Evenement voor je zorginstelling organiseren dat bewoners, familie en personeel samenbrengt

Evenement Zorginstelling Organiseren

Een evenement voor een zorginstelling organiseren vraagt om een andere blik dan een bedrijfsfeest in een loods of een netwerkborrel voor ondernemers. De gasten zijn bewoners met een kwetsbare gezondheid, familieleden die soms van ver komen en medewerkers die tussen de zorgtaken door willen meegenieten. Als bestuurder of activiteitenbegeleider wil je een middag of dag neerzetten die echt iets losmaakt, zonder dat het zorgproces in de war raakt. Daar ligt precies onze kracht. Make it Awesome organiseert evenementen voor verpleeghuizen en zorginstellingen in het Westland en de rest van Zuid-Holland, van een zintuigenfeestje op de afdeling tot een familiedag op het eigen terrein. Wij beginnen altijd bij het doel: wat moeten bewoners voelen, wat wil je familie meegeven en wat heeft het personeel nodig? Daarna vertalen wij dat naar een concept met passende prikkels, haalbare tijden en een draaiboek dat aansluit op het rooster van het zorgteam. Zo wordt een evenement in de zorginstelling organiseren iets waar je naar uitkijkt in plaats van iets wat erbij komt.

Doelen bepalen voordat je een evenement voor de zorginstelling organiseert

Elk evenement dat wij voor een zorginstelling organiseren begint met dezelfde vraag: wat mag deze dag opleveren? Het antwoord verschilt per doelgroep. Voor bewoners gaat het vaak om herkenning, plezier en het gevoel dat er iets bijzonders gebeurt in hun eigen omgeving. Familieleden willen een goed moment met hun vader, moeder of partner, zonder de druk van een gewoon bezoekuur. Medewerkers willen zien dat hun werk gewaardeerd wordt en een keer samen iets beleven dat niet om roosters of rapportages draait. Wie deze drie perspectieven vooraf op tafel legt, maakt scherpere keuzes over het programma. Een themamiddag in het verpleeghuis rond de jaren zestig vraagt om andere muziek, ander decor en een ander tempo dan een familiedag op het buitenterrein met kleinkinderen erbij. Wij brengen die doelen samen met het bestuur en de activiteitenbegeleiding in kaart voordat wij iets voorstellen. Soms blijkt dat een groot bewonersfeest helemaal niet nodig is en dat een reeks kleine zintuigenfeestjes per afdeling veel meer oplevert. Soms is juist een jubileum van de instelling het moment om bewoners, familie en personeel voor het eerst in jaren in dezelfde ruimte te krijgen. Als het doel helder is, kunnen wij het budget verdelen over de onderdelen die er echt toe doen: aankleding die herinneringen oproept, eten dat bewoners aankunnen en entertainment dat aansluit bij wat zij nog kunnen meemaken. Zo wordt een evenement voor de zorginstelling organiseren geen losse activiteit op de kalender, maar een middel om de verbinding tussen bewoners, families en het zorgteam te versterken.

Rekening houden met kwetsbaarheid en prikkels tijdens het evenement

Bewoners van een verpleeghuis reageren anders op geluid, licht, drukte en beweging dan gasten op een personeelsfeest. Een band die op een bedrijfsfestival voor sfeer zorgt, kan op een afdeling met dementie juist onrust geven. Daarom kijken wij bij het organiseren van een evenement in een zorginstelling per onderdeel naar de hoeveelheid prikkels. Muziek zetten wij zachter en kiezen wij op herkenbaarheid, zodat een bewoner mee kan neuriën in plaats van te schrikken. Decor houden wij overzichtelijk: kleur en sfeer, maar geen knipperende verlichting of losse kabels op de vloer waar rollators overheen moeten. Bij een zintuigenfeestje prikkelen wij zien, horen, ruiken, proeven en voelen bewust één voor één, met bijvoorbeeld een geurtafel met kruiden, stof om aan te raken en kleine hapjes die makkelijk te eten zijn. Rustmomenten plannen wij bewust in en er is altijd een stille plek waar iemand even weg kan van het feest. Voor bewoners met slikproblemen of dieetwensen stemmen wij de catering af met de zorgmedewerkers, zodat niemand buiten de boot valt bij het gebak of het walking dinner. Dementievriendelijk organiseren betekent ook dat het programma niet afhankelijk is van een strakke tijdlijn. Wie later aanschuift of eerder terug wil naar de kamer, moet dat kunnen zonder dat het opvalt. Een evenement in de zorginstelling organiseren met oog voor kwetsbaarheid vraagt dus niet om minder ambitie, maar om slimmer doseren. De ervaring leert dat juist een rustige opbouw met herkenbare elementen de sterkste reacties oproept: een bewoner die opeens een liedje meezingt of een familielid dat voor het eerst in lange tijd weer echt contact maakt.

