Een feest laten organiseren zodat jullie zelf gast zijn op je eigen avond

Feest Laten Organiseren

Een feest laten organiseren begint meestal met een zucht van opluchting op de werkvloer: eindelijk hoeft niemand van de eigen collega’s er naast het gewone werk nog een project bij te doen. Toch zien wij vaak dat de beslissing pas valt nadat een eerdere editie is uitgelopen op late avonden, een gestreste officemanager en een feest dat net niet klopte. Uitbesteden betekent niet dat je de controle kwijtraakt. Het betekent dat jij bepaalt wat het feest moet opleveren en dat wij zorgen dat dit ook gebeurt. Make it Awesome is een evenementenbureau uit Maasdijk dat zakelijke feesten organiseert in het Westland en de rest van Zuid-Holland: personeelsfeesten, jubilea, openingen, netwerkborrels en themafeesten op de eigen locatie of elders. Op deze pagina leggen wij uit wat je precies uit handen geeft, hoe wij starten, hoe de samenwerking tijdens het traject verloopt en hoe je op de avond zelf een ontspannen gastheer of gastvrouw kunt zijn. Zodat het feest iets wordt waar jullie zelf ook van genieten.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Feest laten organiseren: dit geef je uit handen

Wie een feest laat organiseren, geeft in de praktijk een lange lijst met taken uit handen die anders versnipperd bij verschillende collega’s terechtkomt. Het begint bij het concept. Een thema bedenken dat past bij het bedrijf, een programma dat de avond opbouwt en een sfeer die gasten meteen voelen bij binnenkomst, dat is vakwerk dat tijd kost. Daarna volgt het regelwerk. Leveranciers zoeken en vergelijken voor catering, licht en geluid, decor, entertainment en eventueel een mobiele cocktailbar of photobooth. Offertes beoordelen, contracten controleren, tijdslijnen op elkaar afstemmen. Vervolgens de logistiek: wanneer komt wie aanrijden, waar staat de stroomvoorziening, hoe lopen de gasten van de ontvangst naar het diner en van het diner naar de dansvloer. Een feest laten organiseren betekent dat wij dit hele pakket overnemen, van de eerste brainstorm tot de laatste gast die met een glimlach naar huis gaat. Wat je zelf houdt, is de inhoud die alleen jullie kunnen invullen: de gastenlijst, de boodschap van de directie, de collega’s die in het zonnetje moeten worden gezet. Een handelsbedrijf in Hoek van Holland dat een feest liet organiseren voor het hele personeel, had vooraf één wens: iedereen van de nachtploeg moest erbij kunnen zijn. Dat vertaalden wij naar een programma dat laat op de avond nog een tweede piek had, met een tweede ronde eten en een act die ook de laatkomers meteen meenam. Zulke keuzes vragen om iemand die de hele avond overziet. Dat is wat je krijgt als je het feest bij ons neerlegt.
Organiseer Jouw Evenement!

Zo starten wij als jullie een feest laten organiseren

Het traject begint niet met een offerte maar met een gesprek over het doel. Waarom komen de genodigden samen? Wat moet het feest opleveren? Wat moeten mensen voelen wanneer ze naar huis gaan? Een bedrijf dat na een fusie twee teams wil laten kennismaken, heeft een ander feest nodig dan een familiebedrijf dat na een zwaar jaar de medewerkers wil bedanken. Bij dat eerste gesprek vragen wij door tot het doel helder is, want alle keuzes daarna hangen eraan. Daarna komen de praktische kaders: het aantal gasten, de datum of de periode, de voorkeur voor de eigen locatie of een externe plek en het budget waarbinnen wij mogen denken. Met die informatie werken wij een concept uit. Dat concept is meer dan een lijstje onderdelen. Het beschrijft de sfeer, de rode draad van de avond, het decor, de catering en het entertainment als één geheel dat bij het doel past. Een feest laten organiseren door ons betekent dus dat je een voorstel krijgt waar een gedachte achter zit, met een heldere kostenopbouw per onderdeel. Jullie reageren, wij scherpen aan. Pas als het concept staat, gaan wij de leveranciers vastleggen. Een accountantskantoor in Delft dat zijn feest bij ons liet organiseren, wilde vooral dat de avond niet zou lijken op de standaard bedrijfsborrel. Uit het gesprek kwam dat de partners hun team beter wilden leren kennen buiten de dossiers om. Het concept werd een walking dinner met wisselende tafels en een host die de avond leidde. Niet spectaculair op papier, wel precies wat het kantoor nodig had.

