Eventorganisatie die op de dag zelf klopt tot in het laatste detail

Eventorganisatie

Goede eventorganisatie merk je vooral aan wat je niet merkt: geen microfoon die uitvalt tijdens de toespraak, geen catering die een half uur te laat aankomt, geen gasten die zoekend rondlopen bij de ingang. Achter die schijnbare vanzelfsprekendheid zit een vak met een eigen logica van planning, draaiboeken, leveranciersafspraken, techniek en risicobeheersing. Wie een event er even bij doet naast het gewone werk, ontdekt dat meestal pas in de laatste week. Vanuit Maasdijk verzorgen wij de eventorganisatie voor bedrijven, zorginstellingen en verenigingen in het Westland en heel Zuid-Holland, van een netwerkborrel voor veertig ondernemers tot een bedrijfsfestival op het terrein van een tuinbouwbedrijf. Op deze pagina leggen wij uit hoe wij te werk gaan: hoe een planning wordt opgebouwd, wat er in een draaiboek staat, hoe wij leveranciers en techniek aansturen, welke risico’s wij afdekken en hoe de coördinatie op de dag zelf verloopt. Zo weet je vooraf wat je van ons mag verwachten en wat jullie zelf nog in handen houden.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Eventorganisatie is meer dan een leuk idee en een zaal

Veel events beginnen met een goed idee en een beschikbare ruimte. Dat is een prima start, maar het is niet waar eventorganisatie om draait. Het vak begint bij het doel: waarom komen deze mensen samen en wat moet er na afloop anders zijn? Een jubileum van een familiebedrijf in Naaldwijk wil het verhaal van drie generaties vertellen aan klanten en personeel tegelijk. Een fusiefeest wil twee culturen laten kennismaken zonder dat een van beide zich de kleinste voelt. Een familiedag van een zorginstelling wil bewoners, familie en medewerkers een gedeelde herinnering geven. Elk van die doelen stelt andere eisen aan het programma, de opstelling van de ruimte, de catering en het entertainment. Pas als het doel scherp is, vertalen wij het naar een concept met een rode draad en daarna naar een lijst van onderdelen die geregeld moeten worden. Die lijst is bij een gemiddeld bedrijfsevent langer dan de meeste opdrachtgevers vermoeden: locatie of eigen terrein, vergunningen bij de gemeente, decor en aankleding, licht en geluid, stroom, catering, dranken, bediening, entertainment, een event host, photobooth, sanitair, parkeren, bewegwijzering, veiligheid, schoonmaak en communicatie naar de gasten. Elk onderdeel heeft een leverancier, een tijdslot en een afhankelijkheid van andere onderdelen. Het podium moet staan voor de band kan inspelen, de stroom moet liggen voor de catering kan koken en het decor moet af zijn voor de fotograaf begint. Eventorganisatie is het beheersen van die samenhang, zodat het idee waarmee alles begon ook daadwerkelijk de beleving wordt die de gasten meemaken.
Organiseer Jouw Evenement!

Planning en draaiboek: de ruggengraat van goede eventorganisatie

Een planning bij eventorganisatie werkt van achteren naar voren. De datum van het event staat vast, dus rekenen wij terug: wanneer moeten leveranciers bevestigd zijn, wanneer gaat de uitnodiging de deur uit, wanneer is de definitieve gastenlijst nodig voor de catering en wanneer wordt het draaiboek vastgesteld? Die mijlpalen zetten wij in een planning die wij delen met jullie contactpersoon, zodat op elk moment duidelijk is wie wat moet aanleveren. Het draaiboek zelf is het document waar alles samenkomt. Het beschrijft de dag per tijdvak, vaak per kwartier in de kritieke fases: opbouw, aankomst leveranciers, soundcheck, ontvangst gasten, toespraken, gangen van het diner, optredens, afsluiting en afbouw. Per regel staat wie verantwoordelijk is, welk materiaal nodig is en wat er gebeurt als het uitloopt. Een goed draaiboek bevat ook een plattegrond met de opstelling van tafels, podium, bar, photobooth en nooduitgangen, een contactlijst van alle leveranciers en een overzicht van stroompunten en kabelroutes. Voor een bedrijfsfeest in een loods in Maasdijk betekent dat bijvoorbeeld dat de heftrucks op donderdag aan de kant gaan, de vloer vrijdagochtend wordt schoongemaakt, het decor vrijdagmiddag wordt opgebouwd en de band zaterdag om vier uur inspeelt terwijl de catering in de aangrenzende ruimte opstart. Zonder draaiboek gebeuren die dingen in de praktijk ook wel, maar dan tegelijk en in elkaars weg. Met draaiboek gebeuren ze in de juiste volgorde en heeft ons team de rust om aandacht te geven aan de details die gasten wél opmerken.

