Bedrijfsfeest totaalconcept: alles uit één hand en één aanspreekpunt

Bedrijfsfeest Totaalconcept

Een bedrijfsfeest totaalconcept betekent dat concept, decor, catering, entertainment, techniek en coördinatie uit één hand komen en op elkaar zijn afgestemd. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk verloopt het vaak anders. De office manager belt een cateraar, een collega regelt een dj via een kennis, iemand anders bestelt versiering online en op de avond zelf blijkt dat de muziek niet bij het eten past, dat de bar op de verkeerde plek staat en dat niemand weet wie de sprekers aankondigt. Make it Awesome werkt daarom altijd vanuit een totaalconcept. Het doel van het feest is het vertrekpunt en daaruit volgt een rode draad die terugkomt in elk onderdeel, van de uitnodiging tot het laatste hapje. Jullie hebben één aanspreekpunt dat de leveranciers aanstuurt, het draaiboek bewaakt en op de dag zelf de regie houdt. Op deze pagina leggen wij uit wat een totaalconcept voor een bedrijfsfeest precies inhoudt, welke onderdelen erbij horen en waarom samenhang het verschil maakt tussen een aardige avond en een event met effect.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Wat een bedrijfsfeest totaalconcept precies inhoudt

Bij een totaalconcept voor een bedrijfsfeest nemen wij de hele keten voor onze rekening. Het begint met conceptontwikkeling: op basis van het doel van het feest, de doelgroep en de boodschap van de directie bedenken wij een rode draad. Dat kan een thema zijn, zoals een summer festival, een casino night of een Hollywood-avond, maar het kan ook een subtieler idee zijn dat past bij een jubileum of een fusie. Vervolgens vertalen wij dat concept naar alle bouwstenen. Decor en aankleding bepalen wat gasten zien bij binnenkomst. Catering en food bepalen wat zij proeven, van een walking dinner tot foodstands of een buffet. Entertainment bepaalt wat zij horen en beleven: live muziek, een dj, een event host, een photobooth of een verrassende act. Techniek zorgt dat licht, geluid en eventueel beeld dit alles dragen. En de coördinatie zorgt dat het geheel klopt in tijd en ruimte. Een logistiek bedrijf met ploegendiensten dat zijn medewerkers wil bedanken, krijgt bij ons dus niet een lijst met losse offertes, maar één voorstel waarin alles samenhangt. De opbouw in de eigen loods, de tijden waarop de ploegen aansluiten, de foodstands die ook laat nog warm eten serveren en de band die twee keer speelt zodat niemand het optreden mist: het staat in één draaiboek. Als opdrachtgever hoef je niet te schakelen tussen zes leveranciers die elkaar niet kennen. Je bespreekt de grote lijnen met ons en wij zorgen dat elk detail daarop aansluit. Dat is de kern van een bedrijfsfeest totaalconcept: samenhang in plaats van een optelsom van losse onderdelen.
Organiseer Jouw Evenement!

Waarom samenhang het verschil maakt bij een bedrijfsfeest

Een bedrijfsfeest bestaat uit tientallen keuzes en elke keuze beïnvloedt de andere. Kies je voor een walking dinner, dan moet de muziek tijdens het eten zacht genoeg zijn om gesprekken mogelijk te maken. Kies je voor een tropical thema, dan horen daar cocktails bij, een kleurrijk decor en muziek die het zomergevoel versterkt, niet een standaard buffet met een dj die de top veertig draait. Zonder totaalconcept ontstaan er breuklijnen. Gasten voelen die breuklijnen, ook als zij ze niet kunnen benoemen: het feest voelt rommelig, de energie zakt in tussen het diner en de band of het thema blijft hangen bij een paar ballonnen. Bij een bedrijfsfeest totaalconcept ontwerpen wij de avond als één verhaal. De ontvangst zet de toon, het eten bouwt op, het entertainment brengt het hoogtepunt en de afsluiting zorgt dat mensen met een goed gevoel naar huis gaan. Neem een familiebedrijf in de tuinbouw dat een jubileum viert met personeel en klanten. Het concept draait om trots en verbondenheid. Het decor verwijst subtiel naar het product en de geschiedenis, de catering gebruikt smaken uit de streek, de host vertelt het verhaal van het bedrijf in korte blokken tussen de gangen door en de live muziek sluit aan bij de leeftijden in de zaal. Elk onderdeel versterkt de boodschap. Dat lukt alleen als één partij het overzicht houdt en beslissingen neemt vanuit het geheel. Daarom werken wij niet met losse diensten die je zelf moet combineren, maar met een concept waarin de onderdelen elkaar versterken. Het resultaat is een feest dat mensen echt verbindt en dat na afloop nog lang onderwerp van gesprek is.

