Netwerkborrel organiseren waar gesprekken vanzelf op gang komen

Netwerkborrel Organiseren

Een netwerkborrel organiseren lijkt eenvoudig: een ruimte, drankjes, een paar hapjes en de gasten doen de rest. In de praktijk merken wij dat de meeste borrels precies daar misgaan. Mensen blijven staan bij de collega’s die ze al kennen, de bekende gezichten vormen een kring bij de bar en de nieuwe leden van de ondernemersvereniging vertrekken na een uur zonder één zinvol gesprek. Make it Awesome werkt vanuit Maasdijk voor bedrijven en verenigingen in het Westland en de rest van Zuid-Holland en wij zien een netwerkborrel als een event met een duidelijk doel: mensen laten ontmoeten die elkaar nog niet kennen. Dat vraagt om een informele setting die uitnodigt tot bewegen, een host die introduceert, gespreksaanjagers die het ijs breken en een programma dat kort en licht blijft. Op deze pagina lees je hoe wij een netwerkborrel organiseren, welke keuzes het verschil maken in tijdstip, hapjes en drankjes en waarom de opstelling van de ruimte vaak meer bepaalt dan het budget.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Een netwerkborrel organiseren begint bij de reden om samen te komen

Voordat wij een netwerkborrel organiseren, stellen wij één vraag: waarom komen deze mensen bij elkaar? Het antwoord verschilt per opdrachtgever. Een ondernemersvereniging in het Westland wil dat nieuwe leden zich welkom voelen tussen de gevestigde namen uit de tuinbouw en de logistiek. Een accountantskantoor in Naaldwijk wil bestaande klanten aan elkaar voorstellen omdat die elkaar iets te bieden hebben. Een bedrijventerrein wil de buren eindelijk eens met elkaar laten praten over gezamenlijke thema’s zoals parkeren, beveiliging of personeel. Elk van die doelen vraagt om een andere borrel. Bij een vereniging met veel nieuwe leden zetten wij zwaar in op introductie en een host die actief koppelt. Bij een klantenborrel werken wij met kleine gespreksgroepen rond een onderwerp dat de gasten raakt. Bij een bedrijventerrein kiezen wij voor een locatie op het terrein zelf, bijvoorbeeld een loods of een kantine die wij aankleden, zodat de drempel letterlijk laag is. Zonder helder doel wordt een netwerkborrel een verzameling losse gesprekken die net zo goed niet hadden plaatsgevonden. Met een helder doel weet je wat de gasten aan het einde van de avond moeten hebben: een nieuwe naam in hun telefoon, een afspraak voor koffie of gewoon het gevoel dat ze erbij horen. Dat doel bepaalt daarna alles: de uitnodiging, de opstelling van de ruimte, de rol van de host en zelfs het soort hapjes dat wij serveren. Ons team denkt in die fase actief mee en stelt de vragen die een opdrachtgever zelf vaak overslaat omdat de datum al vaststaat en de zaal al is gereserveerd.
Organiseer Jouw Evenement!

Informele setting, host en gespreksaanjagers: het borrelformat dat werkt

Het format van een netwerkborrel bepaalt of gasten bewegen of blijven staan. Wij beginnen met de ruimte. Lange statafels langs de muur zorgen ervoor dat mensen met hun rug naar de zaal staan, dus die zetten wij juist midden in de ruimte, verspreid, zonder vaste plekken. Een bar aan één kant en de hapjes aan de andere kant dwingen gasten om door de ruimte te lopen en onderweg iemand tegen te komen. Daarna komt de host. Een goede host kent de gastenlijst, weet wie nieuw is en loopt de hele avond rond om mensen aan elkaar voor te stellen. Bij een netwerkborrel van een ondernemersvereniging in het Westland is dat vaak het verschil tussen een nieuw lid dat terugkomt en een nieuw lid dat afhaakt. Gespreksaanjagers vormen de derde laag. Dat kan een korte vraag op de naamsticker zijn, een stelling op een bord bij de bar of een kleine activiteit in het thema van de avond, zoals een proeverij van Westlandse producten waarbij de gasten samen raden wat ze proeven. Wij houden zulke elementen bewust licht, want niemand komt naar een borrel voor een programma. Een korte welkomstboodschap van de voorzitter of de directie, hooguit een paar minuten, geeft de avond een kader zonder de energie weg te nemen. Muziek blijft op de achtergrond, zacht genoeg om te praten en warm genoeg om de stilte te vullen wanneer de eerste gasten binnenkomen. Zo ontstaat een informele setting waarin ontmoeten vanzelf gaat en niemand zich verplicht voelt.