Evenement in de zorginstelling organiseren rond het rooster van het zorgteam

Het rooster van een zorginstelling bepaalt in hoge mate wanneer een evenement kan slagen. Maaltijden, medicatierondes, wisselingen van dienst en de vaste rustmomenten van bewoners staan vast en daar plannen wij omheen. In de praktijk werkt een programma in de vroege middag vaak het best, na de lunch en voordat de vermoeidheid toeslaat. Voor een familiedag kiezen wij soms een weekend, zodat kinderen en kleinkinderen mee kunnen, terwijl een personeelsfeest in de zorg juist rekening moet houden met ploegendiensten en nachtdiensten. Dat overleggen wij vooraf met de teamleiders en wij bouwen het programma zo op dat medewerkers die de late dienst draaien ook een deel meemaken. Samenwerking met het zorgteam gaat verder dan de agenda. Zorgmedewerkers kennen de bewoners: wie geniet van muziek, wie liever aan de rand zit, wie een vaste begeleider nodig heeft. Die kennis nemen wij mee in de opstelling van de zaal, de indeling van tafels en de volgorde van het programma. Tijdens het evenement zelf houden onze event hosts contact met een vast aanspreekpunt van de instelling, zodat een verandering in de conditie van een bewoner direct opgevangen wordt zonder dat het feest stilvalt. Ook de opbouw en afbouw stemmen wij af op de dagelijkse gang van zaken. Een decor bouwen in de huiskamer terwijl bewoners ontbijten is geen optie, dus werken wij met tijdvakken die het zorgteam aangeeft. Zo wordt een evenement in de zorginstelling organiseren geen extra belasting voor het personeel, maar een dag waarop zij zelf ook kunnen genieten van wat er om hen heen gebeurt.

Wat wij regelen als jullie een evenement voor de zorginstelling organiseren

Als jullie een evenement voor de zorginstelling organiseren met Make it Awesome, nemen wij het werk uit handen vanaf de eerste brainstorm tot de laatste bewoner die tevreden terug naar de afdeling gaat. Het begint met conceptontwikkeling: samen met het bestuur en de activiteitenbegeleiders kiezen wij een thema dat past bij de bewoners, zoals een Hollandse zomermiddag, een tropische middag met zachte muziek en fruitcocktails zonder alcohol of een belevingsactiviteit rond de zintuigen. Daarna volgt de planning: draaiboek, afstemming met het zorgteam, leveranciers, aankleding en catering. Op de dag zelf bouwen wij het decor op in het tijdvak dat de instelling aangeeft, begeleiden onze event hosts het programma en zorgen wij dat entertainment, muziek en eten op het juiste moment komen. Een mobiele cocktailbar kan ook in het verpleeghuis, met alcoholvrije varianten en aangepaste dranken voor wie dat nodig heeft. Een photobooth levert foto’s op die familieleden meenemen en die weken later nog voor gespreksstof zorgen op de afdeling. Voor vrijwilligersfeesten en personeelsfeesten in de zorg schalen wij op naar een avondprogramma met live muziek en een walking dinner, op het eigen terrein of in een zaal in de buurt. Werken wij in het Westland, bijvoorbeeld in Naaldwijk of Monster, of verder weg in Delft, Den Haag of Rotterdam, dan komen wij altijd eerst kijken op locatie. Zo weten wij waar de stroompunten zitten, hoe breed de gangen zijn en waar de rustige hoek komt. Bel 06 1537 52 53 of mail naar info@make-it-awesome.nl en wij nemen zo snel mogelijk contact op om jullie plannen door te spreken.

Veelgestelde vragen over evenement zorginstelling organiseren

Wat is een goed moment om een evenement in een zorginstelling te organiseren?

Het beste moment hangt af van het dagritme van de bewoners. De vroege middag werkt in veel verpleeghuizen goed, omdat de lunch achter de rug is en de vermoeidheid nog niet toeslaat. Voor een familiedag kiezen veel instellingen een zaterdag, zodat werkende kinderen en kleinkinderen mee kunnen komen. Een jubileum van de instelling kan juist op een doordeweekse dag, met een apart avonddeel voor medewerkers. Wij kijken ook naar het seizoen: een zomerfeest op het terrein vraagt om schaduw en verkoeling, een wintermiddag om warmte en licht. Medicatierondes en maaltijden plannen wij samen met het zorgteam in het draaiboek. Zo valt het programma nooit samen met een moment waarop bewoners zorg nodig hebben. Overleg vroeg met ons, dan hebben wij ruimte om alles rustig af te stemmen.

Hoe houden jullie rekening met bewoners met dementie?