De bouwstenen van ons totaalconcept voor jullie bedrijfsfeest

Ons totaalconcept voor een bedrijfsfeest bestaat uit vaste bouwstenen die wij per opdrachtgever anders invullen. De eerste bouwsteen is het concept zelf, inclusief thema, sfeer en verhaal. De tweede is de locatie: een gehuurde ruimte, maar net zo goed de eigen bedrijfshal, een kas, een magazijn of het buitenterrein van het bedrijf. Wij bekijken wat de plek nodig heeft aan vloer, verwarming, sanitair en stroom en nemen dat mee in het plan. De derde bouwsteen is decor en aankleding, van sfeerverlichting en meubilair tot themadecors die een lege loods onherkenbaar maken. De vierde is food en drank: catering die past bij het thema en de groep, met aandacht voor dieetwensen en voor gasten uit verschillende culturen, aangevuld met bijvoorbeeld een mobiele cocktailbar. De vijfde bouwsteen is entertainment: bands, dj’s, hosts, acts en interactieve elementen zoals een photobooth of een bakworkshop. De zesde is techniek, dus licht, geluid, podium en eventueel beeld. En de zevende is coördinatie: het draaiboek, de briefing van leveranciers, de begeleiding op de dag zelf en de afbouw. Een handelsbedrijf in het Westland dat een personeelsfeest in de eigen loods wil, krijgt bijvoorbeeld een voorstel waarin de heftrucks een plek krijgen in het decor, de foodtrucks buiten op het terrein staan, de bar bij de ingang de doorstroom regelt en de band op een podium staat dat de akoestiek van de hal in gedachten houdt. Omdat wij alle bouwstenen zelf regelen, kunnen wij keuzes maken die elkaar versterken. Meer budget naar entertainment betekent dan bewust minder naar decor, of andersom, altijd vanuit het doel van het feest.
Neem contact op

Van eerste brainstorm tot laatste gast: zo verloopt een bedrijfsfeest totaalconcept

De samenwerking begint met een gesprek. Wij willen weten waarom het feest er komt, wie er komen en wat de mensen moeten voelen als zij naar huis gaan. Een zorginstelling die haar personeel na een zware periode wil bedanken, heeft een ander vertrekpunt dan een scale-up in Rotterdam die een mijlpaal viert met klanten. Daarna werken wij het totaalconcept uit in een voorstel met een rode draad, een globaal programma en een overzicht van alle onderdelen. Jullie beoordelen de grote lijnen, wij verwerken de feedback en daarna gaan wij aan de slag met de uitvoering. Ons team boekt de artiesten, regelt de catering, ontwerpt het decor, plant de techniek en stemt alles af met de locatie of met jullie eigen gebouwbeheer. Tussendoor houden wij jullie op de hoogte via één contactpersoon, zodat er nooit onduidelijkheid is over wie waarvoor verantwoordelijk is. In de laatste weken maken wij het draaiboek definitief: opbouwtijden, aankomst van leveranciers, het minutenschema van de avond en de afbouw. Op de dag zelf is ons team aanwezig van de eerste vrachtwagen tot de laatste gast. Sprekers worden begeleid, de band weet precies wanneer de eerste set begint, de cateraar kent het tempo van het programma en als er iets verschuift, schakelen wij ter plekke. Jullie hoeven alleen gastheer of gastvrouw te zijn. Dat is wat wij bedoelen met de slogan Jullie genieten, wij maken het Awesome. Wil je weten hoe een bedrijfsfeest totaalconcept er voor jullie organisatie uitziet? Bel ons, stuur een e-mail of vul het contactformulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact op.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over bedrijfsfeest totaalconcept

