Zorg evenement organiseren met een programma dat past bij roosters, veiligheid en toegankelijkheid

Zorg Evenement Organiseren

Een evenement in de zorg organiseren lijkt op papier op elk ander evenement: een datum, een locatie, gasten en een programma. In de praktijk komt er veel meer bij kijken. Een open dag van een verpleeghuis trekt buurtbewoners, mantelzorgers en toekomstige medewerkers, terwijl een bewonersfeest draait om mensen die niet zomaar een trap op kunnen of die in de war raken van te veel drukte. Een jubileum van de instelling of een personeelsdag moet weer rekening houden met roosters waarin altijd iemand aan het werk is. Make it Awesome organiseert zorgevenementen voor instellingen in het Westland en de rest van Zuid-Holland en kent die verschillen van dichtbij. Wij kijken eerst naar het doel en de doelgroep, daarna naar wat het gebouw, het rooster en de bewoners toelaten. Vervolgens regelen wij alles: concept, decor, catering, entertainment en de begeleiding op de dag zelf. Zo krijg je een zorg evenement dat klopt voor bestuur, personeel, bewoners en bezoekers en dat na afloop nog lang onderwerp van gesprek is.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Zorg evenement organiseren: open dag, jubileum, personeelsdag of bewonersfeest

Onder een zorgevenement verstaan wij alles wat een zorginstelling organiseert voor bewoners, cliënten, familie, medewerkers, vrijwilligers of de buurt. Een open dag is bedoeld om de deuren te openen: buurtbewoners lopen binnen, mantelzorgers zien waar hun naaste straks woont en mogelijke nieuwe collega’s proeven de sfeer. Zo’n dag vraagt om een heldere route door het gebouw, iets te eten en te drinken op logische punten en activiteiten die laten zien waar de instelling voor staat. Een jubileum van de instelling is een ander verhaal. Dan wil je bewoners, families, personeel en relaties tegelijk laten voelen dat zij deel zijn van een gezamenlijke geschiedenis, bijvoorbeeld met een tentoonstelling van oude foto’s, een feestelijke lunch en een avondprogramma met live muziek voor het personeel. Een personeelsdag of vrijwilligersfeest richt zich juist op de mensen achter de zorg en mag best een keer ver van de werkvloer plaatsvinden, in een loods of op een buitenlocatie met een themafeest. En dan is er het bewonersfeest: een zomermiddag in de tuin, een sinterklaasviering of een themamiddag rond de jaren vijftig, dicht bij huis en volledig afgestemd op wat bewoners aankunnen. Elk van deze evenementen organiseren wij anders. De open dag is een visitekaartje, het jubileum een verbinder, de personeelsdag een bedankje en het bewonersfeest een beleving. Wie dat onderscheid vooraf scherp heeft, kiest makkelijker een programma, een moment en een budgetverdeling die passen. Tijdens de eerste brainstorm helpen wij jullie precies dat te bepalen, zodat het zorgevenement dat wij organiseren doet wat het moet doen.
Organiseer Jouw Evenement!

Wat anders is als je een evenement in de zorg organiseert

Het grootste verschil met een bedrijfsfeest is dat een zorginstelling nooit dicht is. Terwijl bij een tuinbouwbedrijf in Naaldwijk de loods op vrijdagmiddag leeg kan zijn voor een feest, gaat in een verpleeghuis de zorg gewoon door. Dat betekent dat een evenement in de zorg organiseren altijd een puzzel met roosters is. Wie draait de vroege dienst en wil toch de opening meemaken? Hoe zorg je dat de nachtdienst niet elk personeelsfeest mist? Wij lossen dat op met programma’s in blokken, herhalingen van een onderdeel op twee momenten of een avondgedeelte dat later begint dan gebruikelijk. Een tweede verschil zit in de gasten. Bewoners en cliënten hebben een andere belastbaarheid: een programma van vier uur is voor een kantoorteam prima, voor een afdeling met dementie veel te lang. Daarom bouwen wij zorgevenementen op met korte blokken, rustmomenten en de vrijheid om weg te gaan en terug te komen. Een derde verschil is de emotie. Familieleden die een ouder in een verpleeghuis hebben, dragen vaak schuldgevoel, verdriet of vermoeidheid mee. Een goed georganiseerd zorgevenement geeft hen een moment waarop de zorg even niet centraal staat en het contact wel. Ook voor medewerkers ligt dat anders dan in een gewoon bedrijf. Zij werken fysiek en emotioneel zwaar, met weinig gelegenheid om als team stil te staan bij wat zij samen doen. Een personeelsdag in de zorg organiseren wij daarom niet als verplicht nummer, maar als echte waardering, met aandacht voor het verhaal van de mensen zelf. Al die verschillen vragen om een aanpak die begint bij luisteren en pas daarna bij bedenken.

