Jubileum organiseren dat recht doet aan de jaren en energie geeft voor wat komt

Jubileum Organiseren

Een jubileum organiseren is iets anders dan een feest geven. Een feest kan elk jaar, een jubileum markeert een mijlpaal die maar één keer voorbijkomt: een familiebedrijf dat een kwart eeuw bestaat, een sportvereniging die generaties heeft verbonden, een zorginstelling die decennia lang een plek in het dorp heeft, of een medewerker die veertig jaar lang elke ochtend dezelfde deur opende. Elk van die jubilea vraagt om een eigen aanpak, omdat de mensen, de emotie en het doel verschillen. Toch zien wij vaak dat het programma uit dezelfde bouwstenen bestaat: een toespraak, een buffet, een muziekje. Dat is zonde van een moment dat zoveel meer in zich heeft. Make it Awesome organiseert jubilea voor bedrijven, verenigingen, zorginstellingen en individuele jubilarissen in het Westland en de rest van Zuid-Holland. Op deze pagina lopen wij de verschillende typen jubilea langs, laten wij zien wat per type telt en leggen wij uit hoe onze aanpak eruitziet, van het eerste gesprek over het doel tot het draaiboek van de dag zelf.

Jubileum organiseren voor een bedrijf: mijlpaal met een verhaal

Bij een bedrijfsjubileum draait alles om het verhaal. Hoe is het begonnen, wie hebben het bedrijf gemaakt tot wat het is en waar gaat het naartoe? Een jubileum organiseren voor een bedrijf betekent dat verhaal vertalen naar een programma dat klanten, medewerkers en relaties op dezelfde avond samenbrengt. Dat is meteen de eerste keuze: nodig je iedereen tegelijk uit of maak je twee momenten, een zakelijke receptie voor relaties en een feest voor het personeel? Een kassenbouwer in ‘s-Gravenzande die veertig jaar bestaat, wil zijn klanten graag laten zien wat er in die jaren is gebouwd, terwijl de monteurs vooral een avond willen waarop ze samen kunnen vieren. Beide doelen kunnen in één dag, met een ontvangst en rondleiding in de middag en een feest in de eigen hal in de avond. Het decor speelt hierin een grote rol. Een tijdlijn langs de muur met foto’s van de eerste kas tot de nieuwste projecten, oude gereedschappen als tafeldecoratie, een fotomoment bij het allereerste logo. Zo wordt het jubileum voelbaar zonder dat er een uur aan toespraken nodig is. De toespraak zelf houden wij kort en persoonlijk, met ruimte voor medewerkers die van het begin af aan meedraaien. Entertainment kiezen wij bij de mix van gasten: een band die zowel de klanten aan de bar als de jonge collega’s op de dansvloer bedient. Wij begeleiden de directie bij die keuzes en bewaken dat het jubileum niet alleen terugkijkt, maar ook laat zien waar het bedrijf naartoe wil.

Jubileum van een vereniging of zorginstelling organiseren

Verenigingen en zorginstellingen hebben bij een jubileum een ander vertrekpunt dan een bedrijf. De bindende factor is niet een product, maar een gemeenschap. Een voetbalvereniging in Naaldwijk die een jubileum organiseert, wil oud-leden, huidige jeugdteams, sponsoren en vrijwilligers samenbrengen op een dag die voor alle generaties iets biedt. Dat vraagt om een programma met meerdere lagen: overdag activiteiten voor de jeugd op het veld, een reünie voor oud-leden met foto’s uit het archief en in de avond een feest met muziek uit de verschillende decennia. De vrijwilligers die de vereniging draaiende houden, verdienen daarin een eigen moment. Bij een zorginstelling komt daar nog een dimensie bij. Bewoners, familie, medewerkers en de buurt vieren samen, maar bewoners kunnen niet een hele dag mee. Het jubileum van een verpleeghuis in Monster krijgt daarom een opbouw in twee delen. Het bewonersdeel valt in de vroege middag, met een themamiddag die aansluit bij de herinneringen van de bewoners, terwijl het personeelsfeest in de avond plaatsvindt als de bewoners weer tot rust zijn gekomen. Familie schuift aan bij het middagdeel, zodat het jubileum ook een familiedag wordt. Wij stemmen alles af met het zorgteam: tijden, prikkels, toegankelijkheid en rustige plekken. Voor beide typen geldt dat het budget vaak beperkter is dan bij een bedrijf. Dan kiezen wij bewust: liever één sterk decorstuk en een goede host dan tien halve onderdelen. Het jubileum organiseren wordt zo een kwestie van keuzes maken die passen bij wat de gemeenschap het meest waardeert.

