Wat doet een evenementenbureau en wat levert dat jullie op

Wat Doet Een Evenementenbureau

Wat doet een evenementenbureau eigenlijk, behalve een zaal boeken en een band regelen? Die vraag krijgen wij vaak van ondernemers die voor het eerst een groter feest of event voor de boeg hebben, bijvoorbeeld een jubileum van een familiebedrijf in het Westland of een openingsevent van een nieuwe vestiging in Rotterdam. Het antwoord is breder dan de meeste mensen denken. Een evenementenbureau vertaalt een doel naar een concept, regelt alles wat daarvoor nodig is en bewaakt op de dag zelf dat het klopt. Op deze pagina leggen wij uit welke taken daaronder vallen, van het eerste intakegesprek tot de evaluatie achteraf. Ook beschrijven wij wat je als opdrachtgever zelf blijft doen, wanneer inschakelen slim is en wanneer je het net zo goed zelf kunt regelen. Tot slot vertellen wij hoe wij bij Make it Awesome het werk van een evenementenbureau invullen, met het effect van het event als vertrekpunt en niet de glitter.

Wat doet een evenementenbureau van intake tot evaluatie

Het werk van een evenementenbureau begint met een intake. In dat gesprek gaat het nog niet over locaties of artiesten, maar over de aanleiding, het doel, de doelgroep, het budget en de randvoorwaarden zoals datum en aantal gasten. Daarna volgt de conceptontwikkeling: het bureau vertaalt het doel naar een rode draad, een thema en een programma dat past bij de mensen die komen. Een bureau dat zijn werk goed doet, presenteert dit concept met een heldere kostenopbouw, zodat de opdrachtgever weet waar het geld naartoe gaat. Na akkoord start de planning. Het evenementenbureau zoekt en boekt de locatie of maakt het eigen terrein geschikt, regelt catering, decor, techniek, entertainment en vergunningen en stemt al die leveranciers op elkaar af. Dat afstemmen is de kern van het vak: een band die te vroeg opbouwt terwijl de catering nog aan het dekken is, of een decor dat niet door de deur van de loods past, zijn precies de fouten die een bureau voorkomt. Alles komt samen in een draaiboek met tijden, taken en contactpersonen. Op de dag zelf coördineert het bureau de opbouw, ontvangt het de leveranciers, bewaakt het programma en lost het problemen op voordat gasten er iets van merken. Na afloop volgt de afbouw en de afrekening met leveranciers. Het laatste onderdeel is de evaluatie: wat heeft het event opgeleverd, wat vonden gasten ervan en wat nemen wij mee naar een volgende keer? Van intake tot evaluatie is een evenementenbureau dus de partij die het geheel overziet, terwijl elke leverancier zich op zijn eigen onderdeel richt.

Wat een evenementenbureau niet doet: wat je zelf blijft doen

Een evenementenbureau neemt veel uit handen, maar niet alles. Dat is maar goed ook. De boodschap blijft van jullie. Een directeur die zijn medewerkers na een zwaar jaar wil bedanken, moet die woorden zelf uitspreken; een bureau kan de toespraak wel inplannen op het juiste moment en zorgen dat de microfoon het doet. De gastenlijst is eveneens jullie terrein. Wie wordt uitgenodigd, of partners meekomen en hoe je met de nachtdienst omgaat, zijn keuzes die alleen het bedrijf zelf goed kan maken. Het bureau helpt bij de uitnodiging, de aanmeldingen en de herinneringen, maar de beslissing over wie erbij hoort ligt bij de opdrachtgever. Ook de interne cultuur brengen jullie in. Een logistiek bedrijf met een nuchtere ploeg vraagt om een ander feest dan een creatief bureau. Dat horen wij graag van jullie in plaats van het te raden. Verder blijft er een interne contactpersoon nodig: iemand die snel antwoord kan geven op vragen over de locatie, het budget of de agenda van de directie. Die rol kost enkele uren per week in de aanloop en levert veel op, omdat het bureau dan door kan zonder te wachten. Wat een evenementenbureau niet doet, is beslissen wat het event moet betekenen. Dat bepalen jullie. Het bureau vertaalt die betekenis naar een avond die klopt. In onze ervaring werkt de samenwerking het beste wanneer die rolverdeling vanaf het begin duidelijk is: jullie kennen het bedrijf en de mensen, wij kennen de manier om daar een event van te maken dat effect heeft.