Leveranciers, techniek en risico's onder controle houden

Bij eventorganisatie werk je met veel partijen die elkaar meestal niet kennen: een cateraar, een verhuurder van licht en geluid, een band, een decorbouwer, een fotograaf, bartenders, beveiliging en soms een vergunningverlener van de gemeente. Onze rol is die van regisseur. Wij briefen elke leverancier over het doel van het event, het thema, de locatie, de tijden en de andere leveranciers waarmee zij te maken krijgen. Techniek verdient daarbij extra aandacht, omdat het de meeste dingen stil kan leggen. Wij inventariseren vooraf hoeveel stroom er nodig is voor keuken, geluid, licht en photobooth, of het pand dat aankan of dat er een aggregaat moet komen, hoe de akoestiek van een bedrijfshal wordt getemd en waar de microfoons en het geluid voor de toespraak van de directie vandaan komen. Daarnaast brengen wij de risico’s in kaart. Bij een buitenevent hoort een plan voor regen en wind, met tenten of een binnenruimte als alternatief. Bij een groot aantal gasten hoort een plan voor toegang, EHBO en ontruiming. Bij een zorgevenement hoort een plan voor bewoners die prikkels moeilijk verdragen, met een rustige ruimte en begeleiding. Voor elke leverancier bedenken wij wat er gebeurt als die uitvalt en wie de vervanger is. Deze voorbereiding maakt het verschil tussen paniek en een kalme oplossing wanneer op de dag zelf iets anders loopt dan gepland. Onze ervaring leert dat er altijd wel iets anders loopt. De vraag is alleen of de gasten er iets van merken.
Neem contact op

Eventorganisatie op de dag zelf: coördinatie en wat wij regelen

Op de dag zelf verschuift eventorganisatie van plannen naar sturen. Ons team is als eerste op locatie en begeleidt de opbouw volgens het draaiboek: decor, techniek, catering en entertainment komen in de afgesproken volgorde binnen en krijgen hun plek. Eén persoon van ons is de eventcoördinator en het enige aanspreekpunt voor alle leveranciers, zodat jullie contactpersoon niet hoeft te kiezen tussen een vraag van de cateraar en een gast die aankomt. Tijdens het event bewaakt de coördinator de tijdlijn. Loopt de toespraak van de directeur uit, dan schuift het diner met de keuken mee en krijgt de band een aangepaste starttijd, zonder dat iemand in de zaal daar iets van merkt. De event host op het podium en de coördinator achter de schermen staan voortdurend met elkaar in contact. Wij houden de energie in de gaten: staat het te lang stil, dan halen wij een onderdeel naar voren; wordt het te druk bij de bar, dan schuiven wij bediening bij. Na de laatste gast begeleiden wij de afbouw en zorgen wij dat de locatie, ook als het de eigen bedrijfshal is, maandagochtend weer klaar is voor werk. In de dagen erna evalueren wij met jullie wat het event heeft opgeleverd, afgezet tegen het doel waarmee wij begonnen. Van de eerste brainstorm tot de laatste gast die met een glimlach naar huis gaat: dat is de Awesome aanpak die wij bij elke eventorganisatie hanteren. Bel ons via 06 1537 52 53 of mail naar info@make-it-awesome.nl om jullie event te bespreken.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over eventorganisatie