Dienstjubileum van een medewerker: klein gebaar, grote betekenis

Een dienstjubileum is het meest persoonlijke jubileum dat je kunt organiseren. Iemand heeft twaalf en een half, vijfentwintig of veertig jaar van zijn of haar werkende leven aan het bedrijf gegeven. De valkuil is dat het gebaar te klein wordt, een bos bloemen bij de koffie, of juist te groot, waardoor een bescheiden jubilaris zich ongemakkelijk voelt. De maat vinden begint bij de persoon. Een chauffeur bij een transportbedrijf in Maasdijk die veertig jaar in dienst is, wil misschien liever een middag met zijn collega’s van de ploeg dan een receptie met het hele bedrijf. Een teamleider die al haar hele loopbaan bij een tuinbouwbedrijf werkt, vindt het wellicht juist mooi als ook oud-collega’s en klanten langskomen. Wij vragen daarom eerst aan de leidinggevende en aan naaste collega’s wat de jubilaris typeert. Daaruit komt de vorm. Dat kan een lunch zijn met een verrassingsact die iets met de hobby van de jubilaris doet, een fotoboek dat collega’s hebben samengesteld, of een borrel waarbij collega’s uit alle periodes een anekdote vertellen. Meerdere dienstjubilea in één jaar kun je bundelen in een jubilarissenavond, met een eigen moment per persoon. Zo organiseer je het jubileum als één avond, maar voelt iedere jubilaris zich gezien. Ook hier ligt de kracht in details: de eerste werkbon, de bedrijfsauto van toen als foto op het menu, het lievelingsgerecht van de jubilaris in de catering. Wij regelen de uitvoering, het bedrijf houdt de persoonlijke inbreng en de jubilaris krijgt een dag die past.

Zo organiseren wij elk type jubileum: van doel tot draaiboek

Ongeacht het type jubileum begint onze aanpak op dezelfde plek: het doel. Wat mag het jubileum opleveren en voor wie is het bedoeld? Wil het bedrijf de band met klanten versterken, wil de vereniging nieuwe vrijwilligers enthousiast maken, wil de zorginstelling bewoners en buurt dichter bij elkaar brengen, wil de werkgever een medewerker oprecht bedanken? Als dat helder is, volgt het concept. Daarin komen thema, decor, catering, entertainment en programma samen tot één geheel dat het verhaal draagt. Bij een jubileum organiseren wij graag met een rode draad die door de hele dag loopt. Dat kan de tijdlijn zijn, een kleur die verwijst naar het aantal jaren, of een terugkerend element zoals muziek uit het oprichtingsjaar van de vereniging. Daarna volgt het regelwerk: leveranciers, locatie, vergunningen als het jubileum op eigen terrein plaatsvindt, uitnodigingen in overleg met jullie en een draaiboek waarin elke minuut staat. Op de dag zelf is onze eventmanager aanwezig van opbouw tot afbouw. Onze hosts leiden het programma en zorgen dat toespraken op tijd beginnen en niet uitlopen. Het bestuur, de directie of de leidinggevende kan daardoor gastheer zijn in plaats van organisator. Een jubileum organiseren doen wij in het Westland, Rotterdam, Den Haag, Delft, Maassluis en de rest van Zuid-Holland, op locatie of in het eigen pand. Wil je weten hoe wij jullie jubileum zouden aanpakken? Bel ons, mail naar info@make-it-awesome.nl of vul het contactformulier in, dan nemen wij zo snel mogelijk contact op om over het doel te praten.

Veelgestelde vragen over jubileum organiseren

Hoe ver vooruit moet je een jubileum organiseren?

Een jubileum heeft een vaste datum, dus de planning kan vroeg beginnen. Voor een groot bedrijfsjubileum met klanten en personeel adviseren wij om ruim van tevoren te starten, zeker als je een externe locatie of een bekende band wilt. Een jubileum van een vereniging vraagt vaak extra tijd voor het verzamelen van oud-leden en archiefmateriaal. Bij een zorginstelling moet het programma vroeg met het zorgteam worden afgestemd vanwege roosters. Een dienstjubileum kan met een kortere aanloop, al is een verrassing lastiger als collega’s al weten van de datum. Begin in elk geval met het gesprek over het doel, want dat bepaalt de omvang. Daarna zetten wij een planning op met beslismomenten. Zo weet iedereen wanneer wat vast moet staan.

Wie nodig je uit voor een bedrijfsjubileum?