Veiligheid en toegankelijkheid bij het organiseren van een zorg evenement

Veiligheid en toegankelijkheid bepalen bij een zorgevenement wat er wel en niet kan. Wij lopen daarom altijd eerst het gebouw of het terrein door voordat wij een concept uitwerken. Waar zijn de nooduitgangen en blijven die vrij als er een podium staat? Hoe breed zijn de gangen en passen er twee rolstoelen naast elkaar? Waar komt het decor zonder dat kabels een struikelgevaar vormen voor bewoners met een rollator? Voor een open dag betekent toegankelijkheid ook dat bezoekers met een beperking zonder hulp de route kunnen volgen, dat er voldoende zitplekken zijn en dat de bewegwijzering groot en duidelijk is. Bij een bewonersfeest in de tuin kijken wij naar schaduw, verharding voor rolstoelen en de afstand tot het toilet. Bij catering houden wij rekening met slikproblemen, diëten en allergieën, in afstemming met de zorgmedewerkers die de bewoners kennen. Ook geluid valt onder veiligheid. Een band of dj op een personeelsdag mag flink volume maken, maar op een afdeling waar bewoners aanwezig zijn, kiezen wij voor akoestische muziek of een lager geluidsniveau. Brandveiligheid van decorstukken, de plek van een mobiele cocktailbar en de aanwezigheid van een vast aanspreekpunt van de instelling voor zorgvragen staan allemaal in ons draaiboek. Dat draaiboek delen wij vooraf met de teamleiders, zodat iedereen weet wat er gebeurt en wanneer. Een evenement in de zorg organiseren met deze zorgvuldigheid kost aan de voorkant wat extra tijd. Op de dag zelf verdient dat zich terug, omdat het personeel gerust kan meegenieten in plaats van te moeten bewaken.
Neem contact op

Van eerste idee tot laatste gast: zo organiseren wij een evenement in de zorg

Ons proces begint met een gesprek over het doel: waarom komen mensen samen en wat moeten zij voelen als zij naar huis gaan of terug naar hun kamer? Daarna maken wij een concept dat past bij het type zorgevenement. Voor een open dag kan dat een route met belevingsplekken door het gebouw zijn, voor een jubileum een totaalconcept met decor, walking dinner en entertainment, voor een bewonersfeest een tropische middag met fruitcocktails zonder alcohol en muziek van vroeger. Vervolgens werken wij het uit in een draaiboek met tijden, taken, leveranciers en een plattegrond. Dat draaiboek stemmen wij af met bestuur, activiteitenbegeleiding en de teamleiders, zodat het rooster klopt en niemand verrast wordt. Op de dag zelf verzorgen wij de opbouw in het afgesproken tijdvak, begeleiden onze event hosts het programma en houden wij contact met het vaste aanspreekpunt van de instelling. Catering, decor, live muziek, een photobooth of een cocktailbar boeken en regelen wij, jullie hoeven alleen de gastenlijst en de wensen aan te leveren. Na afloop ruimen wij op en laten wij de ruimte schoon achter, zodat de zorg de volgende ochtend gewoon verder kan. Wij werken vanuit Maasdijk voor zorginstellingen in het Westland, Maassluis, Delft, Den Haag, Rotterdam en de rest van Zuid-Holland, altijd op locatie bij de klant. Wil je een evenement in de zorg organiseren en weten wat er mogelijk is binnen jullie gebouw en budget? Vul het contactformulier in, bel 06 1537 52 53 of mail naar info@make-it-awesome.nl. Wij nemen zo snel mogelijk contact op om samen te bekijken hoe wij van jullie idee een zorg evenement met effect maken.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over zorg evenement organiseren

