Walking dinner organiseren waarbij gasten eten, lopen en elkaar echt spreken

Walking Dinner Organiseren

Een walking dinner organiseren is de slimste keuze wanneer je wilt dat gasten niet de hele avond op dezelfde stoel blijven zitten. Bij een klassiek diner spreek je de twee mensen naast je en misschien de persoon tegenover je. Bij een walking dinner komen de gerechten in kleine gangen naar de gasten toe, terwijl zij staan, lopen en van gesprek wisselen. Dat maakt de vorm geschikt voor een netwerkborrel van een ondernemersvereniging in het Westland, voor het jubileum van een familiebedrijf in Naaldwijk en voor een klantevent waar relaties elkaar nog niet kennen. Ons team uit Maasdijk verzorgt walking dinners op locatie, in een loods, een kas, een kantoorpand of een gehuurde zaal in Zuid-Holland. Wij denken mee over de opzet, het aantal gangen, de opstelling van de ruimte, het personeel en de manier waarop entertainment tussen de gangen door past. Op deze pagina lees je hoe wij een walking dinner opbouwen en welke keuzes het verschil maken tussen een lopend buffet en een avond die blijft hangen.
Organiseer Jouw Evenement!
Bekijk Onze Projecten

Walking dinner organiseren begint bij gangen en tempo

Wie een walking dinner organiseren wil, begint niet bij de gerechten maar bij het ritme van de avond. Een walking dinner bestaat uit een reeks kleine gangen die door bediening worden rondgebracht of vanuit kleine stations worden uitgegeven. Gasten hebben geen vaste tafel en bepalen zelf waar ze staan en met wie ze praten. Het aantal gangen hangt af van de duur van het event en de rol van het eten. Een netwerkbijeenkomst van twee uur vraagt om een compacte opbouw met een paar hartige gangen en een zoete afsluiting. Een jubileumavond van vijf uur verdraagt meer gangen, met ruimte voor toespraken en een act ertussen. Wij plannen de gangen op een tijdlijn, zodat het eten het programma ondersteunt en niet doorkruist. Tijdens een toespraak wordt er niet geserveerd, direct erna wel, want dan hebben mensen even iets nodig om over te praten. Het tempo is ook een kwestie van porties. Een gang die te groot is, maakt gasten loom en zet ze op de vensterbank. Een gang die te klein is, laat mensen hongerig rondkijken. Bij een walking dinner organiseren wij daarom altijd een proefopbouw op papier: hoeveel hapjes per persoon per uur, welke afwisseling tussen warm en koud, waar de vegetarische en andere varianten zitten en hoe de laatste gang de avond afsluit. Zo weet je vooraf precies wat je gasten krijgen en wanneer, zodat je zelf gastheer of gastvrouw kunt zijn in plaats van het buffet in de gaten te houden.
Organiseer Jouw Evenement!

Ruimte, personeel en logistiek bij een walking dinner organiseren

De ruimte bepaalt meer dan je denkt. Een walking dinner organiseren in een lange, smalle bedrijfshal vraagt om een andere indeling dan in een vierkante zaal met een bar in de hoek. Wij kijken eerst naar de looproutes: waar komen gasten binnen, waar staan de statafels, waar loopt de bediening en waar staat het podium of de dj. Statafels zetten wij in kleine groepjes neer, met tussenruimte, zodat gesprekken ontstaan en niemand met een bord in de hand klem staat. Een deel van de gasten wil na een uur even zitten, dus een loungehoek of een paar hoge krukken hoort erbij, zeker bij een gemengd gezelschap met oudere relaties of collega’s die de hele dag hebben gestaan. Personeel is de motor van een walking dinner. Elke gang moet binnen enkele minuten bij alle gasten zijn, anders ontstaat er een verschil tussen mensen die al eten en mensen die wachten. Wij berekenen het aantal medewerkers in de bediening op basis van de groepsgrootte, de afstand tussen keuken en zaal en het aantal gangen. In een loods in ‘s-Gravenzande zonder keuken werken wij met een mobiele keukenopstelling en een aparte uitgiftezone. Ook de afvoer van glazen en bordjes telt mee, want niets bederft de sfeer zo snel als volle statafels met leeg servies. Stroom, water, koeling, afvoer en de plek waar de bediening kan opstellen nemen wij op in het draaiboek. Wie een walking dinner organiseert op het eigen terrein, krijgt van ons een lijst met wat er al is en wat wij meenemen.