Wat houdt eventorganisatie precies in?
Eventorganisatie omvat alles wat nodig is om van een doel een geslaagd evenement te maken. Het begint met het bepalen van het doel en de doelgroep en het ontwikkelen van een concept. Daarna volgt de planning met mijlpalen voor locatie, leveranciers, communicatie en gastenlijst. Het draaiboek beschrijft de dag zelf per tijdvak, met verantwoordelijken en materiaal. Leveranciers zoals catering, techniek, decor en entertainment worden gebriefd en op elkaar afgestemd. Risico’s zoals weer, uitval en veiligheid krijgen vooraf een plan. Op de dag zelf coördineert een eventcoördinator de opbouw, het programma en de afbouw. Na afloop wordt geëvalueerd of het event het beoogde effect heeft gehad.
Een draaiboek beschrijft de dag van het event in tijdvakken, in de drukste fases per kwartier. Per regel staat wat er gebeurt, wie ervoor verantwoordelijk is en welk materiaal nodig is. Het document begint bij de opbouw en eindigt bij de afbouw en de oplevering van de locatie. Een plattegrond toont de opstelling van podium, tafels, bar, photobooth en nooduitgangen. Een contactlijst bevat alle leveranciers met telefoonnummers en aankomsttijden. Een technisch overzicht laat zien waar stroom, kabels en geluid komen. Voor elk kritiek onderdeel staat een alternatief klaar als het uitloopt of uitvalt. Wij stellen het draaiboek samen met jullie contactpersoon vast en delen het met iedereen die op de dag meewerkt.
Dat hangt af van de omvang en het seizoen van het event. Voor een groot bedrijfsfeest, een jubileum of een festival op eigen terrein adviseren wij enkele maanden voorbereiding. Populaire artiesten, tenten en cateraars zijn in de zomer en in december snel bezet. Een vergunning bij de gemeente vraagt eveneens doorlooptijd. Een kleinere borrel of themamiddag kan binnen enkele weken staan. Wij hebben ervaring met last-minute events en weten welke onderdelen snel te regelen zijn. Hoe eerder het doel helder is, hoe meer ruimte er ontstaat voor een verrassend concept. Bel ons ook als de datum al dichtbij is, dan kijken wij wat realistisch is.
Voor elk buitenevent maken wij vooraf een plan voor regen, wind en hitte. Dat kan een tent zijn, een overkapping of een binnenruimte die op de dag zelf in gebruik wordt genomen. Wij spreken een moment af waarop de beslissing valt, zodat de opbouw niet halverwege hoeft te worden omgegooid. Voor leveranciers houden wij alternatieven achter de hand, van een vervangende band tot een tweede cateraar. Techniek controleren wij tijdens de opbouw, zodat problemen voor de ontvangst zichtbaar worden. De eventcoördinator neemt op de dag de beslissingen en communiceert die met alle betrokkenen. Jullie gasten merken van een wijziging meestal niets. Dat is precies waarvoor de voorbereiding dient.
De techniek hangt af van het programma en de locatie. Een toespraak vraagt om een microfoon en een geluidsinstallatie die tot achterin verstaanbaar is. Een band of dj heeft een podium, geluid en licht nodig, plus een soundcheck vooraf. Sfeerverlichting bepaalt hoe een loods of kas aanvoelt zodra het donker wordt. Een presentatie of fotoshow vraagt om een scherm en een beamer of ledwand. Catering heeft stroom en soms water nodig op de plek waar gekookt wordt. Bij een eigen terrein kijken wij of het pand voldoende stroom levert of dat er een aggregaat komt. Wij inventariseren dit vooraf en stemmen het af met de technische leverancier.
Hoe werkt de samenwerking met onze interne contactpersoon?
Ja, een groot deel van onze events vindt plaats op het eigen terrein of in het eigen pand van de opdrachtgever. Een loods, een bedrijfshal, een kas, een kantine of het parkeerterrein kunnen met decor, licht en geluid worden omgebouwd tot een feestlocatie. Wij bekijken vooraf de ruimte, de stroomvoorziening, het sanitair, de toegang en de veiligheid. Waar nodig regelen wij een vergunning bij de gemeente. Catering, een mobiele cocktailbar, entertainment en techniek nemen wij compleet mee. Het voordeel is dat medewerkers hun eigen werkplek in een nieuw licht zien. Ook zorginstellingen laten wij vaak op de eigen locatie een themamiddag of familiedag beleven. Wij werken in het Westland en heel Zuid-Holland.
De kosten van eventorganisatie bestaan uit meerdere posten die per event verschillen. Denk aan locatie of inrichting van het eigen terrein, decor en aankleding, catering en dranken, techniek, entertainment, personeel en onze begeleiding van concept tot afbouw. Het aantal gasten weegt vooral mee bij catering en bediening. De duur en de complexiteit van het programma bepalen hoeveel techniek en coördinatie nodig zijn. Een bureau brengt ervaring en inkoopkracht mee, waardoor keuzes vaak scherper en efficiënter worden. Wij werken vanaf het begin met een helder budget en laten zien wat elke keuze oplevert. Bedragen noemen wij pas na een gesprek over jullie doel en wensen. Zo voorkomen wij verrassingen achteraf.