Welke soorten zorg evenementen organiseren jullie?
Wij organiseren het hele spectrum aan evenementen voor zorginstellingen en verpleeghuizen. Denk aan een open dag voor de buurt en toekomstige medewerkers, een jubileum van de instelling met bewoners en relaties, een personeelsdag of vrijwilligersfeest en een bewonersfeest op de afdeling of in de tuin. Ook themamiddagen, zintuigenfeestjes, familiedagen en dementievriendelijke activiteiten horen bij ons aanbod. Elk type vraagt een eigen aanpak in tempo, decor en catering. Een personeelsfeest mag luid en feestelijk zijn, een bewonersfeest juist rustig en herkenbaar. Wij helpen jullie eerst bepalen welk type past bij het doel. Daarna werken wij het concept uit en regelen wij de uitvoering. Zo blijft het voor jullie overzichtelijk, van klein tot groot.
Een open dag begint met de vraag wie je wilt ontvangen: buurtbewoners, mantelzorgers, toekomstige bewoners of nieuwe collega’s. Op basis daarvan bepalen wij een route door het gebouw met plekken waar bezoekers iets zien, proeven of meemaken. Medewerkers vertellen op die plekken over hun werk en bewoners kunnen meedoen als zij dat willen. Catering plaatsen wij op logische punten, zodat mensen blijven hangen en in gesprek raken. Bewegwijzering en toegankelijkheid krijgen extra aandacht, want veel bezoekers komen met een rollator of kinderwagen. Wij zorgen dat de dagelijkse zorg ongestoord doorgaat op de afdelingen die niet meedoen. Een photobooth of kleine activiteit voor kinderen maakt de dag ook leuk voor gezinnen. Zo wordt de open dag een visitekaartje in plaats van een verplicht nummer.
Ploegendiensten zijn de grootste uitdaging bij een personeelsdag in de zorg. Wij lossen dat op met een programma in blokken, zodat de vroege dienst het eerste deel meemaakt en de late dienst het tweede. Soms herhalen wij een onderdeel, bijvoorbeeld een workshop of een optreden, op twee momenten. Een avondfeest laten wij later beginnen dan gebruikelijk, zodat collega’s die om elf uur klaar zijn nog kunnen aansluiten. Het eten en drinken plannen wij door de hele dag heen in plaats van op één moment. Voor de nachtdienst kan een apart ontbijtmoment de volgende ochtend een mooie aanvulling zijn. Wij stemmen dit vooraf met de teamleiders af. Zo voelt niemand zich buitengesloten en krijgt elke collega dezelfde waardering.
Een jubileum van een zorginstelling brengt groepen samen die elkaar normaal nauwelijks zien: bewoners, families, personeel, vrijwilligers, bestuur en relaties uit de regio. Dat vraagt om een programma met verschillende lagen. Overdag kan er een feestelijke lunch of themamiddag voor bewoners en familie zijn, met muziek van vroeger en een tentoonstelling met foto’s uit de geschiedenis van de instelling. Aan het eind van de middag past een receptie voor relaties en de buurt. In de avond volgt een personeelsfeest met live muziek en een walking dinner. Wij houden bewoners uit de wind van het avonddeel, zodat hun rust bewaard blijft. Het decor en de aankleding lopen als rode draad door alle onderdelen. Zo voelt het jubileum als één verhaal en niet als drie losse feesten.
Ja, het eigen terrein of de tuin van de instelling is vaak een uitstekende plek voor een zorgevenement. Bewoners hoeven niet vervoerd te worden en blijven in een omgeving die zij kennen. Wij bouwen buiten een decor op met schaduw, zitplekken en verharde paden voor rolstoelen en rollators. Een zomerfeest met een mobiele cocktailbar, een bakworkshop onder een partytent of een tropische middag met palmen en zomerse muziek werkt buiten heel goed. Voor de zekerheid regelen wij altijd een plan voor slecht weer, bijvoorbeeld een overkapping of een uitwijk naar de gemeenschappelijke ruimte. De afstand tot toiletten en de afdeling houden wij kort. Geluid richten wij van het gebouw af, zodat bewoners die binnen blijven geen last hebben. Zo profiteert iedereen van een dag in de buitenlucht.
Hoe zit het met veiligheid en toegankelijkheid bij een zorgevenement?
Hoe eerder wij aan tafel zitten, hoe meer ruimte er is om het rooster, de locatie en de wensen goed af te stemmen. Voor een jubileum of een open dag met veel bezoekers is enkele maanden voorbereiding prettig, omdat uitnodigingen, communicatie en leveranciers tijd nodig hebben. Een bewonersfeest of themamiddag kan met een kortere aanloop, zeker als de instelling het eigen gebouw gebruikt. Ook een last-minute personeelsfeest is bij ons mogelijk, omdat wij snel kunnen schakelen met decor, catering en entertainment. Belangrijker dan de doorlooptijd is dat het doel vroeg helder is. Daarna kunnen wij de planning strak houden. Neem dus contact op zodra het idee leeft. Wij zeggen eerlijk wat haalbaar is binnen de tijd die er is.
Een zorginstelling heeft de handen vol aan de zorg zelf en een evenement komt er vaak bovenop. Een evenementenbureau neemt dat werk uit handen: concept, planning, leveranciers, decor, catering, entertainment en de begeleiding op de dag. Wij kennen de valkuilen van roosters, prikkels en toegankelijkheid en bouwen daar het programma omheen. Activiteitenbegeleiders en teamleiders kunnen daardoor bijdragen met hun kennis van de bewoners in plaats van met hun avonden en weekenden. Bovendien brengen wij ideeën mee die intern niet snel ontstaan, van een zintuigenfeestje tot een compleet themafeest op het eigen terrein. Het resultaat is een evenement dat rust brengt in plaats van stress. Jullie genieten, wij maken het Awesome. Bel of mail ons voor een eerste gesprek over jullie plannen.