Dat hangt af van wat het jubileum moet opleveren. Wil je de band met klanten versterken, dan nodig je relaties, leveranciers en partners uit voor een receptie met rondleiding. Wil je het personeel bedanken, dan staat een feest voor medewerkers en eventueel hun partners centraal. Veel bedrijven combineren beide in één dag, met een zakelijk deel in de middag en een feest in de avond. Oud-medewerkers en de oprichtersfamilie geven een jubileum extra lading. Ook de buren en de gemeente kunnen op de lijst, zeker bij een jubileum op eigen terrein. Wij helpen bij het opstellen van de gastenlijst per programmaonderdeel. Daarmee voorkom je dat klanten en collega’s elkaar ongemakkelijk in de weg lopen.

Hoe organiseer je een jubileum voor een vereniging met een beperkt budget?

Een vereniging heeft vaak minder te besteden dan een bedrijf, maar wel iets wat een bedrijf niet heeft: een grote groep betrokken leden. Wij kiezen daarom voor een paar onderdelen die het verschil maken en laten de rest bij de vereniging. Een sterk decorstuk, een goede host en één verrassend entertainmentelement doen meer dan veel kleine dingen. Vrijwilligers kunnen helpen bij de opbouw en de bar, met een duidelijke taakverdeling die wij aanleveren. Het eigen clubgebouw of sportveld is meestal de beste locatie, omdat de zaalhuur vervalt. Sponsoren zijn vaak bereid om bij te dragen aan een specifiek onderdeel. Wij maken een kostenopbouw waarin je ziet waar elke euro naartoe gaat. Zo blijft het jubileum haalbaar zonder dat het armoedig oogt.

Wat is een passende manier om een dienstjubileum te vieren?

De passende vorm volgt uit de persoon van de jubilaris. Vraag collega’s en de leidinggevende wat hem of haar typeert en waar diegene blij van wordt. Een introverte medewerker geniet meer van een lunch met de eigen ploeg dan van een toespraak voor het hele bedrijf. Een jubilaris die overal iedereen kent, vindt een borrel met oud-collega’s en klanten juist prachtig. Persoonlijke details maken het verschil: een fotoboek, anekdotes uit verschillende periodes, het lievelingsgerecht in de catering. Een verrassingsact die iets met de hobby doet, werkt vaak goed. Meerdere jubilarissen in één jaar bundel je in een jubilarissenavond met een eigen moment per persoon. Wij verzorgen de uitvoering, het bedrijf levert de persoonlijke inbreng.

Kun je een jubileum organiseren in het eigen pand?

Ja, voor een jubileum is het eigen pand vaak zelfs de sterkste locatie. Het verhaal van het bedrijf zit in de muren: de hal waar het begon, de kas die is uitgebreid, het kantoor waar de eerste order binnenkwam. Met decor, licht en aankleding maken wij van een loods, magazijn of bedrijfshal een feestlocatie die gasten verrast. Een rondleiding voor klanten past er naadloos bij. Wij bekijken vooraf veiligheid, vluchtroutes, stroom, sanitair en verwarming of verkoeling. Als de gemeente een vergunning vraagt, regelen wij de aanvraag. Na afloop ruimen wij op, zodat het werk de volgende dag doorgaat. Voor verenigingen geldt hetzelfde met het clubgebouw en voor zorginstellingen met de recreatiezaal of de tuin.

Hoe combineer je een formeel en een feestelijk deel op één dag?

Hoe betrek je bewoners bij het jubileum van een zorginstelling?

Bewoners horen het middelpunt te zijn van het jubileum van hun eigen huis. Wij plannen daarom een bewonersdeel in de vroege middag, wanneer de meeste bewoners op hun best zijn. Dat deel is een themamiddag die aansluit bij hun herinneringen, bijvoorbeeld met muziek van vroeger, herkenbare geuren en smaken en een rustig tempo. Familie schuift aan, zodat het meteen een familiedag wordt. Rolstoelgebonden bewoners krijgen een goede plek en er is een rustige hoek voor wie het drukke deel niet aankan. Het zorgteam denkt mee over tijden, medicatierondes en prikkels. Het personeelsfeest plannen wij in de avond, los van het bewonersdeel. Zo viert iedereen mee op de manier die bij hem of haar past.

Wat regelen jullie als wij het jubileum door jullie laten organiseren?

Wij nemen het hele traject uit handen, van het eerste gesprek over het doel tot de afbouw na afloop. Dat begint met een concept waarin thema, decor, catering, entertainment en programma één geheel vormen. Daarna regelen wij de leveranciers, de locatie of de inrichting van het eigen pand, de techniek en eventuele vergunningen. Wij stellen samen met jullie het programma op en schrijven het draaiboek. Op de dag zelf is onze eventmanager aanwezig en leiden onze hosts het programma. Jullie leveren de gastenlijst, de toespraken en de persoonlijke verhalen. Wij bewaken de planning en houden jullie contactpersoon op de hoogte op vaste momenten. Het bestuur of de directie kan zo zelf gastheer zijn op de dag.