Wanneer schakel je een evenementenbureau in en wat doet het dan voor jou

Wanneer is een evenementenbureau inschakelen slim en wanneer kun je het zelf? Een borrel voor twintig collega’s op vrijdagmiddag regel je prima zelf. Een kerstfeest voor honderdvijftig medewerkers uit drie ploegen, met een thema, een band en catering in de eigen bedrijfshal, is een ander verhaal. De eerste vraag is tijd. Wie het event naast zijn gewone werk organiseert, merkt dat de uren snel oplopen: offertes vergelijken, leveranciers bellen, een vergunning aanvragen bij de gemeente, een draaiboek maken. Een bureau doet dit dagelijks en werkt daardoor sneller. De tweede vraag is kennis. Weet je hoeveel stroom een band nodig heeft, hoe je een loods brandveilig inricht of hoeveel bartenders er nodig zijn voor honderd gasten? Een evenementenbureau weet dat wel en voorkomt dure fouten. De derde vraag is het belang van het event. Bij een jubileum waar klanten, personeel en familie samenkomen, of een openingsevent waar de pers bij is, staat er meer op het spel dan bij een interne borrel. Dan is het prettig dat iemand de regie heeft die niet tegelijk gastheer moet zijn. De vierde vraag gaat over rust op de dag zelf. Een organisator die zelf met kabels loopt, mist de gesprekken met gasten waar het feest om draait. Wanneer je op meerdere van deze vragen ja zegt, is inschakelen verstandig. Wanneer het event klein en overzichtelijk is en je er plezier in hebt om het zelf te doen, is dat ook prima. Dat zeggen wij eerlijk in een eerste gesprek, want een bureau dat elk feest wil overnemen, doet zijn werk niet goed.

Hoe Make it Awesome invulling geeft aan het werk van een evenementenbureau

Bij Make it Awesome vullen wij het werk van een evenementenbureau in met één vaste eerste vraag: wat mag dit event opleveren? Pas wanneer dat helder is, gaan wij naar concept, decor, food en entertainment. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk beginnen veel events bij een beschikbare zaal of een leuk idee, met als resultaat een gezellige avond zonder betekenis. Creativiteit, ervaring en aandacht voor de details komen in ons team samen. Een voorbeeld: een tuinbouwbedrijf in ‘s-Gravenzande dat twee fusiepartners wilde samenbrengen, kreeg van ons geen standaardfeest, maar een programma waarin medewerkers van beide bedrijven elkaar via kleine opdrachten leerden kennen, met catering en muziek die aansloten bij beide culturen. Wij organiseren op locatie, dus ook in de eigen loods, kas of bedrijfshal. Ons werkgebied is het Westland, Rotterdam, Den Haag, Delft, Maassluis en de rest van Zuid-Holland. Naast bedrijfsfeesten, jubilea, netwerkevenementen en openingen doen wij zorgevenementen, van familiedagen tot dementievriendelijke themamiddagen. Wat ons verder onderscheidt van een gemiddeld evenementenbureau, is de koppeling met coaching. Wanneer mensen zichzelf en elkaar beter begrijpen, ontstaat meer verbinding. Die verbinding maakt een event sterker. Daarom bieden wij naast events ook coaching en activatietrajecten, één op één of in teamverband. Praktisch betekent samenwerken met ons: één aanspreekpunt, een helder voorstel met kostenopbouw, een draaiboek waarin alles staat en een team dat op de dag zelf snel schakelt. Van de eerste brainstorm tot de laatste gast die met een glimlach naar huis gaat, wij nemen het werk uit handen. Jullie genieten, wij maken het Awesome.

Veelgestelde vragen over wat doet een evenementenbureau

Wat is het verschil tussen een evenementenbureau en een cateraar of zaalverhuurder?

Een cateraar zorgt voor het eten, een zaalverhuurder voor de ruimte en een band voor de muziek. Elk van hen doet zijn eigen onderdeel goed, maar niemand kijkt naar het geheel. Een evenementenbureau doet dat wel. Het bureau begint bij het doel van het event en kiest daarna welke leveranciers daarbij passen. Vervolgens stemt het bureau de leveranciers op elkaar af in tijd, ruimte en stijl, zodat het decor bij het eten past en de band niet opbouwt tijdens de toespraak. Op de dag zelf is het bureau het aanspreekpunt voor iedereen. De opdrachtgever heeft daardoor één partij in plaats van tien losse contacten. Dat overzicht is het belangrijkste verschil en het scheelt veel afstemming.

Regelt een evenementenbureau ook de vergunning bij de gemeente?

