviseren wij ruim vooruit te plannen. Bij kleinere events zoals een netwerkborrel is de doorlooptijd korter.

Werkt Make it Awesome als eventbureau alleen in het Westland?

Ons eventbureau is gevestigd in Maasdijk en het Westland is ons thuisgebied. Naaldwijk, ‘s-Gravenzande, Monster en Hoek van Holland kennen wij goed. Daarnaast werken wij door heel Zuid-Holland, waaronder Rotterdam, Den Haag, Delft en Maassluis. Wij organiseren events op locatie, dus ook op het eigen terrein of in het eigen pand van de opdrachtgever. Een loods, een kantoortuin of een parkeerterrein kunnen wij inrichten als volwaardige eventlocatie. Voor opdrachtgevers buiten deze regio bekijken wij per aanvraag wat mogelijk is. Neem daarvoor gewoon contact op. Onze kennis van de lokale leveranciers en locaties in het Westland is een voordeel dat wij graag inzetten.

Welke soorten events organiseert dit eventbureau?

Het aanbod van ons eventbureau is breed, maar het draait altijd om mensen verbinden. Voor bedrijven organiseren wij bedrijfsfeesten, personeelsfeesten, jubilea, fusiefeesten, openings- en klantevents en bedrijfsfestivals op eigen terrein. Ook teambuilding op locatie, bedrijfsuitjes met een themafeest en walking dinners horen bij ons aanbod. Voor de zorg organiseren wij familiedagen, themamiddagen, zintuigenfeestjes en dementievriendelijke evenementen. Complete themaparty’s zoals een summer festival, casino night, Hollywood of tropical werken wij van decor tot catering uit. Verenigingen en netwerken helpen wij met netwerkborrels en vrijwilligersfeesten. Naast events bieden wij coaching en activatie-trajecten aan. De schaal loopt van een intiem feest tot een groots evenement.

Hoe verloopt het eerste contact met het eventbureau?

Het eerste contact verloopt via het contactformulier op onze website, per telefoon of per e-mail. In het formulier vragen wij alleen om naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer. Daarna nemen wij zo snel mogelijk contact op om een gesprek in te plannen. In dat gesprek gaat het over de aanleiding, de doelgroep en wat het event moet opleveren. Jullie hoeven nog geen uitgewerkt idee te hebben. Vaak helpt het juist als het nog open ligt, omdat ons eventbureau dan kan inspireren over de mogelijkheden. Na het gesprek werken wij een eerste concept uit met sfeer, programma en planning. Pas daarna maken jullie een keuze.

Kan een eventbureau ook helpen bij een klein event?

Wat is het verschil tussen een eventbureau en een cateraar met eventservice?

Een cateraar met eventservice is sterk in eten en drinken en regelt daar vaak wat extra’s omheen. Een eventbureau neemt het hele event als uitgangspunt en ziet catering als één van de bouwstenen. Bij ons begint alles bij het doel en de doelgroep. Daarna kiezen wij de catering die daarbij past, zoals een walking dinner voor een netwerkborrel of streetfood bij een festival in de loods. Ook decor, entertainment, techniek en het programma komen uit dezelfde visie. Dat zorgt voor samenhang die je merkt zodra je binnenkomt. Een cateraar kan een onderdeel van ons team zijn op de dag zelf. De regie ligt bij het eventbureau.

Hoe zorgt een eventbureau dat het event blijft hangen?

Een event blijft hangen wanneer mensen iets hebben gevoeld en niet alleen iets hebben gezien. Daarom vragen wij vooraf wat de gasten nodig hebben en met welk gevoel zij naar huis moeten gaan. Dat antwoord bepaalt het concept, het programma en de details. Een verrassend thema of een smaakexplosie helpt, maar alleen als het bijdraagt aan dat doel. Ons eventbureau bouwt daarom momenten in die verbinding oproepen, zoals een gedeelde activiteit of een persoonlijk woord van de directie. Entertainment kiezen wij op de doelgroep en niet op de naam. Na afloop kijken wij samen terug op wat het event heeft opgeleverd. Events met effect, dat is waar wij voor staan.