Hapjes, drankjes en tijdstip bij het organiseren van een netwerkborrel

Eten en drinken zijn op een netwerkborrel geen bijzaak, maar een middel. Grote borden en bestek maken praten lastig, dus wij kiezen voor hapjes die je met één hand eet terwijl je een glas vasthoudt. Denk aan kleine smaakexplosies die rondgaan op dienbladen, een mobiele cocktailbar waar gasten even in de rij staan en vanzelf een praatje beginnen of een kleine foodhoek met producten uit de streek, wat in het Westland altijd een gespreksonderwerp oplevert. Alcoholvrije opties krijgen dezelfde aandacht als de wijn en het bier, want een deel van de gasten rijdt daarna nog naar huis. Het tijdstip vraagt om een bewuste keuze. Een borrel aan het einde van de werkdag, ergens tussen vijf en acht uur, past bij ondernemers die daarna nog een gezin hebben. Een lunchborrel werkt goed voor een bedrijventerrein waar iedereen toch al in de buurt is. Voor een logistiek bedrijf met ploegendiensten kan een vroege avond op vrijdag beter uitpakken dan een dinsdag. Wij letten ook op de duur. Een netwerkborrel organiseren met een looptijd van twee tot drie uur houdt de energie hoog en zorgt dat gasten met een goed gevoel vertrekken in plaats van moe. De hapjes volgen dat ritme: iets stevigs bij binnenkomst, een tweede ronde halverwege en een kleine afsluiter die het signaal geeft dat de avond ten einde loopt. Op die manier draagt de catering bij aan de beweging in de zaal en aan het doel van de avond, zonder dat de gasten dat bewust merken.
Neem contact op

Zo organiseren wij een netwerkborrel in het Westland en Zuid-Holland

Van de eerste ideeën tot de laatste gast nemen wij het werk uit handen. Het begint met een gesprek over het doel, de doelgroep en de gewenste sfeer. Daarna maken wij een voorstel voor de locatie, de opstelling, de catering, de host en de gespreksaanjagers, afgestemd op de gasten die komen. Een netwerkborrel organiseren op het eigen terrein is vaak een sterke keuze: een tuinbouwbedrijf in ‘s-Gravenzande dat zijn verwerkingsruimte voor een avond omtovert, laat de gasten iets zien wat ze anders nooit zien en geeft meteen een onderwerp om over te praten. Wij regelen dan het decor, de verlichting, de bar, de hapjes en het entertainment en zorgen dat het pand de volgende ochtend weer gewoon in bedrijf is. Werkt de opdrachtgever liever op een externe locatie in Delft, Den Haag of Rotterdam, dan zoeken wij een plek die past bij de uitstraling van de organisatie en regelen wij alles daaromheen. Ons team is gevestigd in Maasdijk en kent de bedrijven en verenigingen in het Westland, waardoor wij snel kunnen schakelen als de datum dichtbij is of de gastenlijst op het laatste moment groeit. Tijdens de borrel zelf is er altijd iemand van ons aanwezig die de host aanstuurt, de catering bewaakt en ingrijpt als een hoek van de zaal stil valt. Na afloop bespreken wij hoe de avond is verlopen en wat de vereniging of het bedrijf kan doen met de contacten die zijn gelegd. Wil je een netwerkborrel organiseren die meer oplevert dan een gezellige avond? Bel ons op 06 1537 52 53 of mail naar info@make-it-awesome.nl.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over netwerkborrel organiseren