Samenwerking tijdens het traject: wie doet wat en wanneer

Uitbesteden werkt alleen als de rolverdeling duidelijk is. Daarom spreken wij aan het begin af wie bij jullie het aanspreekpunt is en wie bij ons. Die twee mensen houden contact gedurende het hele traject, met vaste momenten waarop wij de stand van zaken doornemen. Tussendoor hoef je niets te doen, behalve reageren op de vragen die alleen jullie kunnen beantwoorden. Denk aan de definitieve gastenlijst, de namen van collega’s die een jubileum vieren of de tekst van de toespraak die de directeur wil houden. Wij bewaken de planning. Als de catering een deadline heeft voor het aantal gasten, sturen wij op tijd een herinnering. Als de locatie een vergunning nodig heeft omdat het feest op het eigen terrein plaatsvindt, regelen wij de aanvraag bij de gemeente en houden wij de doorlooptijd in de gaten. Een logistiek bedrijf in Maassluis dat een feest liet organiseren in de eigen loods, had intern maar één persoon beschikbaar voor het contact: de hr-adviseur, die het erbij deed naast haar gewone werk. Zij kreeg van ons een kort overzicht met de drie beslismomenten waarop wij haar nodig hadden. Alles daartussen liep via ons. Op de dag zelf zorgen wij voor de coördinatie: de opbouw, het ontvangen van leveranciers, de briefing van het entertainment en het draaiboek van minuut tot minuut. Jullie aanspreekpunt heeft één telefoonnummer nodig, het onze. Zo blijft een feest laten organiseren wat het moet zijn: een keuze die tijd en rust oplevert in plaats van een extra project op het bureau.
Neem contact op

Feest laten organiseren en zelf ontspannen gastheer zijn

De avond zelf is het moment waarop uitbesteden zich terugbetaalt. Wie het feest zelf organiseert, staat de hele avond met één oog op de klok en het andere op de cateraar. Wie het feest laat organiseren, kan met een glas in de hand tussen de gasten staan en doen waar de avond voor bedoeld is: het gesprek aangaan, mensen bedanken, luisteren naar wat er leeft. Onze eventmanager is op de locatie aanwezig vanaf de opbouw tot na de afbouw. Loopt er iets anders dan gepland, dan lossen wij het op zonder dat het feest het merkt. De band die een kwartier later aankomt, de regenbui die de rokers naar binnen jaagt, de speech die langer duurt dan afgesproken, het zijn dingen die op elk feest gebeuren en die wij opvangen door snel te schakelen. De directeur van een tuinbouwbedrijf in Monster vertelde ons na afloop dat hij voor het eerst in jaren zelf aan het buffet had gestaan. Hij had de eerdere edities altijd zelf geregeld en was daardoor vooral bezig geweest met organiseren. Dit keer kon hij zijn mensen echt spreken. Dat is het effect dat wij bedoelen met onze slogan Jullie genieten, wij maken het Awesome. Na afloop ronden wij het af: de afbouw, de eindafrekening met leveranciers en een korte evaluatie waarin wij samen kijken wat het feest heeft opgeleverd. Ook dat hoort bij een feest laten organiseren. Werk je in het Westland, Rotterdam, Den Haag of ergens anders in Zuid-Holland en wil je weten hoe dit voor jullie kan werken? Bel ons of stuur een bericht via het contactformulier, wij nemen zo snel mogelijk contact op.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over feest laten organiseren