Waarom een walking dinner organiseren bij netwerkevents en jubilea

Een walking dinner organiseren doe je met een reden. De vorm werkt voor elke gelegenheid waarbij mensen elkaar moeten ontmoeten in plaats van alleen naast elkaar zitten. Neem een netwerkevent van een brancheorganisatie in Delft. De deelnemers kennen elkaar oppervlakkig en komen om nieuwe contacten te leggen. Een zittend diner legt hen drie uur vast op één plek. Een walking dinner zorgt ervoor dat iedereen bij elke nieuwe gang een natuurlijk moment heeft om van groepje te wisselen. Een event host kan gasten aan elkaar voorstellen, zonder dat het geforceerd voelt. Bij een jubileum ligt het anders. Daar zijn vaak drie groepen aanwezig: medewerkers, klanten en familie of oud-collega’s. Een walking dinner laat die groepen mengen zonder een tafelschikking die altijd iemand tekortdoet. De directeur van een tuinbouwbedrijf kan tussen twee gangen door een dankwoord uitspreken, een fotoshow starten of een medewerker met een dienstjubileum naar voren halen. Daarna gaat het lopende diner gewoon verder en praten mensen over wat ze zojuist zagen. Ook voor een openingsevent van een nieuw pand is een walking dinner handig: gasten lopen door de ruimte, zien het pand en eten ondertussen. Voor een fusiefeest, waar twee bedrijfsculturen samenkomen, helpt de vorm om collega’s van beide kanten letterlijk bij elkaar te brengen. Wij vertalen het doel van het event naar de opzet: bij netwerken kiezen wij voor meer wisselmomenten en een host, bij een jubileum voor een programma met een duidelijke rode draad en bij een klantevent voor gerechten die iets vertellen over het bedrijf.
Neem contact op

Entertainment en beleving tijdens het walking dinner

Een walking dinner organiseren zonder na te denken over de invulling tussen de gangen levert een avond op waarin mensen vooral wachten op het volgende bordje. Wij bouwen entertainment daarom in als onderdeel van het diner, niet als los blok erna. Live muziek op de achtergrond tijdens de eerste gangen houdt het geluidsniveau aangenaam en laat gesprekken doorgaan. Een korte act tussen de derde en vierde gang geeft de avond een hoogtepunt en een gezamenlijk gespreksonderwerp. Een mobiele cocktailbar met een cocktailkaart die aansluit op het thema van de avond geeft gasten een reden om te lopen en ergens anders in de zaal te belanden. Een photobooth met props doet hetzelfde en levert na afloop herinneringen op die gasten delen. Bij een themafeest, bijvoorbeeld een tropical of een Hollywood avond, stemmen wij de gerechten af op het decor, zodat food en aankleding hetzelfde verhaal vertellen. Denk aan een summer festival op het terrein van een bedrijf in Monster, met kleine foodstations in plaats van rondgebrachte gangen, waar gasten zelf hun route kiezen. Een event host is bij een walking dinner meer dan een presentator. De host bewaakt de tijd, kondigt gangen aan, geeft toespraken een plek en zorgt dat de energie in de zaal niet wegzakt na de hoofdgang. Ook een bakworkshop of een interactief element, waarbij gasten zelf een onderdeel van een gang afmaken, past goed bij een kleinere groep. Wij regelen het boeken van muziek, hosts en acts en stemmen de techniek af op de ruimte, zodat geluid, licht en catering elkaar versterken in plaats van in de weg lopen.
Ontdek meer