Dementievriendelijk organiseren begint met rust en herkenning. Wij kiezen muziek uit de jeugd van de bewoners, zodat liedjes herinneringen oproepen in plaats van verwarring. Het decor houden wij overzichtelijk, zonder knipperend licht of harde contrasten die onrust geven. Prikkels bieden wij één voor één aan, bijvoorbeeld eerst een geur, dan iets om te proeven en daarna iets om aan te raken. Er is altijd een stille plek waar een bewoner even weg kan van de drukte. Onze event hosts werken samen met de zorgmedewerkers die de bewoners kennen. Het programma heeft geen strakke tijdlijn, zodat iemand later kan aanschuiven of eerder kan vertrekken. Op die manier beleeft ook een bewoner met vergevorderde dementie een mooi moment.

Kunnen familieleden en kleinkinderen meedoen aan het evenement?

Familieleden en kleinkinderen zijn juist een belangrijke reden om een evenement voor de zorginstelling te organiseren. Een familiedag geeft hen een ander soort contact dan het gewone bezoekuur op de kamer. Wij bouwen het programma zo op dat er iets te doen is voor elke generatie, van een bakworkshop tot een photobooth. Kleinkinderen kunnen bijvoorbeeld helpen bij het versieren of samen met opa of oma een cocktail zonder alcohol samenstellen. Voor de oudste bewoners houden wij het tempo laag en het geluidsniveau beheersbaar. Familie krijgt vooraf een uitnodiging met praktische informatie over tijden en parkeren. Wij stemmen met de instelling af hoeveel gasten per bewoner welkom zijn. Zo blijft het overzichtelijk en toch een echt feest voor iedereen.

Hoeveel werk heeft het zorgteam aan een evenement?

Het zorgteam hoeft geen extra taken op zich te nemen op de dag zelf. Wij verzorgen de opbouw, de begeleiding van het programma, de catering en de afbouw. Wat wij wel vragen is kennis: wie van de bewoners geniet van muziek, wie liever aan de rand zit en wie dieetwensen heeft. Die informatie halen wij op in een kort gesprek met de teamleider of de activiteitenbegeleider. Tijdens het evenement is er één vast aanspreekpunt vanuit de instelling voor zorgvragen. Medewerkers kunnen daardoor meegenieten in plaats van alles te regelen. Bij een personeelsfeest in de zorg houden wij bovendien rekening met ploegendiensten in de planning. Zo voelt het evenement als een cadeau en niet als een klus erbij.

Wat kost het organiseren van een evenement voor een zorginstelling?

De kosten van een evenement voor een zorginstelling hangen af van een aantal keuzes. Het aantal bewoners en gasten bepaalt de omvang van de catering en het aantal begeleiders dat nodig is. Een themamiddag op één afdeling vraagt minder decor en entertainment dan een familiedag op het hele terrein. Live muziek, een mobiele cocktailbar of een photobooth zijn losse bouwstenen die je kunt toevoegen of weglaten. De locatie speelt ook mee: in het eigen pand bespaar je zaalhuur en vervoer van bewoners. Wij maken na een eerste gesprek een voorstel dat past bij het doel en het beschikbare budget. Daarin zie je precies welke onderdelen waaraan bijdragen. Zo kun je als bestuur een goede afweging maken zonder verrassingen achteraf.

Kan het evenement op de afdeling zelf plaatsvinden?

Welke thema's werken goed in een verpleeghuis?

Thema’s die herinneringen oproepen doen het in een verpleeghuis vrijwel altijd goed. Denk aan een Hollandse zomerdag met oude spelletjes en muziek van vroeger, een tropische middag met fruit en zachte klanken of een middag rond het thema circus met kleur en verwondering. Een zintuigenfeestje is geen thema op zich, maar een aanpak waarbij wij zien, horen, ruiken, proeven en voelen bewust prikkelen. Seizoensthema’s zoals kerst, lente of oogsttijd sluiten aan bij wat bewoners buiten zien gebeuren. Voor een jubileum van de instelling kiezen wij vaak iets feestelijks dat ook familie en personeel aanspreekt. Wij letten er altijd op dat een thema niet te druk of te vreemd wordt. Herkenbaarheid gaat boven spektakel. Samen met de activiteitenbegeleiding kiezen wij wat het best past bij jullie bewoners.

Organiseren jullie ook personeelsfeesten voor zorginstellingen?

Zeker, personeelsfeesten en vrijwilligersfeesten in de zorg horen bij ons vaste aanbod. Zorgmedewerkers werken in ploegen en hebben weinig momenten om als team samen te zijn. Daarom plannen wij zo dat ook collega’s uit de late dienst en de nachtdienst een deel kunnen meemaken, bijvoorbeeld met een programma dat in blokken loopt. De invulling kan variëren van een walking dinner met live muziek tot een themafeest in een loods of op het eigen terrein. Ook een vrijwilligersfeest verdient aandacht, want zonder vrijwilligers draait geen zorginstelling. Wij verzorgen concept, decor, catering, entertainment en de begeleiding op de avond zelf. Het bestuur hoeft alleen de gastenlijst aan te leveren. De rest maken wij Awesome.