Wat kost het om een feest te laten organiseren?
De kosten van een feest laten organiseren hangen af van een aantal duidelijke keuzes. Het aantal gasten weegt het zwaarst, omdat catering en drank per persoon meetellen. Daarna bepaalt de locatie veel: op het eigen terrein vervalt de zaalhuur, maar komen er kosten bij voor stroom, sanitair en verwarming. Entertainment kan variëren van een dj tot een live band met meerdere acts. Decor en aankleding bepalen hoe sterk het thema wordt neergezet. Techniek voor licht en geluid schaalt mee met de grootte van de ruimte. Onze eigen begeleiding is een vaste post die je terugverdient in tijd en rust. Wij maken altijd een voorstel met een heldere kostenopbouw per onderdeel, zodat jullie zelf kunnen schuiven.
Hoe eerder wij starten, hoe meer keuze er is in locaties, artiesten en data. Voor een groot personeelsfeest of jubileum adviseren wij om enkele maanden vooruit te plannen, zeker als het in december of in de zomer valt. Die periodes zijn druk bij leveranciers en goede bands zitten snel vol. Een borrel of een kleiner themafeest kan met een kortere aanloop. Ook een last-minute bedrijfsfeest is mogelijk, al werken wij dan met bewezen concepten en beschikbare leveranciers. In dat geval stellen wij samen prioriteiten en laten wij onderdelen vallen die niet op tijd te regelen zijn. Neem in elk geval contact op zodra de wens er is. Dan kunnen wij inschatten wat er in de beschikbare tijd nog mogelijk is.
Jullie houden de onderdelen die alleen jullie kunnen invullen. De gastenlijst en de uitnodigingen komen vanuit het bedrijf, al kunnen wij helpen met de tekst en de timing. De boodschap van de directie of de toespraak schrijft de spreker zelf, wij adviseren over het moment en de lengte. Wij horen graag welke collega’s een speciale plek verdienen, zoals jubilarissen of vertrekkende medewerkers. Verder vragen wij op enkele beslismomenten om een keuze, bijvoorbeeld tussen twee concepten of twee cateringopties. Praktische zaken op de locatie, zoals toegang tot het pand en de stroomvoorziening, stemmen wij af met jullie facilitaire contactpersoon. Al het regelwerk daaromheen ligt bij ons. Reken op enkele korte overleggen in plaats van een doorlopend project.
Ja, een feest op het eigen terrein of in het eigen pand is een van onze specialiteiten. Een loods, een magazijn, een bedrijfshal of een kas wordt met decor, licht en aankleding een feestlocatie die gasten verrast. Het voordeel is dat medewerkers hun eigen werkplek in een ander licht zien en dat de zaalhuur vervalt. Wij bekijken vooraf de ruimte en letten op veiligheid, vluchtroutes, vloer, stroom en sanitair. Als er een vergunning nodig is, regelen wij de aanvraag bij de gemeente. Verwarming of verkoeling nemen wij mee in het plan, afhankelijk van het seizoen. Na afloop ruimen wij alles op, zodat het werk de volgende dag gewoon door kan. Bedrijven in het Westland kiezen hier vaak voor.
Het eerste gesprek gaat over het doel van het feest en niet over de prijs. Wij willen weten waarom jullie het feest geven, voor wie het is en wat gasten moeten voelen als ze naar huis gaan. Daarnaast bespreken wij de praktische kaders: aantal gasten, periode, locatie en budget. Het gesprek kan bij jullie op het bedrijf plaatsvinden, zodat wij meteen de ruimte zien, of telefonisch als dat handiger is. Wij stellen veel vragen en delen ideeën over wat mogelijk is. Na het gesprek werken wij een concept uit met een kostenopbouw per onderdeel. Daar reageren jullie op en wij scherpen het aan tot het klopt. Contact opnemen kan via het contactformulier, telefoon of e-mail.
Werken jullie met een vast aanspreekpunt?
Veranderingen horen bij elk traject en wij plannen daar ruimte voor in. Het aantal gasten schuift bijna altijd nog, dus met de catering spreken wij een moment af waarop het definitieve aantal moet vaststaan. Tot die datum kun je aanpassen zonder gevolgen. Een ander thema of een andere locatie kiezen kan vooral in de conceptfase, voordat leveranciers zijn vastgelegd. Later in het traject kijken wij per wijziging wat er nog mogelijk is en wat het betekent voor de planning en de kosten. Wij zeggen eerlijk wanneer iets niet meer kan. Kleine wijzigingen, zoals een extra toespraak of een andere volgorde in het programma, verwerken wij tot vlak voor het feest in het draaiboek. Overleg altijd even, dan zoeken wij mee.
Op de dag zelf ligt de coördinatie volledig bij ons. Onze eventmanager is aanwezig vanaf de opbouw en ontvangt alle leveranciers op de afgesproken tijden. Het decor wordt geplaatst, de techniek getest en het entertainment gebrieft voordat de eerste gast binnenkomt. Tijdens het feest volgen wij het draaiboek en sturen wij bij waar dat nodig is, bijvoorbeeld als een toespraak uitloopt of het weer omslaat. Jullie contactpersoon hoeft alleen bereikbaar te zijn voor vragen die echt bij het bedrijf horen. Gasten merken niets van wat er achter de schermen gebeurt. Na afloop begeleiden wij de afbouw en laten wij de locatie netjes achter. Jullie zijn gastheer en gast tegelijk, wij dragen de verantwoordelijkheid voor de uitvoering.