Veelgestelde vragen over walking dinner organiseren

Hoeveel gangen heeft een walking dinner meestal?
Het aantal gangen hangt af van de duur van het event en de plek van het eten in het programma. Een borrel van twee uur vraagt om drie tot vier kleine gangen. Een avondvullend jubileum verdraagt zes tot acht gangen, verdeeld over meerdere uren. Wij rekenen niet alleen in gangen maar ook in hapjes per persoon per uur. Zo voorkomen wij dat gasten na een uur al vol zitten of juist blijven zoeken naar bediening. De laatste gang is altijd een duidelijke afsluiting, zoals een dessert of een koffiemoment. Tussen de gangen laten wij bewust ruimte voor gesprekken, toespraken en entertainment. In een gesprek vooraf bepalen wij samen met jou het aantal gangen dat past bij jullie gasten en tijdschema.
Ja, een walking dinner werkt bij kleine en bij grote groepen, mits de logistiek klopt. Bij een groep van twintig gasten kan één bedienende medewerker de gangen rustig rondbrengen. Bij honderd of meer gasten werken wij met meerdere uitgiftepunten en een grotere bediening. Het belangrijkste is dat elke gang binnen enkele minuten bij iedereen is. Anders ontstaat er verschil tussen gasten die eten en gasten die wachten. De ruimte moet daarnaast voldoende looproutes hebben, zonder knelpunten bij de bar of de ingang. Bij grote groepen adviseren wij vaak een combinatie van rondgebrachte gangen en vaste foodstations. Zo kiezen gasten deels zelf hun route en blijft de doorstroom in de zaal soepel.
Een walking dinner op het eigen terrein is goed mogelijk en vaak juist heel sfeervol. Wij organiseren lopende diners in loodsen, kassen, magazijnen, kantoren en op buitenterreinen in het Westland en de rest van Zuid-Holland. Vooraf bekijken wij de ruimte en kijken wij naar stroom, water, koeling en een plek voor de mobiele keuken. Een bedrijfshal zonder keuken is geen probleem, want wij nemen een keukenopstelling en een uitgiftezone mee. Ook de vloer, de verwarming en de akoestiek nemen wij op in het plan. Het eigen pand geeft het event een persoonlijk karakter dat een gehuurde zaal niet heeft. Medewerkers en klanten zien het bedrijf van een andere kant. Wij maken een draaiboek waarin staat wat er al is en wat wij meebrengen.
Een walking dinner duurt meestal tussen de twee en vijf uur, afhankelijk van de gelegenheid. Een netwerkbijeenkomst houden wij compact, zodat deelnemers na een paar uur met nieuwe contacten naar huis gaan. Een jubileum of personeelsfeest mag langer duren, met gangen die over de hele avond verdeeld zijn. De duur bepaalt het aantal gangen en de hoeveelheid eten per gang. Wij plannen ook de momenten tussen de gangen, zoals toespraken, een act of een fotomoment. Zonder die momenten voelt een lang walking dinner al snel als wachten op het volgende bordje. Een event host kan het tempo bewaken en de avond op een natuurlijke manier afronden. Samen met jou stellen wij een tijdlijn op die past bij het doel van het event.
Bij een buffet halen gasten zelf hun eten en gaan zij daarna meestal zitten. Bij een walking dinner komt het eten in kleine gangen naar de gasten toe, terwijl zij staan en rondlopen. Het buffet geeft keuzevrijheid maar zorgt ook voor rijen en voor gasten die de hele avond op dezelfde plek blijven. Het walking dinner stuurt de avond in een ritme en zorgt bij elke gang voor een nieuw contactmoment. De porties zijn kleiner en verzorgder, vaak in glaasjes, kommetjes of op kleine bordjes. Een walking dinner vraagt meer bediening dan een buffet. Het levert daar meer beweging en meer gesprekken voor terug. Voor netwerkevents en jubilea kiezen wij daarom vrijwel altijd voor de lopende variant.
Kunnen jullie rekening houden met dieetwensen en allergieën?
Het aantal medewerkers hangt af van de groepsgrootte, het aantal gangen en de afstand tussen keuken en zaal. Een kleine groep in een compacte ruimte vraagt minder bediening dan honderd gasten in een grote loods. Wij rekenen zo dat elke gang binnen enkele minuten bij alle gasten is. Naast bediening is er personeel nodig voor de keuken, de bar en het afruimen van glazen en bordjes. Volle statafels met leeg servies bederven de sfeer, dus het afruimen plannen wij net zo zorgvuldig als het serveren. Bij een walking dinner met entertainment komt daar een technicus of een host bij. Wij stellen de bezetting samen en sturen die aan tijdens de avond. Jij hoeft daar zelf niet naar om te kijken.
Hoe eerder je begint, hoe meer keuze je hebt in datum, muziek en invulling. Voor een jubileum of een groot klantevent adviseren wij om enkele maanden vooraf contact op te nemen. Dan is er ruimte voor een conceptgesprek, een bezoek aan de locatie en een rustige uitwerking van het menu. Een kleiner walking dinner voor een netwerkborrel is sneller te regelen. Ook een last-minute aanvraag is bespreekbaar, want ons team kan snel schakelen. In dat geval werken wij met bewezen opstellingen en een compacte gangenopbouw. Stuur ons een bericht via het contactformulier of bel of mail rechtstreeks. Wij reageren zo snel mogelijk en bespreken direct wat er binnen jullie termijn mogelijk is.