Hoeveel gasten zijn ideaal voor een netwerkborrel?
Een netwerkborrel werkt al vanaf een kleine groep van twintig tot dertig mensen. Bij die omvang kent iedereen na een avond bijna iedereen en kan de host elke gast persoonlijk begroeten. Tussen de vijftig en honderd gasten ontstaat de dynamiek die ondernemersverenigingen zoeken, met genoeg nieuwe gezichten en genoeg vertrouwde. Boven de honderd gasten wordt de ruimte belangrijker dan het aantal. Dan werken wij met meerdere bars, verspreide hapjespunten en soms twee hosts die elk een deel van de zaal bedienen. Het aantal bepaalt ook de gespreksaanjagers die wij inzetten. Kleine groepen hebben genoeg aan een goede host en een stelling bij de bar. Grote groepen vragen om een duidelijkere structuur zonder dat het een programma wordt.
Het beste tijdstip hangt af van de gasten die je verwacht. Ondernemers en directieleden komen het makkelijkst aan het einde van de werkdag, wanneer de agenda leeg is en het gezin nog even kan wachten. Een start rond vijf uur met een einde rond acht uur past bij de meeste verenigingen in het Westland. Een lunchborrel past beter bij een bedrijventerrein waar de buren toch al aanwezig zijn. Voor bedrijven met ploegendiensten kijken wij naar de wisseling van de diensten. De dag van de week telt ook mee. Dinsdag tot en met donderdag geeft doorgaans de hoogste opkomst bij zakelijke gasten. Wij bespreken het tijdstip altijd in het eerste gesprek omdat het de opkomst direct beïnvloedt.
Een host is de verbindende schakel tussen alle gasten in de ruimte. Voorafgaand aan de borrel bestudeert de host de gastenlijst en weet daardoor wie nieuw is en wie elkaar nog niet kent. Bij binnenkomst begroet de host iedere gast persoonlijk en brengt nieuwe gasten meteen in contact met iemand die past bij hun vak of vraag. Gedurende de avond loopt de host rond en let op mensen die alleen staan. De host breekt gesloten kringen open door een nieuwe persoon voor te stellen. Ook begeleidt de host het korte welkomstwoord en houdt de tijd in de gaten. Bij ons is de host gebriefd op het doel van de borrel. Daardoor koppelt de host niet willekeurig, maar met een bedoeling.
Hapjes op een netwerkborrel moeten met één hand te eten zijn. Gasten houden een glas vast en willen ondertussen blijven praten, dus bestek en borden zijn onhandig. Wij werken met kleine gerechten die rondgaan op dienbladen en met een of twee hapjespunten in de ruimte. Producten uit de streek doen het goed in het Westland omdat ze een gesprek uitlokken. Een smaakexplosie in één hap laat de kwaliteit zien zonder dat het een diner wordt. Wij plannen de hapjes in rondes zodat er een ritme in de avond zit. Vegetarische en allergievrije opties horen daar vanzelfsprekend bij. Zo blijft het eten een middel om te ontmoeten en niet het doel van de avond.
De opstelling van de ruimte is de eerste stap. Statafels midden in de zaal en de bar aan de andere kant dan de hapjes zorgen ervoor dat mensen moeten bewegen. Een host die actief voorstelt is de tweede stap en vaak de belangrijkste. Gespreksaanjagers vormen de derde stap: een vraag op de naamsticker, een stelling bij de bar of een kleine proeverij waarbij gasten samen iets raden. Een korte activiteit in het thema van de avond kan ook, zolang die niet te lang duurt. Bij een netwerkborrel van een ondernemersvereniging laten wij nieuwe leden vooraf iets over zichzelf delen, zodat de host gerichte koppelingen kan maken. Vermijd tafels met stoelen, want zittende gasten staan niet meer op. Kleine ingrepen samen maken het verschil.
Kan een netwerkborrel op ons eigen bedrijfsterrein plaatsvinden?
Enkele weken voorbereiding is voor een netwerkborrel meestal voldoende, omdat het format licht is en de locatie vaak al bekend is. Een borrel op het eigen terrein vraagt minder tijd dan een externe locatie die nog gezocht moet worden. Wel raden wij aan de uitnodigingen ruim van tevoren te versturen, want ondernemers plannen hun agenda ver vooruit. Populaire periodes zoals september en het einde van het jaar lopen sneller vol. Voor een borrel met een thema, een proeverij of live muziek nemen wij graag wat meer tijd om alles op elkaar af te stemmen. Ook een last-minute borrel is mogelijk. Wij schakelen dan snel met leveranciers uit onze eigen regio. Bel ons en wij vertellen direct wat haalbaar is binnen jouw termijn.
Bij een bedrijfsborrel kennen de gasten elkaar al en gaat het om ontspannen en bijpraten. Bij een netwerkborrel is het doel juist dat mensen nieuwe contacten leggen. Dat verschil bepaalt het hele format. Een netwerkborrel heeft een host die introduceert, een opstelling die beweging afdwingt en gespreksaanjagers die het eerste contact makkelijker maken. De uitnodiging benoemt wie er komen zodat gasten zich kunnen voorbereiden. Het programma blijft kort omdat elke minuut op een podium een minuut minder ontmoeting is. Wij meten het succes niet aan de sfeer alleen, maar aan het aantal nieuwe gesprekken dat is gevoerd. Na afloop helpen wij de organisator om de contacten op te volgen met een bedankbericht of een vervolgmoment.