Eventconcept ontwikkelen dat het doel van jullie event zichtbaar en voelbaar maakt

Eventconcept Ontwikkelen

Een eventconcept ontwikkelen is iets anders dan een thema kiezen. Een thema is een laag verf, een concept is het fundament waarop elk onderdeel van het event rust. Het bepaalt waarom de gasten samenkomen, wat ze moeten voelen wanneer ze naar huis gaan en hoe decor, eten, entertainment en communicatie samen dat gevoel oproepen. Make it Awesome ontwikkelt vanuit Maasdijk eventconcepten voor bedrijven, verenigingen en zorginstellingen in het Westland en de rest van Zuid-Holland. Wij beginnen nooit bij een idee dat toevallig leuk klinkt, maar bij het doel van de opdrachtgever. Een directie die na een reorganisatie het vertrouwen wil herstellen heeft een ander concept nodig dan een familiebedrijf dat vijfentwintig jaar bestaat en dat met klanten en personeel wil vieren. Op deze pagina leggen wij uit hoe wij van doel naar rode draad komen, hoe een creatieve sessie eruitziet, hoe wij het concept vertalen naar concrete keuzes en wanneer het slim is om deze stap uit te besteden in plaats van intern een thema te bedenken.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Van doel naar rode draad: de eerste stap bij een eventconcept ontwikkelen

Elk eventconcept dat wij ontwikkelen begint met een gesprek dat niet over het event gaat. Het gaat over de organisatie. Wat speelt er? Waarom komen deze mensen samen en wat moet er anders zijn wanneer zij weer naar huis gaan? Een logistiek bedrijf in Maassluis dat twee vestigingen samenvoegt, wil dat medewerkers van beide kanten elkaar leren vertrouwen. Een zorginstelling in Delft wil families en bewoners een middag geven waarin de zorg even niet centraal staat. Een tuinbouwbedrijf in Naaldwijk wil zijn klanten laten zien dat het bedrijf klaar is voor de volgende generatie. Uit dat gesprek halen wij de kern: één zin die zegt wat het event moet opleveren. Die zin wordt de toetssteen voor alles wat daarna komt. Daarna zoeken wij de rode draad, het verhaal dat de kern vertaalt naar een beleving. Bij het logistieke bedrijf werd dat een concept rond samen bouwen, waarin medewerkers uit beide vestigingen letterlijk iets maakten dat op het nieuwe terrein bleef staan. Bij het tuinbouwbedrijf werd het een reis door de tijd, van de eerste kas van opa tot de plannen voor de toekomst, met decor, gerechten en muziek per tijdvak. De rode draad is nooit een losse gimmick. Hij verbindt de uitnodiging, de ontvangst, het programma en het afscheid en zorgt dat de gasten achteraf niet alleen zeggen dat het gezellig was, maar ook waar het over ging. Zonder die stap blijft een event een verzameling leuke onderdelen zonder betekenis en betekenis is precies wat wij bedoelen met events met effect.
Organiseer Jouw Evenement!

De creatieve sessie: zo ontwikkelen wij een eventconcept samen met jullie

Een eventconcept ontwikkelen doen wij niet achter een gesloten deur. Na het eerste gesprek plannen wij een creatieve sessie met de opdrachtgever, vaak met een kleine groep mensen uit verschillende lagen van de organisatie. Een directielid, iemand van personeelszaken en een medewerker van de werkvloer kijken ieder anders naar hetzelfde event en juist die verschillen leveren de beste ideeën op. In de sessie werken wij met beelden, geuren, muziek en smaken in plaats van alleen met woorden. Wij vragen de deelnemers welke sfeer bij hun organisatie past en welke juist niet, welke momenten uit de geschiedenis van het bedrijf iedereen kent en wat de gasten over een jaar nog moeten weten van deze avond. Dat levert een lijst met associaties op die wij daarna terugbrengen tot twee of drie richtingen. Elke richting werken wij uit in een korte schets: de sfeer bij binnenkomst, het verloop van de avond, een paar concrete beelden van decor en food en een idee voor het entertainment. De opdrachtgever kiest of combineert en wij scherpen aan. Bij een ondernemersvereniging in het Westland leidde zo’n sessie tot een concept rond de streek zelf, met producten van de leden in de gerechten en een programma waarin bedrijven elkaar iets lieten proeven. Bij een zorginstelling ontstond een concept rond de zintuigen, waarin bewoners en familie samen roken, proefden en luisterden. Het voordeel van deze werkwijze is dat het concept van de organisatie zelf wordt. Het is niet ons idee dat wij op hen leggen, maar hun verhaal dat wij zichtbaar maken.