Ja, het aanvragen van een vergunning of het doen van een melding hoort bij de taken van een evenementenbureau. Wij kijken eerst of een vergunning nodig is, wat afhangt van de locatie, het aantal gasten, de muziek en het schenken van alcohol. Een besloten feest in de eigen bedrijfshal vraagt vaak minder dan een festival op het buitenterrein. Daarna verzamelen wij de gegevens die de gemeente nodig heeft, zoals een plattegrond en een veiligheidsplan. De aanvraag gaat op naam van de opdrachtgever, maar wij bereiden alles voor. Omdat een aanvraag doorlooptijd heeft, beginnen wij daar vroeg mee. Ook overleggen wij zo nodig met de gemeente over voorwaarden. Zo komt niemand op de dag zelf voor verrassingen te staan.

Hoe verloopt de samenwerking met een evenementenbureau in de praktijk?

De samenwerking begint met een intakegesprek over de aanleiding, het doel, de doelgroep en het budget. Daarna werken wij een concept uit en presenteren dat met een kostenopbouw. Na akkoord maken wij een planning met vaste contactmomenten. Jullie wijzen een interne contactpersoon aan die snel vragen kan beantwoorden. Locatie, catering, decor, techniek, entertainment en vergunningen regelen wij en jullie blijven op de hoogte van elke stap. Enkele weken voor het event lopen wij het draaiboek samen door. Op de dag zelf coördineert ons team alles en zijn jullie gastheer of gastvrouw. Achteraf kijken wij met jullie terug op het resultaat en de leerpunten.

Is een evenementenbureau alleen voor grote bedrijven?

Nee, een evenementenbureau werkt net zo goed voor een familiebedrijf met twintig medewerkers als voor een grote organisatie. De vraag is niet hoe groot het bedrijf is, maar hoeveel het event moet betekenen en hoeveel tijd er intern beschikbaar is. Een klein tuinbouwbedrijf dat zijn jubileum met klanten en personeel viert, heeft vaak meer aan een bureau dan een groot bedrijf met een eigen eventafdeling. Ook verenigingen en zorginstellingen maken gebruik van ons. Bij kleine events is het concept vaak compacter en het budget bescheidener. De aandacht voor doel en detail blijft gelijk. Onze aanpak schaalt mee met de opdrachtgever. Van intiem feest tot groots evenement, het uitgangspunt is hetzelfde.

Hoe kiest een evenementenbureau leveranciers zoals bands en cateraars?

Leveranciers kiezen wij op basis van het concept en de doelgroep, niet op basis van wat toevallig beschikbaar is. Voor een personeelsfeest met een gemengde leeftijdsgroep zoeken wij een band met een breed repertoire. Voor een multicultureel team kiezen wij catering met gerechten uit meerdere keukens. Wij werken met leveranciers die wij kennen en die gewend zijn aan bedrijfsfeesten op bijzondere locaties zoals loodsen en kassen. Betrouwbaarheid weegt zwaar, want een cateraar die te laat komt, bederft het programma. Ook de afstand tot de locatie speelt mee, zeker in het Westland en de rest van Zuid-Holland. Offertes vragen wij op en vergelijken wij voor jullie. Jullie zien in ons voorstel welke keuzes wij hebben gemaakt en waarom.

Hoe lost een evenementenbureau problemen op tijdens het event zelf?

Doet een evenementenbureau ook evenementen in de zorg?

Ja, evenementen in de zorg zijn een vast onderdeel van ons werk. Wij organiseren familiedagen, themafeesten en themamiddagen in verpleeghuizen, zintuigenfeestjes en dementievriendelijke evenementen. Ook personeelsfeesten en vrijwilligersfeesten voor zorginstellingen horen daarbij. In de zorg gelden andere aandachtspunten dan bij een bedrijfsfeest: prikkels doseren, korte programma’s, toegankelijkheid en samenwerking met het zorgteam. Elk programma stemmen wij af op de bewoners en op de roosters van het personeel. Het zorgteam blijft de kennis over de bewoners inbrengen. Onze rol is het uit handen nemen van voorbereiding, decor, catering en entertainment. Zo ontstaat een activiteit met beleving zonder extra druk op de zorg.

Wat kost het inschakelen van een evenementenbureau?

Wat een evenementenbureau kost, hangt af van de omvang van het event en van wat je uitbesteedt. In ons voorstel zie je de kostenopbouw per onderdeel: locatie, catering, decor, techniek, entertainment, personeel en onze eigen werkzaamheden. Daardoor weet je vooraf precies waar het geld naartoe gaat. Een bureau bespaart vaak ook geld, omdat wij scherp inkopen, dure fouten voorkomen en tijd van jullie eigen mensen vrijmaken. Het budget bepaal je zelf en wij zoeken daarbinnen naar het meeste effect. Concrete prijzen geven wij pas na een kennismaking, want geen event is gelijk. Bel 06 1537 52 53 of mail info@make-it-awesome.nl voor een vrijblijvend gesprek. Je ontvangt daarna een helder voorstel.