Wat valt er allemaal onder een bedrijfsfeest totaalconcept?
Een totaalconcept omvat alle onderdelen van het feest, van idee tot afbouw. Het begint met conceptontwikkeling, waarin wij het doel vertalen naar een thema of rode draad. Daarna volgen de locatie of de inrichting van jullie eigen pand, het decor en de aankleding. Catering en drank horen erbij, inclusief bijvoorbeeld een walking dinner of een mobiele cocktailbar. Entertainment zoals live muziek, een dj, een host of een photobooth kiezen wij passend bij de groep. Techniek voor licht, geluid en podium regelen wij in samenhang met de rest. De coördinatie op de dag zelf en het draaiboek vooraf zijn het sluitstuk. Jullie hebben gedurende het hele traject één aanspreekpunt.
Bij losse diensten huur je zelf een cateraar, een band, een decorbouwer en een technicus in. Elk van hen doet zijn eigen werk goed, maar niemand bewaakt het geheel. Jij bent dan degene die de afstemming doet, de tijden bewaakt en de problemen oplost als iets niet aansluit. Bij een totaalconcept nemen wij die rol over. Alle onderdelen worden ontworpen vanuit hetzelfde doel en hetzelfde thema. De muziek past bij het eten, het decor bij de boodschap en het programma bij de energie van de groep. Dat scheelt jullie veel tijd en voorkomt verrassingen op de avond zelf. Bovendien kunnen wij door de samenhang slimmer omgaan met het budget.
Ja, een eigen loods, magazijn of bedrijfshal is vaak een sterke basis voor een totaalconcept. Medewerkers kennen de plek en zijn trots op hun werkomgeving. Wij bekijken eerst wat de ruimte nodig heeft aan vloer, verwarming, stroom, sanitair en veiligheid. Daarna ontwerpen wij een decor dat de hal onherkenbaar maakt of juist de eigenheid ervan benadrukt. Stellingen, machines en heftrucks kunnen worden afgeschermd of een rol krijgen in de aankleding. De catering, de bar en het podium krijgen een plek die de doorstroom en de akoestiek verbetert. De opbouw plannen wij rond de bedrijfsvoering, zodat het werk zo min mogelijk hinder ondervindt. Na afloop leveren wij de hal schoon en leeg op.
De prijs volgt uit de keuzes die jullie samen met ons maken en niet uit een vast pakket. De grootste posten zijn locatie of inrichting van het eigen pand, catering, entertainment, decor en techniek. Daarnaast rekenen wij de tijd voor conceptontwikkeling, planning en begeleiding op de dag zelf. Het aantal gasten bepaalt vooral de kosten van eten en drinken. Het thema en de gewenste beleving bepalen vooral de kosten van decor en acts. Omdat wij alles in samenhang inkopen en plannen, voorkomen wij dubbele kosten en verspilling. Jullie krijgen een helder voorstel waarin elke post zichtbaar is. Zo kun je zelf bepalen waar het accent ligt.
Dat hangt af van de omvang van het feest en van de beschikbaarheid van locaties en artiesten. Een omvangrijk personeelsfeest of jubileum plannen wij het liefst met ruime voorbereidingstijd. Dan is er tijd voor een goede brainstorm, een uitgewerkt concept en een rustige planning. Kleinere feesten en borrels zijn vaak in kortere tijd rond. Ook een last-minute bedrijfsfeest is mogelijk, waarbij wij werken met bewezen concepten en leveranciers die snel kunnen schakelen. In dat geval bepalen wij samen wat de prioriteiten zijn. Hoe eerder jullie contact opnemen, hoe meer keuze er is. Een eerste gesprek is snel ingepland en verplicht tot niets.
Kunnen wij zelf nog invloed houden op onderdelen van het totaalconcept?
Een totaalconcept werkt ook bij een kleine groep, alleen zien de bouwstenen er dan anders uit. Bij een team van enkele tientallen mensen kies je bijvoorbeeld voor een walking dinner met een intieme opstelling en een akoestische act. Het decor kan compacter, maar de rode draad blijft even belangrijk. Juist bij een kleine groep valt op als het thema niet klopt of het programma hapert. Wij stemmen catering, entertainment en aankleding af op de schaal van het feest. Een kleine groep geeft bovendien ruimte voor persoonlijke elementen, zoals een bakworkshop of een spelelement tussen de gangen door. Het doel van het feest blijft leidend. Zo krijgt een klein feest dezelfde samenhang als een groot event.
Op de avond zelf is een vaste eventmanager van ons team aanwezig als jullie aanspreekpunt. Diegene kent het draaiboek, de leveranciers en de afspraken tot in detail. Alle vragen van de band, de cateraar of de techniek komen bij die persoon terecht en niet bij jullie. Verschuift er iets in het programma, dan wordt dat ter plekke geregeld. Jullie contactpersoon hoeft alleen te weten wanneer de speech begint. Ook de opbouw en de afbouw worden door ons team begeleid. Zo kunnen jullie de hele avond bij de gasten zijn in plaats van bij de leveranciers. Dat is precies waarvoor een totaalconcept bedoeld is.