Het eventconcept vertalen naar decor, food, entertainment en communicatie

Een concept op papier is pas de helft. De kracht zit in de vertaling naar elk onderdeel van het event, zodat een gast overal hetzelfde verhaal tegenkomt. Wij werken die vertaling uit langs vier lijnen. Het decor en de aankleding maken het concept zichtbaar: kleuren, materialen, licht en de indeling van de ruimte. Bij het concept rond de reis door de tijd kreeg elke zone in de loods een eigen tijdvak, van houten kratten en oude gereedschappen tot strak wit en groen voor de toekomst. De food maakt het concept proefbaar: gerechten en drankjes die bij het verhaal passen, van een smaakexplosie uit de streek tot een cocktailkaart met namen die naar het bedrijf verwijzen. Het entertainment maakt het concept beleefbaar: een host die de rode draad vertelt, live muziek die per zone verandert, een act die het verhaal een verrassende wending geeft of een photobooth met props in de stijl van het concept. De communicatie maakt het concept herkenbaar, al voordat het event begint. De uitnodiging, de aankondiging op intranet, de dresscode en het bedankje na afloop dragen dezelfde beelden en dezelfde toon. Wij leveren daarvoor de teksten en de visuele lijn aan of werken samen met de communicatieafdeling van de opdrachtgever. Deze vier lijnen komen samen in een draaiboek waarin per moment staat wat de gast ziet, hoort, proeft en voelt. Dat klinkt uitgebreid, maar het voorkomt de valkuil van een half doorgevoerd thema: een mooie uitnodiging, een decor dat daar niet bij past en eten dat overal had kunnen staan.
Neem contact op

Wanneer laat je een eventconcept ontwikkelen door een bureau

Veel organisaties bedenken hun eigen thema en dat gaat vaak prima voor een kleine borrel of een teamuitje. Een eventconcept laten ontwikkelen door ons team is de moeite waard wanneer het event iets moet veranderen: een boodschap moet landen, twee groepen moeten samenkomen of een mijlpaal verdient meer dan een zaal met een band. Ook wanneer intern de tijd of de creatieve ruimte ontbreekt, is uitbesteden een logische keuze. Een personeelsfunctionaris van een tuinbouwbedrijf met honderden medewerkers uit meerdere landen heeft zijn handen vol aan de dagelijkse gang van zaken en kan een concept voor een multicultureel bedrijfsfeest niet naast het gewone werk ontwikkelen. Ons team combineert creativiteit met ervaring in de uitvoering, waardoor een concept nooit blijft steken bij een mooi idee dat in de praktijk niet werkt in een bedrijfshal of op een parkeerterrein. Wij weten wat een loods aan licht en geluid vraagt, hoe een walking dinner zich verhoudt tot een programma en waar een concept te zwaar wordt voor de gasten. Het concept vormt bovendien de basis voor de rest van onze aanpak: event planning, uitvoering, coördinatie op de dag zelf en de evaluatie achteraf. Werkt de opdrachtgever liever met een eigen team voor de uitvoering, dan leveren wij alleen het concept en het draaiboek. Wil je een eventconcept ontwikkelen voor een bedrijfsfeest, een jubileum, een klantevent of een zorgevenement in het Westland, Rotterdam, Den Haag of Delft? Bel 06 1537 52 53 of mail naar info@make-it-awesome.nl en wij plannen een eerste gesprek over het doel van jullie event.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over eventconcept ontwikkelen

Wat is het verschil tussen een eventconcept en een thema?
Een thema is een stijl die je over een event legt, zoals tropical, casino of Hollywood. Een eventconcept is het idee daaronder dat bepaalt waarom dat thema past en wat het moet opleveren. Het concept begint bij het doel van de organisatie en vertaalt dat naar een rode draad. Daarna kan een thema een van de middelen zijn om die rode draad zichtbaar te maken. Een concept stuurt ook de communicatie, de volgorde van het programma en de toon van de toespraken. Een thema doet dat niet uit zichzelf. Twee bedrijven met hetzelfde thema kunnen dus een volstrekt ander event hebben. Het concept maakt het verschil tussen een leuk feest en een event met betekenis.
De conceptfase neemt meestal enkele weken in beslag, afhankelijk van de grootte van het event en de beschikbaarheid van de opdrachtgever. Het eerste gesprek over het doel plannen wij zo snel mogelijk na de aanvraag. Daarna volgt de creatieve sessie, waarvoor wij een dagdeel uittrekken. De uitwerking van de richtingen tot een concreet voorstel vraagt vervolgens enige tijd van ons team. Na de keuze van de opdrachtgever scherpen wij het concept in een of twee rondes aan. Bij een last-minute event kunnen wij deze stappen comprimeren tot enkele dagen. Dan werken wij vanuit bewezen concepten die wij snel aanpassen aan het doel. Hoe eerder wij beginnen, hoe meer ruimte er is voor een concept dat echt van de organisatie wordt.
Een creatieve sessie werkt het best met een kleine, gemengde groep uit de organisatie. Iemand van de directie brengt het doel en de boodschap in. Iemand van personeelszaken of communicatie kent de cultuur en weet wat wel en niet valt bij de medewerkers. Een of twee mensen van de werkvloer zorgen dat het concept niet alleen vanuit het kantoor wordt bedacht. Bij een zorginstelling nodigen wij graag een activiteitenbegeleider en een familielid uit. Meer dan zes tot acht deelnemers maakt de sessie onrustig. Wij begeleiden de sessie en zorgen dat iedereen aan het woord komt. Het resultaat is een concept dat door de hele organisatie wordt gedragen in plaats van door één afdeling.
Dat kan zeker, al zien wij concept en uitvoering het liefst als één geheel. Sommige organisaties hebben een eigen evenemententeam of vaste leveranciers en willen alleen de creatieve basis van ons. In dat geval leveren wij het concept, de rode draad, de vertaling naar decor, food, entertainment en communicatie en een draaiboek waarmee het interne team aan de slag kan. Wij blijven dan beschikbaar voor vragen tijdens de voorbereiding. Het voordeel van de complete aanpak is dat het concept tot in de uitvoering bewaakt wordt. Details die op de dag zelf verschuiven, kunnen een concept ongemerkt uithollen. Daarom zijn wij bij een volledige opdracht altijd aanwezig tijdens het event. De keuze ligt bij de opdrachtgever.
Het concept ontstaat bij ons uit de organisatie zelf en niet uit een lijst met trends. In het eerste gesprek en de creatieve sessie vragen wij naar de geschiedenis, de taal, de gewoontes en de gevoeligheden van het bedrijf. Een nuchter familiebedrijf uit het Westland vraagt om een andere toon dan een startup in Delft, ook als het doel hetzelfde is. Wij toetsen elk idee aan de vraag of de medewerkers zich erin herkennen. Een concept dat te ver van de cultuur ligt, voelt opgelegd en gasten haken af. Een concept dat te dicht bij het dagelijkse werk blijft, verrast niet. De kunst zit in de balans daartussen. Deelnemers uit verschillende lagen van de organisatie helpen ons die balans te vinden.
Werkt een eventconcept ook voor een klein event?
De communicatie is het eerste contact van de gast met het concept, dus daar begint de beleving. Wij werken per concept een visuele lijn en een toon uit die terugkomen in de uitnodiging, de aankondiging op intranet of in de nieuwsbrief en de dresscode. Bij een concept rond de reis door de tijd kan de uitnodiging eruitzien als een oud document uit het archief van het bedrijf. Bij een zintuigenconcept kan de uitnodiging een geur of een smaak bevatten. Tijdens het event zelf komen dezelfde beelden terug op borden, menukaarten en bij de photobooth. Na afloop sluit een bedankje in dezelfde stijl de cirkel. Wij leveren teksten en beeldrichting aan of werken samen met de communicatieafdeling. Zo herkent de gast het verhaal van begin tot eind.
De kosten van conceptontwikkeling hangen af van de omvang van het event, het aantal sessies en de mate van uitwerking die de opdrachtgever wenst. Een concept voor een teamdag vraagt minder uren dan een concept voor een jubileum met klanten, personeel en pers. Ook de vertaling naar communicatie en het draaiboek telt mee. Wij maken vooraf een duidelijk voorstel waarin staat wat de conceptfase omvat en wat daarna volgt. Bij een volledige opdracht is de conceptontwikkeling onderdeel van het totaalconcept. Bij een losse conceptopdracht rekenen wij de uren voor de gesprekken, de sessie en de uitwerking. In beide gevallen weet de opdrachtgever vooraf waar hij aan toe is. Bel of mail ons en wij bespreken wat past bij jullie situatie.